Matrika vpliva in prizadetosti pokaže, kateri deležniki spadajo v kateri kvadrant. Kar matrika ne uredi samodejno, je vprašanje, kdo ta odnos upravlja. In prav tam pogosto gre narobe: matrika se izpolni, kvadrant se obravnava, in nato izgine vprašanje, kdo naredi naslednji korak.
Ocenjevanje deležnika glede vpliva in prizadetosti je trenutni posnetek stanja, ki ga naredi nekdo, ki v tistem trenutku ima pregled. To je običajno projektni vodja, svetovalec za komunikacijo ali nekdo iz corporate affairs. S tem ta oseba ne postane samodejno lastnik odnosa. Lastništvo je ločena odločitev, ki ni odvisna od tega, kdo je izpolnil oceno.
Zmeda med tema dvema vlogama je eden od najpogostejših vzrokov, da deležnik pade med dva stola. Nekdo je naredil oceno, nihče ni prevzel odnosa, in tri mesece pozneje se izkaže, da ni nihče poklical, ko bi to bilo potrebno.
Biti lastnik odnosa pomeni, da je eno ime odgovorno za stik, ne glede na to, kdo je izpolnil zadnjo oceno. To je nekdo, ki ve, kaj se dogaja, ki se odzove, ko se kaj spremeni, in ki je odgovoren, če deležnik čuti, da ni slišan. To ni naloga, ki jo opravljate mimogrede, brez da bi kdo to vedel; nekje mora biti zapisano, kdo je ta oseba.
Kako določite vpliv, kadar hkrati poteka več projektov in kako ocenite prizadetost v istem primeru, so ločena vprašanja, vendar oba prispevata k oceni, na podlagi katere se določi lastnik. Ocena je izhodišče. Lastništvo je naslednji korak, ki se prav tako pogosto izpusti, kot se izvede.
Vprašanje, kdo postane lastnik, se zaplete, ko se deležnik pojavi v več projektih. Občina, ki v projektu A presoja dovoljenje in je v projektu B izdajatelj subvencije, jo morda kontaktirata dve različni osebi, z različnim tonom in različnimi zavezami. To vprašanje je osrednja tema pri kdo postane lastnik odnosa, kadar poteka več projektov, in gre prav za tak primer, kjer sama matrika ne zagotavlja dovolj strukture.
Ni enega pravilnega odgovora, kdo naj v takem primeru postane lastnik. To je odvisno od tega, kdo ima največ stikov, kdo odnos poznava najdlje in kako organizacija medsebojno usklajuje projekte. Kar je gotovo, je, da mora biti odgovor nekje zapisan, tako da ne pride po naključju do tega, da dve osebi hkrati iščeta stik, ali pa nobena.
En poseben kvadrant zahteva dodatno pozornost pri dodeljevanju lastništva: deležnik z velikim vplivom, vendar majhno prizadetostjo. Ta stranka ima malo razloga, da bi sama prevzela pobudo, lahko pa projekt upočasni ali zaustavi, če je odnos zanemarjen. Kaj storiti s tem, je razdelano v vprašanju kaj storite z deležnikom, ki ima velik vpliv, vendar malo osebnega interesa za izid. Prav pri tem kvadrantu lastništvo ni neobvezno: brez nekoga, ki je odgovoren, ta odnos ostane neobdelan do trenutka, ko se vseeno uveljavi.
Ko je lastnik določen, se pojavi drugo vprašanje: kaj se zgodi z zavezami, dogovorjenimi v tem odnosu. Zaveza, ki je bila dana samo ustno, za organizacijo ne obstaja več, ko oseba, ki jo je dala, zamenja funkcijo. Kako zavezo zapišete, je opisano v kako zapišete zavezo, tako da ne izgine z osebo, ki jo je dala. To ni administrativna podrobnost. Majhna zaveza, ki ni izpolnjena, pogosto stane več zaupanja kot velika naložba, ki se ne izvede. Deležniki si besede zapomnijo bolje kot zneske.
Osnovno vprašanje, kaj je matrika vpliva in prizadetosti, kadar hkrati poteka več projektov, pokaže, da matrika sama ne dodeljuje lastništva. Matrika razvršča deležnike. Kdo nato vzdržuje stik, kdo nadzoruje zaveze in kdo posreduje, ko se odnos ohladi, je organizacijska odločitev, ki jo je treba sprejeti ločeno. Brez te odločitve matrika ostane dokument, ki je bil nekoč izpolnjen, namesto orodje, ki dejansko usmerja stik.
Ta stran govori o tem, kdo upravlja odnos, ne o tem, kaj deležnik meni o vaši organizaciji. To zadnje izveste šele, ko deležnik to sam pove, v poizvedbi, namenjeni prav temu. Ocenjevanje vpliva in prizadetosti je ocena vodstva, ne izjava o dejanskem mnenju druge strani.
Dodeljevanje lastništva, spremljanje zavez in vzdrževanje ritma signalov so naloge, ki zahtevajo čas, pogosto več, kot ga organizacija strukturno predvidi. Kdor želi izvedeti, kateri del tega administrativnega in usklajevalnega dela je mogoče prepustiti umetni inteligenci, brez da bi sam odnos ušel iz rok, najde pri delovni analizi FTE TO AI izračun po nalogah, kaj pride v poštev za to.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.