Een invloed-geraaktheid-matrix is een indeling van stakeholders op twee assen: hoeveel invloed iemand heeft op uw organisatie, en hoezeer diezelfde partij geraakt wordt door wat u doet. De matrix zelf is niet nieuw. Wat er vaak ontbreekt, is een vaste manier van scoren en een duidelijke eigenaar per relatie. Zonder die twee onderdelen wordt de matrix een momentopname die na een kwartaal alweer is vergeten.
Invloed en geraaktheid zijn geen synoniemen. Een toezichthouder kan veel invloed hebben zonder zelf geraakt te worden door uw dagelijkse bedrijfsvoering. Een lokale gemeenschap kan sterk geraakt worden zonder enige formele invloed te hebben. De matrix bestaat om dat onderscheid zichtbaar te maken, niet om één rangorde van belangrijkheid te maken.
De vraag hoe u invloed vaststelt, en de vraag hoe u geraaktheid vaststelt, zijn twee losse vraagstukken met elk hun eigen criteria. Op hoe-scoort-u-invloed staat waar een invloedscore van afhangt. Op hoe-scoort-u-geraaktheid staat hetzelfde voor de andere as. Beide scores zijn een inschatting door uw eigen organisatie, geen gemeten feit. Dat is een verschil dat later terugkomt.
Een score die één keer is gezet, veroudert. Invloed verschuift wanneer wetgeving verandert, wanneer een stakeholder een coalitie vormt, of wanneer een project van fase verandert. Geraaktheid verschuift wanneer de impact van een besluit zich verbreedt of net afneemt. Een matrix die niet wordt herzien, is een foto van een situatie die niet meer bestaat.
Dat probleem wordt groter zodra er niet één project loopt maar meerdere naast elkaar. Eenzelfde stakeholder kan bij het ene project weinig invloed hebben en bij het andere veel. Hoe u daarmee omgaat, staat op invloed scoren wanneer er meerdere projecten tegelijk lopen en, breder bekeken, op de matrix toepassen bij meerdere lopende projecten. De matrix is dan niet één schema maar een verzameling schema's die naast elkaar bestaan, met risico op tegenstrijdige scores als niemand ze samen bekijkt.
Een matrix zonder eigenaarschap levert een plaatje op, geen gedrag. Elke cel in de matrix vertegenwoordigt relaties met mensen, en elke relatie heeft iemand nodig die verantwoordelijk is voor het onderhoud daarvan. Zonder die toewijzing valt het contact terug op wie er toevallig tijd heeft, of op niemand.
De vraag wie eigenaar wordt van een relatie is daarom net zo bepalend als de score zelf. Op wie wordt eigenaar van een stakeholderrelatie staat waar die toewijzing van afhangt: functie, historie met de stakeholder, en beschikbare tijd spelen daarin mee. Een matrix die scores toont maar geen namen, is af.
Stakeholders met veel invloed en weinig geraaktheid vragen een andere aanpak dan stakeholders met veel invloed en veel geraaktheid. De eerste groep heeft macht zonder er zelf iets van te merken; die verhouding vraagt om uitleg waarom u aandacht besteedt aan iets dat hen niet direct raakt. Wat die aanpak concreet inhoudt, staat op de aanpak bij veel invloed en weinig geraaktheid.
De matrix toont hoe uw organisatie invloed en geraaktheid inschat. Ze toont niet wat een stakeholder daarover zelf denkt. Dat onderscheid is niet triviaal: een management dat een partij als weinig geraakt beoordeelt, kan een heel andere ervaring tegenover zich vinden zodra die partij zich uitspreekt. De matrix is een intern instrument voor prioritering, geen peiling van extern sentiment. Wat stakeholders vinden, weet u pas op het moment dat zij het zelf zeggen.
Dit is ook de reden dat een matrix alleen zinvol wordt naast een tegenbeeld: de eigen inschatting van het management afgezet tegen wat stakeholders daadwerkelijk terugmelden. Het verschil tussen die twee beelden is waar de aandacht naartoe moet, niet de matrix op zichzelf.
Een cel in de matrix zegt iets over prioriteit, niet over wat er is toegezegd. Een kleine toezegging die niet wordt nagekomen, kost vaak meer vertrouwen dan een grote investering die achterwege blijft. Dat is waarom een matrix zonder opvolging van gemaakte afspraken maar de helft van het werk doet. De andere helft is een manier om te volgen wat er is beloofd en of dat ook is gebeurd.
De Trust Baseline werkt met deze matrix als vertrekpunt: een interne uitvraag naast een externe uitvraag onder stakeholders, met het verschil tussen die twee beelden als eerste uitkomst, aangevuld met een commitment-tracker en een vast signaal-ritme. Het instrument is nog in ontwikkeling. Wie hier gebruik van wil maken zodra het beschikbaar is, kan zich aanmelden voor de wachtlijst.
Het onderhouden van een stakeholderrelatie bestaat uit een reeks terugkerende taken: informatie verzamelen, updates opstellen, afspraken bijhouden, signalen doorgeven aan de juiste persoon. Wie precies eigenaar wordt van een relatie, staat dus ook voor de vraag hoeveel van dat onderliggende werk automatisch kan verlopen en hoeveel menselijk oordeel blijft vergen. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel daarvan door AI is over te nemen, los van de vraag wie de relatie in de matrix toegewezen krijgt.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.