O matrice influență-impact arată în ce cadran se află fiecare stakeholder. Ceea ce matricea nu reglementează automat este cine gestionează acea relație. Și acolo lucrurile merg des greșit: matricea este completată, cadranul este discutat, iar apoi întrebarea cine face următorul pas se pierde.
Notarea unui stakeholder pe influență și impact este o fotografie de moment, realizată de cineva care are, la acel moment, o vedere de ansamblu. Aceasta este de obicei un manager de proiect, un consultant de comunicare sau pe cineva din corporate affairs. Aceeași persoană nu devine automat proprietarul relației. Proprietatea este o decizie separată, independentă de cine a completat scorul.
Confuzia dintre aceste două roluri este una dintre cele mai frecvente cauze ale unui stakeholder care rămâne între două scaune. Cineva a făcut scorul, nimeni nu a revendicat relația, și trei luni mai târziu se constată că nimeni nu a apelat atunci când era, de fapt, necesar.
A fi proprietarul unei relații înseamnă că un singur nume este responsabil pentru contact, indiferent de cine a completat ultimul scor. Este vorba despre cineva care știe ce se întâmplă, care reacționează atunci când ceva se schimbă și care poate fi tras la răspundere dacă un stakeholder nu se simte ascultat. Nu este o sarcină pe care o faci pe lângă, fără ca altcineva să știe; trebuie să fie consemnat undeva cine este acea persoană.
Modul în care stabiliți influența atunci când mai multe proiecte se desfășoară în același timp și modul în care evaluați impactul în aceeași situație sunt întrebări separate, dar amândouă alimentează scorul pe baza căruia este desemnat un proprietar. Scorul este punctul de start. Proprietatea este pasul următor, care este omis la fel de des pe cât este realizat.
Întrebarea cine devine proprietar se complică de îndată ce un stakeholder apare în mai multe proiecte. O primărie care în proiectul A evaluează o autorizație și în proiectul B este furnizor de subvenție poate fi contactată de două persoane diferite, cu tonuri diferite și angajamente diferite. Această problemă este în centrul întrebării cine devine proprietarul unei relații atunci când se desfășoară mai multe proiecte, și este exact tipul de situație în care matricea, singură, nu oferă suficientă structură.
Nu există un răspuns unic corect la întrebarea cine ar trebui să devină proprietar într-un astfel de caz. Depinde de cine are cel mai mult contact, de cine cunoaște relația de cel mai mult timp și de modul în care organizația coordonează proiectele între ele. Ce este sigur este că răspunsul trebuie consemnat undeva, astfel încât să nu se întâmple, din întâmplare, ca două persoane să caute contact simultan, sau niciuna.
Un cadran specific necesită atenție suplimentară la desemnarea proprietății: stakeholderul cu multă influență, dar puțin impact. Această parte are puține motive să ia ea însăși inițiativa, dar poate totuși încetini sau bloca un proiect dacă relația este neglijată. Ce faceți în acest caz este detaliat în întrebarea ce faceți cu un stakeholder care are multă influență, dar puțin interes personal în rezultat. Anume la acest cadran proprietatea nu este opțională: fără cineva responsabil, această relație rămâne neglijată până în momentul în care se face totuși simțită.
Odată desemnat un proprietar, apare o a doua întrebare: ce se întâmplă cu angajamentele făcute în cadrul acelei relații. Un angajament făcut doar verbal nu mai există pentru organizație de îndată ce persoana care l-a făcut își schimbă funcția. Modul în care consemnați un angajament este descris în cum consemnați un angajament astfel încât acesta să nu dispară odată cu persoana care l-a făcut. Nu este o notă administrativă. Un angajament mic care nu este respectat costă de multe ori mai multă încredere decât o investiție mare care nu se materializează. Stakeholderii țin minte cuvintele mai bine decât sumele.
Întrebarea subiacentă, ce este o matrice influență-impact atunci când se desfășoară mai multe proiecte simultan, arată că matricea în sine nu atribuie proprietatea. Matricea ordonează stakeholderii. Cine păstrează în continuare contactul, cine monitorizează angajamentele și cine intervine atunci când o relație se răcește este o decizie organizatorică ce trebuie luată separat. Fără această decizie, matricea rămâne un document care a fost completat cândva, în locul unui instrument care conduce efectiv contactul.
Această pagină este despre cine gestionează relația, nu despre ce părere are un stakeholder despre organizația dumneavoastră. Acest ultim aspect îl aflați abia atunci când stakeholderul îl exprimă el însuși, într-o consultare menită pentru asta. Notarea influenței și impactului este o estimare a managementului, nu o afirmație despre opinia reală a celuilalt.
Desemnarea proprietății, urmărirea angajamentelor și menținerea unui ritm de semnalare sunt sarcini care consumă timp, de multe ori mai mult decât rezervă o organizație în mod structural pentru ele. Cine dorește să afle ce parte din această muncă administrativă și de coordonare poate fi preluată de AI, fără ca relația însăși să fie luată din mâinile responsabilului, găsește în scanul de muncă de la FTE TO AI un calcul pe sarcină al a ceea ce este eligibil pentru asta.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.