Matryca wpływu i dotkliwości pokazuje, którzy interesariusze znajdują się w którym kwadrancie. Czego matryca automatycznie nie reguluje, to kto zarządza tą relacją. I właśnie tam często coś idzie źle: matryca zostaje wypełniona, kwadrant zostaje przedyskutowany, a potem znika pytanie, kto podejmuje następny krok.
Ocenienie interesariusza pod względem wpływu i dotkliwości jest zdjęciem sytuacji w danym momencie, wykonanym przez kogoś, kto w tym momencie ma przegląd. To najczęściej kierownik projektu, doradca komunikacyjny lub ktoś z corporate affairs. Ta sama osoba nie staje się przez to automatycznie właścicielem relacji. Własność jest osobną decyzją, niezależną od tego, kto wypełnił ocenę.
Pomylenie tych dwóch ról jest jedną z najczęstszych przyczyn tego, że interesariusz zostaje zaniedbany. Ktoś wykonał ocenę, nikt nie zgłosił się jako właściciel relacji, a trzy miesiące później okazuje się, że nikt nie zadzwonił, gdy to było potrzebne.
Bycie właścicielem relacji oznacza, że jedno konkretne imię jest odpowiedzialne za kontakt, niezależnie od tego, kto wypełnił ostatnią ocenę. To osoba, która wie, co się dzieje, która reaguje, gdy coś się zmienia, i do której można się zwrócić, gdy interesariusz czuje się niewysłuchany. To nie jest zadanie, które robi się dodatkowo bez wiedzy innych; musi być gdzieś zapisane, kto to jest.
Sposób, w jaki ustala się wpływ, gdy równocześnie toczy się kilka projektów, oraz sposób, w jaki ocenia się dotkliwość w tej samej sytuacji, to osobne pytania, ale obie zasilają ocenę, na podstawie której wskazuje się właściciela. Ocena jest punktem wyjścia. Własność jest kolejnym krokiem, który jest opuszczany tak samo często, jak jest wykonywany.
Pytanie, kto zostaje właścicielem, staje się bardziej skomplikowane, gdy interesariusz występuje w wielu projektach. Gmina, która w projekcie A ocenia wniosek o zezwolenie a w projekcie B jest podmiotem udzielającym subsydium, może być podejściem dwóch różnych osób, z różnym tonem i różnymi obietnicami. Ten problem jest tematem centralnym pytania kto zostaje właścicielem relacji, gdy toczy się kilka projektów, i jest to właśnie taka sytuacja, w której sama matryca nie daje wystarczającej struktury.
Nie ma jednej właściwej odpowiedzi na to, kto w takim przypadku powinien zostać właścicielem. Zależy to od tego, kto ma najwięcej kontaktu, kto najdłużej znajduje tę relację, i od tego, jak organizacja koordynuje projekty między sobą. Co jest pewne, to że odpowiedź musi być gdzieś zapisana, aby nie doszło przypadkowo do sytuacji, w której dwie osoby jednocześnie szukają kontaktu, albo nikt.
Określony kwadrant wymaga dodatkowej uwagi przy przypisywaniu własności: interesariusz z dużym wpływem, ale małą dotkliwością. Ta strona ma niewiele powodów, by sama podejmować inicjatywę, ale może opóźnić lub zablokować projekt, jeśli relacja zostanie zaniedbana. To, co się z tym robi, jest opisane w pytaniu co robi się z interesariuszem, który ma duży wpływ, ale mały osobisty interes w wyniku. Właśnie w tym kwadrancie własność nie jest dobrowolna: bez kogoś odpowiedzialnego ta relacja pozostaje zaniedbana aż do chwili, gdy sama się o to przypomni.
Gdy właściciel zostanie wyznaczony, powstaje drugie pytanie: co dzieje się z obietnicami złożonymi w ramach tej relacji. Obietnica, która została złożona tylko ustnie, przestaje istnieć dla organizacji w momencie, gdy osoba, która ją złożyła, zmienia funkcję. Jak zapisać obietnicę, opisano w jak zapisać obietnicę, aby nie zniknęła wraz z osobą, która ją złożyła. To nie jest przypis administracyjny. Mała obietnica, która nie zostaje wypełniona, kosztuje często więcej zaufania niż duża inwestycja, która nie zostaje zrealizowana. Interesariusze pamiętają słowa lepiej niż kwoty.
Pytanie leżące u podstaw, co to jest matryca wpływu i dotkliwości, gdy równocześnie toczy się kilka projektów, pokazuje, że sama matryca nie przypisuje własności. Matryca porządkuje interesariuszy. Kto następnie utrzymuje kontakt, kto pilnuje obietnic i kto interweniuje, gdy relacja się ochładza, jest decyzją organizacyjną, którą trzeba podjąć osobno. Bez tej decyzji matryca pozostaje dokumentem, który kiedyś został wypełniony, a nie instrumentem, który faktycznie steruje kontaktem.
Ta strona dotyczy tego, kto zarządza relacją, a nie tego, co interesariusz myśli o organizacji. To drugie wie się dopiero wtedy, gdy interesariusz sam to powie, w zapytaniu do tego przeznaczonym. Ocena wpływu i dotkliwości jest oszacowaniem dokonanym przez kierownictwo, a nie wypowiedzią o rzeczywistym poglądzie drugiej strony.
Przypisanie własności, śledzenie obietnic i utrzymywanie rytmu sygnałów to zadania, które kosztują czas, często więcej, niż organizacja na nie strukturalnie przeznacza. Kto chce wiedzieć, jaką część tej administracyjnej i koordynacyjnej pracy można przekazać AI, bez odbierania samej relacji z rąk odpowiedzialnej osoby, znajdzie w skanie pracy FTE TO AI obliczenie na poziomie zadań tego, co się do tego kwalifikuje.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.