Matice vlivu a dotčenosti ukazuje, kteří stakeholdeři patří do kterého kvadrantu. Co matice automaticky neřeší, je, kdo tento vztah řídí. A právě tam to často selhává: matice se vyplní, kvadrant se probere, a poté zmizí otázka, kdo udělá další krok.
Ohodnocení stakeholdera z hlediska vlivu a dotčenosti je momentkou, kterou vytvoří někdo, kdo v danou chvíli má přehled. To je obvykle projektový vedoucí, komunikační poradce nebo někdo z korporátních vztahů. Tatáž osoba se tím automaticky nestává vlastníkem vztahu. Vlastnictví je samostatná volba, která nesouvisí s tím, kdo vyplnil hodnocení.
Záměna těchto dvou rolí je jednou z nejčastějších příčin toho, že stakeholder propadne mezi dvě stoličky. Někdo vytvořil hodnocení, nikdo si nenárokoval vztah, a o tři měsíce později se ukáže, že nikdo nezavolal, když to bylo potřeba.
Být vlastníkem vztahu znamená, že jedno jméno je odpovědné za kontakt, bez ohledu na to, kdo vyplnil poslední hodnocení. Je to osoba, která ví, co se děje, která reaguje, když se něco změní, a která je oslovitelná, pokud se stakeholder necítí vyslyšen. Není to úkol, který se přidá bez toho, aby o tom kdokoli věděl; musí být někde zaznamenáno, kdo to je.
Jak stanovujete vliv, pokud běží více projektů najednou a jak posuzujete dotčenost v téže situaci, jsou samostatné otázky, ale obě sytí hodnocení, na základě kterého se určuje vlastník. Hodnocení je výchozí bod. Vlastnictví je následující krok, který se stejně často vynechává, jako provádí.
Otázka, kdo se stane vlastníkem, se komplikuje, jakmile se stakeholder objevuje ve více projektech. Obec, která v projektu A posuzuje povolení a v projektu B je poskytovatelem dotace, může být kontaktována dvěma různými lidmi, s odlišným tónem a odlišnými přísliby. Tento problém stojí v centru otázky kdo se stane vlastníkem vztahu, pokud běží více projektů, a je to přesně ten druh situace, kdy samotná matice neposkytuje dostatečnou strukturu.
Na to, kdo by se v takovém případě měl stát vlastníkem, neexistuje jedna správná odpověď. Závisí to na tom, kdo má nejvíce kontaktu, kdo vztah znám nejdéle, a na tom, jak organizace mezi sebou projekty sladí. Jisté je, že odpověď musí být někde zaznamenána, aby nedošlo k tomu, že náhodou hledají kontakt dva lidé zároveň, nebo nikdo.
Jeden konkrétní kvadrant si při přidělování vlastnictví vyžaduje zvláštní pozornost: stakeholder s velkým vlivem, ale malou dotčeností. Tato strana má málo důvodů převzít vlastní iniciativu, ale může projekt zbrzdit nebo zastavit, pokud je vztah zanedbáván. Co s tím dělat, je rozpracováno v otázce co dělat se stakeholderem, který má velký vliv, ale malý osobní zájem na výsledku. Právě u tohoto kvadrantu není vlastnictví nezávazné: bez odpovědné osoby zůstane tento vztah nedotčen až do chvíle, kdy se přece jen prosadí.
Jakmile je vlastník určen, vzniká druhá otázka: co se stane s přísliby, které jsou v rámci tohoto vztahu učiněny. Příslib, který byl učiněn pouze ústně, pro organizaci zaniká v okamžiku, kdy osoba, která jej učinila, změní funkci. Jak zaznamenat příslib, popisuje jak zaznamenat příslib tak, aby nezanikl s osobou, která jej učinila. To není administrativní poznámka pod čarou. Malý příslib, který není splněn, často stojí více důvěry než velká investice, ke které nedojde. Stakeholdeři si slova pamatují lépe než částky.
Základní otázka, co je matice vlivu a dotčenosti, pokud běží více projektů najednou, ukazuje, že samotná matice vlastnictví nepřiděluje. Matice řadí stakeholdery. Kdo poté udržuje kontakt, kdo dohlíží na přísliby a kdo zasáhne, pokud se vztah ochladí, je organizační volba, kterou je třeba učinit samostatně. Bez této volby zůstává matice dokumentem, který byl kdysi vyplněn, místo nástrojem, který kontakt skutečně řídí.
Tato stránka pojednává o tom, kdo vztah řídí, ne o tom, co si stakeholder o vaší organizaci myslí. To poslední zjistíte teprve tehdy, když to stakeholder sám řekne, v dotazování, které je k tomu určeno. Hodnocení vlivu a dotčenosti je odhad ze strany vedení, ne výrok o skutečném názoru druhé strany.
Přidělování vlastnictví, sledování příslibů a udržování rytmu signálů jsou úkoly, které stojí čas, často více, než na ně organizace strukturálně vyhradí. Kdo chce zjistit, kterou část této administrativní a koordinační práce může převzít AI, aniž by byl vztah samotný odebrán z rukou, najde ve pracovní skenu FTE TO AI výpočet za jednotlivé úkoly, co pro to přichází v úvahu.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.