Una matrice influenza-impatto mostra quali stakeholder rientrano in quale quadrante. Ciò che la matrice non regola automaticamente è chi gestisce quella relazione. Ed è lì che spesso le cose vanno storte: la matrice viene compilata, il quadrante viene discusso, e poi la domanda su chi compie il passo successivo scompare.
Attribuire a uno stakeholder un punteggio di influenza e impatto è una fotografia del momento, fatta da qualcuno che in quel momento ha una visione d'insieme. Di solito si tratta di un project leader, un consulente di comunicazione o qualcuno del corporate affairs. Questa stessa persona non diventa automaticamente proprietaria della relazione. La proprietà è una scelta separata, distinta da chi ha compilato il punteggio.
La confusione tra questi due ruoli è una delle cause più comuni per cui uno stakeholder finisce per cadere tra due sedie. Qualcuno ha fatto la valutazione, nessuno ha rivendicato la relazione, e tre mesi dopo risulta che nessuno ha chiamato quando invece era necessario.
Essere proprietari di una relazione significa che un unico nome è responsabile del contatto, indipendentemente da chi ha compilato l'ultimo punteggio. È qualcuno che sa cosa succede, che reagisce quando qualcosa cambia, e che è raggiungibile se uno stakeholder non si sente ascoltato. Non è un compito che si aggiunge senza che nessuno lo sappia; deve essere formalizzato da qualche parte chi è questa persona.
Come si determina l'influenza quando sono in corso più progetti contemporaneamente e come si valuta l'impatto nella stessa situazione sono domande distinte, ma alimentano entrambe il punteggio in base al quale viene designato un proprietario. Il punteggio è il punto di partenza. La proprietà è il passo successivo che viene saltato tanto spesso quanto viene compiuto.
La domanda su chi diventa proprietario si complica non appena uno stakeholder compare in più progetti. Un comune che nel progetto A valuta un permesso e nel progetto B è un ente erogatore di sussidi, potrebbe essere contattato da due persone diverse, con toni diversi e impegni diversi. Questo problema è al centro della domanda chi diventa proprietario di una relazione quando sono in corso più progetti, ed è esattamente il tipo di situazione in cui la matrice da sola non offre struttura sufficiente.
Non esiste un'unica risposta corretta su chi debba diventare proprietario in questi casi. Dipende da chi ha più contatti, da chi conosce la relazione da più tempo e da come l'organizzazione coordina i progetti tra loro. Ciò che è certo è che la risposta deve essere formalizzata da qualche parte, in modo che non accada per caso che due persone cerchino contatto contemporaneamente, o che nessuno lo faccia.
Un quadrante specifico richiede particolare attenzione nell'attribuzione della proprietà: lo stakeholder con molta influenza ma poco impatto. Questa parte ha poco motivo di prendere l'iniziativa da sé, ma può comunque ritardare o bloccare un progetto se la relazione viene trascurata. Cosa fare in questo caso è approfondito nella domanda cosa fare con uno stakeholder che ha molta influenza ma poco interesse personale nell'esito. Proprio in questo quadrante la proprietà non è facoltativa: senza qualcuno che ne è responsabile, questa relazione resta in sospeso finché non si fa sentire da sola.
Una volta designato un proprietario, nasce una seconda domanda: cosa succede agli impegni presi in quella relazione. Un impegno espresso solo verbalmente cessa di esistere per l'organizzazione non appena chi lo ha preso cambia funzione. Come si formalizza un impegno è descritto in come si formalizza un impegno in modo che non svanisca con la persona che lo ha preso. Non è una nota amministrativa secondaria. Un piccolo impegno non rispettato costa spesso più fiducia di un grande investimento che non viene fatto. Gli stakeholder ricordano meglio le parole che gli importi.
La domanda di fondo, cos'è una matrice influenza-impatto quando sono in corso più progetti contemporaneamente, mostra che la matrice stessa non attribuisce proprietà. La matrice ordina gli stakeholder. Chi poi mantiene il contatto, chi vigila sugli impegni e chi interviene quando una relazione si raffredda, è una scelta organizzativa che va fatta separatamente. Senza questa scelta, la matrice resta un documento compilato una volta, invece di uno strumento che effettivamente guida il contatto.
Questa pagina riguarda chi gestisce la relazione, non cosa pensa uno stakeholder della vostra organizzazione. Quest'ultimo aspetto lo si conosce solo quando lo stakeholder lo dice esso stesso, in una rilevazione pensata a questo scopo. Attribuire un punteggio di influenza e impatto è una stima del management, non un'affermazione sull'opinione reale dell'altra parte.
Attribuire la proprietà, tenere traccia degli impegni e mantenere un ritmo di segnalazione sono compiti che richiedono tempo, spesso più di quanto un'organizzazione riesca a riservare loro in modo strutturale. Chi vuole sapere quale parte di questo lavoro amministrativo e di coordinamento può essere svolta dall'IA, senza che la relazione stessa venga sottratta alle persone, trova nella werkscan di FTE TO AI un calcolo per singolo compito di ciò che è idoneo a tale scopo.
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