Egy befolyás-érintettség mátrix megmutatja, mely stakeholderek melyik kvadránsba tartoznak. Azt azonban a mátrix nem oldja meg automatikusan, hogy ki kezeli az adott kapcsolatot. És pontosan itt megy gyakran félre a dolog: a mátrixot kitöltik, a kvadránst megtárgyalják, majd elenyészik a kérdés, hogy ki teszi meg a következő lépést.
Az, hogy egy stakeholdert befolyás és érintettség alapján pontoznak, egy pillanatfelvétel, amelyet olyasvalaki készít, akinek abban a pillanatban átfogó képe van a helyzetről. Ez általában egy projektvezető, egy kommunikációs tanácsadó vagy valaki a corporate affairs területéről. Ugyanez a személy ettől nem lesz automatikusan a kapcsolat tulajdonosa. A tulajdonjog egy különálló döntés, amely függetlenül áll attól, ki töltötte ki a pontozást.
A két szerepkör közötti összemosás az egyik leggyakoribb oka annak, hogy egy stakeholder a rések között elveszik. Valaki elkészítette a pontozást, senki nem igényelte magának a kapcsolatot, és három hónap múlva kiderül, hogy senki nem hívta fel az érintettet, amikor pedig szükség lett volna rá.
Egy kapcsolat tulajdonosának lenni azt jelenti, hogy egyetlen név felel a kontaktért, függetlenül attól, ki töltötte ki a legutóbbi pontozást. Ez az a személy, aki tudja, mi zajlik, aki reagál, ha valami megváltozik, és aki megkérdezhető, ha egy stakeholder nem érzi magát meghallgatva. Ez nem olyan feladat, amit valaki mellékesen vállal anélkül, hogy erről bárki tudna; valahol rögzíteni kell, ki az illető.
Az, hogy hogyan állapítja meg a befolyást, ha egyszerre több projekt is fut, és hogy hogyan ítéli meg az érintettséget ugyanabban a helyzetben, külön kérdések, de mindkettő azt a pontozást táplálja, amely alapján kijelölik a tulajdonost. A pontozás a kiindulópont. A tulajdonjog a következő lépés, amelyet ugyanolyan gyakran kihagynak, mint amilyen gyakran megtesznek.
Az a kérdés, hogy ki legyen a tulajdonos, bonyolultabbá válik, amint egy stakeholder több projektben is előfordul. Egy önkormányzat, amely az A projektben egy engedélyt bírál el, a B projektben pedig támogatást folyósít, esetleg két különböző ember által kerül megkeresésre, más hangnemben és más ígéretekkel. Ez a probléma áll a középpontjában annak a kérdésnek, hogy ki lesz egy kapcsolat tulajdonosa, ha több projekt is fut, és pontosan ez az a helyzet, amelyben a mátrix önmagában nem ad elegendő struktúrát.
Nincs egyetlen helyes válasz arra, hogy ilyen esetben kinek kell tulajdonossá válnia. Ez attól függ, kinek van a legtöbb kontaktja, ki ismeri a kapcsolatot a leghosszabb ideje, és attól, hogyan hangolja össze a szervezet a projekteket egymással. Az azonban biztos, hogy a választ valahol rögzíteni kell, nehogy véletlenül két ember is egyszerre keresse fel az érintettet, vagy éppen senki.
Egy adott kvadráns különös figyelmet igényel a tulajdonjog kiosztásakor: a stakeholder, akinek nagy a befolyása, de alacsony az érintettsége. Ennek a félnek kevés oka van saját kezdeményezésre, de egy projektet lassíthat vagy megakadályozhat, ha a kapcsolatot elhanyagolják. Azt, hogy mit tegyünk ilyenkor, részletesen kifejti a kérdés, hogy mit tegyen egy stakeholderrel, akinek nagy a befolyása, de kevés személyes érdeke van a kimenetben. Éppen ennél a kvadránsnál nem opcionális a tulajdonjog: felelős személy nélkül ez a kapcsolat elhever, amíg egyszer csak érvényt szerez magának.
Amint kijelölték a tulajdonost, felmerül egy második kérdés: mi történik a kapcsolat során tett ígéretekkel. Egy ígéret, amelyet csak szóban tettek, a szervezet számára megszűnik létezni, amint az, aki tette, funkciót vált. Azt, hogyan rögzít egy ígéretet, leírja hogyan rögzítsen egy ígéretet úgy, hogy ne tűnjön el azzal a személlyel együtt, aki tette. Ez nem egy adminisztratív lábjegyzet. Egy kis ígéret, amelyet nem tartanak be, gyakran több bizalmat költ, mint egy nagy beruházás, amely elmarad. A stakeholderek jobban emlékeznek a szavakra, mint az összegekre.
Az erre épülő kérdés, mi egy befolyás-érintettség mátrix, ha egyszerre több projekt is zajlik, megmutatja, hogy a mátrix maga nem osztja ki a tulajdonjogot. A mátrix rendszerezi a stakeholdereket. Az, hogy ki tartja utána a kapcsolatot, ki felügyeli az ígéreteket, és ki lép közbe, ha egy kapcsolat lehűl, egy szervezeti döntés, amelyet külön kell meghozni. E döntés nélkül a mátrix olyan dokumentum marad, amelyet egyszer kitöltöttek, nem pedig eszköz, amely tényleg irányítja a kapcsolattartást.
Ez az oldal arról szól, ki kezeli a kapcsolatot, nem arról, mit gondol egy stakeholder az Önök szervezetéről. Ez utóbbit csak akkor tudja meg, ha a stakeholder maga mondja el, egy erre szolgáló megkérdezés keretében. A befolyás és érintettség pontozása a vezetés becslése, nem a másik fél valódi álláspontjának kinyilatkoztatása.
A tulajdonjog kiosztása, az ígéretek nyomon követése és a jelzésritmus fenntartása olyan feladatok, amelyek időt vesznek igénybe, gyakran többet, mint amennyit egy szervezet erre strukturálisan félretesz. Aki azt szeretné megtudni, mekkora része vehető át AI által ennek az adminisztratív és koordináló munkának, anélkül hogy a kapcsolat maga kikerülne az emberi kezekből, az az FTE TO AI munkafelmérésénél talál egy feladatonkénti kiszámítást arról, mi jön szóba erre.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.