Matica vplyvu a dotknutosti ukazuje, ktorí stakeholderi patria do ktorého kvadrantu. Čo matica automaticky nerieši, je otázka, kto tento vzťah riadi. A práve tam sa to často pokazí: matica sa vyplní, kvadrant sa prediskutuje, a potom zmizne otázka, kto urobí nasledujúci krok.
Ohodnotenie stakeholdera na základe vplyvu a dotknutosti je momentálny záznam, vytvorený niekým, kto má v danom okamihu prehľad. To je zvyčajne projektový manažér, komunikačný poradca alebo niekto z corporate affairs. Táto istá osoba sa tým automaticky nestáva vlastníkom vzťahu. Vlastníctvo je samostatné rozhodnutie, oddelené od toho, kto vyplnil skóre.
Zámena týchto dvoch rolí je jednou z najčastejších príčin toho, že stakeholder prepadne cez sito. Niekto vytvoril skóre, nikto si neprivlastnil vzťah, a o tri mesiace sa ukáže, že nikto nezavolal, hoci to bolo potrebné.
Byť vlastníkom vzťahu znamená, že jedno konkrétne meno je zodpovedné za kontakt, bez ohľadu na to, kto vyplnil posledné skóre. Je to osoba, ktorá vie, čo sa deje, ktorá reaguje, keď sa niečo zmení, a ktorá je zodpovedná, keď sa stakeholder necíti vypočutý. Nie je to úloha, ktorú si niekto vezme popri iných, bez toho, aby to niekto vedel; musí byť niekde zaznamenané, kto touto osobou je.
Ako určujete vplyv, keď súčasne beží viacero projektov a ako posudzujete dotknutosť v tej istej situácii sú samostatné otázky, ale obe napájajú skóre, na základe ktorého sa určuje vlastník. Skóre je východiskový bod. Vlastníctvo je nasledujúci krok, ktorý sa vynechá rovnako často, ako sa urobí.
Otázka, kto sa stane vlastníkom, sa komplikuje, keď sa stakeholder vyskytuje vo viacerých projektoch. Obec, ktorá v projekte A posudzuje povolenie a v projekte B je poskytovateľom dotácie, môže byť oslovená dvomi rôznymi ľuďmi, s rôznym tónom a rôznymi prísľubmi. Tento problém je jadrom otázky kto sa stane vlastníkom vzťahu, keď súčasne beží viacero projektov, a je to presne typ situácie, v ktorej samotná matica neposkytuje dostatočnú štruktúru.
Na otázku, kto by mal byť v takom prípade vlastníkom, neexistuje jediná správna odpoveď. Závisí od toho, kto má najviac kontaktu, kto vzťah pozná najdlhšie, a od toho, ako organizácia zosúlaďuje projekty medzi sebou. Isté je, že odpoveď musí byť niekde zaznamenaná, aby náhodou nekontaktovali stakeholdera dvaja ľudia naraz, alebo nikto.
Jeden konkrétny kvadrant si vyžaduje pri prideľovaní vlastníctva mimoriadnu pozornosť: stakeholder s vysokým vplyvom, ale nízkou dotknutosťou. Táto strana má málo dôvodov na to, aby prevzala vlastnú iniciatívu, ale môže projekt spomaliť alebo zastaviť, ak sa vzťah zanedbáva. Čo s tým máte urobiť, je rozpracované v otázke čo robiť so stakeholderom, ktorý má vysoký vplyv, ale málo osobného záujmu na výsledku. Práve pri tomto kvadrante nie je vlastníctvo dobrovoľné: bez niekoho, kto je zodpovedný, tento vzťah zostáva nečinný, až dokým sa nepresadí sám.
Hneď ako je vlastník určený, vzniká druhá otázka: čo sa stane s prísľubmi, ktoré sa v rámci tohto vzťahu urobia. Prísľub, ktorý bol daný len ústne, pre organizáciu prestane existovať v okamihu, keď osoba, ktorá ho dala, zmení funkciu. Ako prísľub zaznamenať, je popísané v ako zaznamenať prísľub tak, aby nezmizol s osobou, ktorá ho dala. Nejde o administratívnu poznámku pod čiarou. Malý prísľub, ktorý sa nesplní, stojí často viac dôvery než veľká investícia, ktorá sa neuskutoční. Stakeholderi si slová pamätajú lepšie ako sumy.
Základná otázka, čo je matica vplyvu a dotknutosti, keď súčasne beží viacero projektov, ukazuje, že samotná matica neprideľuje vlastníctvo. Matica usporiadava stakeholderov. Kto následne udržiava kontakt, kto stráži prísľuby a kto zasiahne, keď sa vzťah ochladzuje, je organizačné rozhodnutie, ktoré sa musí urobiť samostatne. Bez tohto rozhodnutia zostáva matica dokumentom, ktorý bol raz vyplnený, namiesto nástroja, ktorý skutočne usmerňuje kontakt.
Táto stránka pojednáva o tom, kto vzťah riadi, nie o tom, čo si stakeholder myslí o vašej organizácii. Toto posledné zistíte až vtedy, keď to stakeholder povie sám, v prieskume, ktorý je na to určený. Skórovanie vplyvu a dotknutosti je odhad manažmentu, nie vyjadrenie skutočného názoru druhej strany.
Pridelenie vlastníctva, sledovanie prísľubov a udržiavanie rytmu signálov sú úlohy, ktoré si vyžadujú čas, často viac, než si na to organizácia štrukturálne vyhradí. Kto chce vedieť, akú časť tejto administratívnej a koordinačnej práce môže prevziať AI, bez toho, aby sa samotný vzťah odobral z rúk človeka, nájde vo werkscan nástroji FTE TO AI výpočet podľa jednotlivých úloh, ktoré na to prichádzajú do úvahy.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.