Een invloed-geraaktheidmatrix zet twee vragen tegenover elkaar: hoeveel invloed heeft een stakeholder, en hoe geraakt is die stakeholder door wat er gebeurt. Bij één project is dat een overzichtelijke oefening. Bij meerdere projecten die gelijktijdig lopen, verandert de vraag. Dezelfde stakeholder kan bij het ene project weinig invloed hebben en bij het andere veel. Dezelfde stakeholder kan door het ene project nauwelijks geraakt worden en door het andere ingrijpend.
De eerste keuze die gemaakt moet worden, is of er één matrix komt voor de hele stakeholderkring, of een matrix per project. Een enkele matrix voor alles tegelijk levert een gemiddelde op dat voor geen van de projecten klopt. Een omwonende die zwaar geraakt wordt door een bouwproject, maar niets te maken heeft met een reorganisatie, verdwijnt in het gemiddelde als beide projecten in één score worden samengevoegd.
De manier waarop dat scoren precies werkt, en welke vragen daarbij helpen, staat beschreven op hoe u invloed scoort wanneer er meerdere projecten tegelijk lopen. Geraaktheid vraagt een net iets andere set vragen, omdat die niet over macht gaat maar over gevolg; dat onderscheid staat uitgewerkt op hoe u geraaktheid scoort wanneer er meerdere projecten tegelijk lopen. Wie deze twee scores per project apart houdt, ziet waar de aandacht op enig moment daadwerkelijk naar moet uitgaan, in plaats van naar een gemiddelde dat nergens exact past.
Als dezelfde stakeholder in meerdere matrices terugkomt, ontstaat een tweede vraag die net zo belangrijk is als de score zelf: wie is eigenaar van die relatie. Niet wie is eigenaar van het project, maar wie is aanspreekpunt voor deze specifieke stakeholder, over alle projecten heen. Zonder die keuze krijgt een stakeholder mogelijk vanuit twee projectteams tegelijk een ander verhaal, of hoort hij van het ene team iets dat het andere team nog niet wist te vertellen.
De vraag wie die eigenaar wordt, en welke overwegingen daarbij spelen, staat op wie eigenaar wordt van een relatie wanneer er meerdere projecten lopen. Het antwoord hangt af van de organisatie: soms is dat de persoon die de langste geschiedenis met een stakeholder heeft, soms degene die het project trekt met de grootste geraaktheidsscore voor die stakeholder, soms een aparte rol die dwars door de projecten heen kijkt. Een matrix met meerdere projecten levert dus niet alleen scores op, maar ook een verdeling van eigenaarschap die vastgelegd moet worden, anders verdwijnt hij zodra iemand van rol wisselt.
Wie behoefte heeft aan een bredere uitleg van wat een invloed-geraaktheidmatrix precies is, los van de vraag hoeveel projecten er lopen, vindt die op wat een invloed-geraaktheidmatrix precies inhoudt.
Een matrix met meerdere projecten en meerdere eigenaren maakt één risico groter: de kans dat een van die eigenaren iets toezegt aan een stakeholder dat een ander deel van de organisatie niet nakomt. Een kleine toezegging niet nakomen kost meer vertrouwen dan een grote investering niet doen. Bij één project met één aanspreekpunt is dat risico te overzien. Bij meerdere projecten met meerdere eigenaren die dezelfde stakeholder spreken, stapelt dat risico op, tenzij toezeggingen ergens centraal vastliggen.
Hoe een toezegging vastgelegd wordt, zodat die niet verloren gaat tussen projectteams, staat op hoe u een toezegging vastlegt. En omdat een toezegging vaak een termijn heeft die niemand ziet naderen tot hij verstreken is, is er ook de vraag wie een termijn bewaakt, uitgewerkt op wie een termijn bewaakt. Beide vragen volgen rechtstreeks uit het moment waarop een matrix meerdere projecten en meerdere eigenaren omvat: scoren is het begin, bewaken is waar het op aankomt.
Deze matrix, hoe zorgvuldig ook opgebouwd per project en per eigenaar, zegt niets over wat een stakeholder daadwerkelijk vindt van een van de lopende projecten. De matrix ordent invloed en geraaktheid zoals de organisatie die inschat. Wat een stakeholder werkelijk denkt, blijkt pas op het moment dat hij dat zelf zegt, in een gesprek, een reactie op een toezegging, of een signaal dat ergens binnenkomt.
Het bijhouden van meerdere matrices, meerdere eigenaren en meerdere toezeggingen is werk dat blijft doorlopen zolang de projecten lopen: scores actualiseren, eigenaarschap overdragen bij personeelswisselingen, termijnen signaleren voordat ze verstrijken. Een deel van dat onderhoudswerk is routinematig van aard. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van dat werk door AI over te nemen is, zodat inzichtelijk wordt waar tijd naartoe gaat en waar die tijd vrijkomt voor het gesprek met de stakeholder zelf.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.