De invloed-geraaktheid-matrix kent vier vakjes, en het lastigste daarvan is niet het vakje met veel invloed en veel geraaktheid. Dat vakje spreekt voor zich: die stakeholder krijgt aandacht, en iedereen in de organisatie snapt waarom. Het lastige vakje is het andere: veel invloed, weinig geraaktheid. Een toezichthouder die één keer per jaar kijkt. Een brancheorganisatie die pas reageert als iets misgaat. Een aandeelhouder die stil is tot het stil moet blijven. Deze stakeholders zijn niet betrokken bij uw dagelijkse werk, maar kunnen een besluit wel blokkeren, vertragen of ongedaan maken op het moment dat het ertoe doet.
De vraag "wat doet u met deze stakeholder" is dus niet retorisch. Het antwoord bepaalt of iemand die zelden spreekt, wordt gehoord voordat het te laat is, of pas nadat het al mis is.
Organisaties richten hun aandacht vaak naar geraaktheid: wie is emotioneel of praktisch het meest betrokken, wie klaagt, wie stelt vragen. Dat is begrijpelijk, want die stakeholders maken zich hoorbaar. Een stakeholder met veel invloed en weinig belang doet dat niet. Er is geen druk, geen signaal, geen reden om vandaag iets te doen. Precies daardoor verdwijnt deze stakeholder uit het zicht, tot het moment waarop invloed wordt uitgeoefend zonder waarschuwing vooraf.
Of iemand in dit vakje terechtkomt, hangt af van hoe geraaktheid is gedefinieerd en van welke periode is meegenomen. Hoe u dat scoort, en waarom die keuze het beeld verandert, leest u in hoe u geraaktheid scoort als er meerdere projecten lopen. Invloed zelf is ook geen vaste waarde; die verschuift met het onderwerp, en hoe u invloed scoort als er meerdere projecten lopen legt uit waar die verschuiving vandaan komt.
Wat volgt uit dit vakje is een ander ritme van contact, niet per se meer contact. Een stakeholder die zelden geraakt is, heeft geen behoefte aan wekelijkse updates. Wat deze stakeholder wel nodig heeft, is tijdige informatie op het moment dat invloed relevant wordt, en een aanspreekpunt dat weet wat er speelt zodra dat moment aanbreekt.
Wat hier niet uit volgt, is een uitspraak over wat deze stakeholder vindt van uw organisatie. Dat weten wij niet, en dat kunt u ook niet afleiden uit een positie in een matrix. Invloed en geraaktheid zeggen iets over de aard van een relatie, niet over de inhoud van een mening. Die inhoud hoort u alleen als de stakeholder die zelf uitspreekt.
Ondanks de erkenning dat deze stakeholder ertoe doet, blijft de vraag wie deze relatie beheert vaak onbeantwoord. Is dat de bestuurder die het onderwerp op zijn bordje heeft? De corporate-affairsfunctie, omdat het om reputatie en positionering gaat? Of iemand die toevallig ooit contact had en daardoor de rol houdt? Zonder een uitspraak hierover ontstaat een relatie zonder eigenaar: niemand belt, niemand informeert, tot het moment waarop de stakeholder zelf ingrijpt.
Deze vraag speelt sterker naarmate er meerdere projecten lopen die dezelfde stakeholder raken, want dan kan eigenaarschap versnipperen over afdelingen die niet van elkaars contact weten. Wat eigenaarschap in die situatie betekent en hoe u dat afspreekt, staat in wie eigenaar wordt van een relatie als er meerdere projecten lopen. De matrix zelf, en hoe die zich verhoudt tot een omgeving met meerdere lopende initiatieven, wordt toegelicht in wat een invloed-geraaktheid-matrix is als er meerdere projecten lopen.
Een stakeholder met veel invloed krijgt op enig moment een toezegging van uw organisatie: een termijn, een update, een moment van consultatie. Bij deze stakeholder telt een gemiste toezegging zwaarder dan bij een stakeholder met weinig invloed, want het is precies deze stakeholder die de ruimte heeft om een gemiste afspraak te laten voelen. Een kleine toezegging niet nakomen kost vaak meer vertrouwen dan een grote investering niet doen, en dat geldt bij uitstek voor iemand die weinig van u verwacht en dus alles onthoudt wat er misgaat.
Hoe u een toezegging vastlegt zodat die niet afhangt van het geheugen van één medewerker, staat in hoe u een toezegging vastlegt. En omdat een toezegging zonder termijn niets voorstelt, is de vraag wie een termijn bewaakt net zo relevant als de vraag wie de relatie beheert.
Wij zeggen hier niet wat deze stakeholder van u vindt, en wij raden u niets aan over hoe u met deze specifieke persoon moet omgaan. Wij beschrijven waar de scores van invloed en geraaktheid van afhangen, en waarom eigenaarschap en toezegging los van die scores geregeld moeten worden. De Trust Baseline van impact-promise.com zet daarvoor een interne uitvraag naast een externe stakeholder-uitvraag, zodat het verschil tussen wat het management denkt en wat er extern leeft zichtbaar wordt, met een commitment-tracker die toezeggingen en termijnen vasthoudt. Dit gereedschap is in aanbouw; wie hier gebruik van wil maken, kan zich aanmelden voor de wachtlijst.
Het in kaart brengen van invloed, geraaktheid en eigenaarschap is zelf een vorm van werk: scoren, bijhouden, informeren, termijnen bewaken. Een deel van dat werk is routinematig genoeg om te herverdelen. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van het werk door AI is over te nemen, en kan zo laten zien welk deel van het bijhouden van een stakeholderoverzicht daarvoor in aanmerking komt.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.