Een invloed-geraaktheid-matrix laat zien welke stakeholders in welk kwadrant vallen. Wat de matrix niet automatisch regelt, is wie die relatie beheert. En daar gaat het vaak mis: de matrix wordt ingevuld, het kwadrant wordt besproken, en daarna verdwijnt de vraag wie de volgende stap zet.
Het scoren van een stakeholder op invloed en geraaktheid is een momentopname, gemaakt door iemand die op dat moment overzicht heeft. Dat is meestal een projectleider, een communicatieadviseur of iemand uit corporate affairs. Diezelfde persoon wordt daarmee niet automatisch eigenaar van de relatie. Eigenaarschap is een aparte keuze, die los staat van wie de score heeft ingevuld.
De verwarring tussen die twee rollen is een van de meest voorkomende oorzaken van een stakeholder die tussen wal en schip valt. Iemand heeft de score gemaakt, niemand heeft de relatie geclaimd, en drie maanden later blijkt dat er niemand heeft gebeld toen dat wel nodig was.
Eigenaar zijn van een relatie betekent dat één naam verantwoordelijk is voor het contact, ongeacht wie de laatste score heeft ingevuld. Dat is iemand die weet wat er speelt, die reageert als er iets verandert, en die aanspreekbaar is als een stakeholder zich niet gehoord voelt. Het is geen taak die je erbij doet zonder dat iemand het weet; het moet ergens vastliggen wie dat is.
Hoe je invloed vaststelt als er meerdere projecten tegelijk lopen en hoe je geraaktheid beoordeelt in diezelfde situatie zijn losse vragen, maar ze voeden allebei de score waarop een eigenaar wordt aangewezen. De score is het startpunt. Eigenaarschap is de vervolgstap die net zo vaak wordt overgeslagen als hij wordt gezet.
De vraag wie eigenaar wordt, wordt ingewikkelder zodra een stakeholder in meerdere projecten voorkomt. Een gemeente die in project A een vergunning beoordeelt en in project B een subsidieverstrekker is, wordt misschien door twee verschillende mensen benaderd, met verschillende toonzettingen en verschillende toezeggingen. Dat probleem staat centraal in de vraag wie eigenaar wordt van een relatie als er meerdere projecten lopen, en het is precies het soort situatie waarin de matrix alleen niet voldoende structuur biedt.
Er is niet één juist antwoord op wie in zo'n geval eigenaar moet worden. Het hangt af van wie het meeste contact heeft, van wie de relatie het langst kent, en van hoe de organisatie projecten onderling afstemt. Wat vaststaat, is dat het antwoord ergens moet zijn vastgelegd, zodat niet bij toeval twee mensen tegelijk contact zoeken, of niemand.
Een specifiek kwadrant vraagt om extra aandacht bij het toewijzen van eigenaarschap: de stakeholder met veel invloed maar weinig geraaktheid. Deze partij heeft weinig reden om zelf initiatief te nemen, maar kan een project wel vertragen of tegenhouden als de relatie verwaarloosd wordt. Wat u daarmee doet, is uitgewerkt in de vraag wat u doet met een stakeholder die veel invloed heeft maar weinig persoonlijk belang bij de uitkomst. Juist bij dit kwadrant is eigenaarschap niet vrijblijvend: zonder iemand die verantwoordelijk is, blijft deze relatie liggen tot het moment dat hij zich alsnog laat gelden.
Zodra een eigenaar is aangewezen, ontstaat er een tweede vraag: wat gebeurt er met de toezeggingen die in die relatie worden gedaan. Een toezegging die alleen mondeling is gedaan, bestaat voor de organisatie niet meer zodra degene die hem deed van functie verandert. Hoe u een toezegging vastlegt, staat beschreven in hoe u een toezegging vastlegt zodat die niet verdwijnt met de persoon die hem deed. Dat is geen administratieve voetnoot. Een kleine toezegging die niet wordt nagekomen, kost vaak meer vertrouwen dan een grote investering die achterwege blijft. Stakeholders onthouden woorden beter dan bedragen.
De achterliggende vraag, wat een invloed-geraaktheidmatrix is als er meerdere projecten tegelijk spelen, laat zien dat de matrix zelf geen eigenaarschap toewijst. De matrix ordent stakeholders. Wie vervolgens contact onderhoudt, wie toezeggingen bewaakt en wie ingrijpt als een relatie verkoelt, is een organisatorische keuze die apart gemaakt moet worden. Zonder die keuze blijft de matrix een document dat ooit is ingevuld, in plaats van een instrument dat het contact daadwerkelijk stuurt.
Deze pagina gaat over wie de relatie beheert, niet over wat een stakeholder vindt van uw organisatie. Dat laatste weet u pas als de stakeholder het zelf zegt, in een uitvraag die daarvoor is bedoeld. Het scoren van invloed en geraaktheid is een inschatting van het management, niet een uitspraak over de werkelijke opvatting van de ander.
Het toewijzen van eigenaarschap, het bijhouden van toezeggingen en het onderhouden van een signaal-ritme zijn taken die tijd kosten, vaak meer dan een organisatie er structureel voor inruimt. Wie wil weten welk deel van dat administratieve en coördinerende werk door AI is over te nemen, zonder dat de relatie zelf uit handen wordt genomen, vindt bij de werkscan van FTE TO AI een berekening per taak van wat daarvoor in aanmerking komt.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.