Matrica utjecaja i pogođenosti pokazuje koji dionici spadaju u koji kvadrant. Što matrica ne rješava automatski, jest tko upravlja tim odnosom. I tu često nastaje problem: matrica se popuni, kvadrant se razmotri, a onda pitanje tko poduzima sljedeći korak jednostavno nestane.
Bodovanje dionika na utjecaj i pogođenost trenutni je presjek, koji izrađuje osoba koja u tom trenutku ima pregled situacije. To je najčešće voditelj projekta, komunikacijski savjetnik ili netko iz korporativnih poslova. Ta ista osoba time automatski ne postaje vlasnik odnosa. Vlasništvo je zaseban izbor, koji je odvojen od toga tko je unio bodove.
Zbrka između te dvije uloge jedan je od najčešćih razloga zašto dionik na kraju ispadne iz priče. Netko je izradio bodovanje, nitko nije preuzeo odnos, a tri mjeseca kasnije ispada da nitko nije nazvao kad je to bilo potrebno.
Biti vlasnik odnosa znači da je jedno ime odgovorno za kontakt, bez obzira na to tko je unio posljednje bodovanje. To je osoba koja zna što se događa, koja reagira kad se nešto promijeni, i koja je dostupna za razgovor ako se dionik ne osjeća saslušanim. To nije zadatak koji netko obavlja usput, bez znanja drugih; negdje mora biti zapisano tko je ta osoba.
Način na koji utvrđujete utjecaj kada istovremeno teče više projekata i način na koji procjenjujete pogođenost u istoj situaciji zasebna su pitanja, ali oba hrane bodovanje na temelju kojeg se određuje vlasnik. Bodovanje je početna točka. Vlasništvo je sljedeći korak koji se preskače koliko se i provodi.
Pitanje tko postaje vlasnik postaje složenije čim se dionik javlja u više projekata. Općina koja u projektu A ocjenjuje dozvolu, a u projektu B je davatelj subvencije, možda je predmet kontakta dviju različitih osoba, s različitim tonom i različitim obećanjima. Taj problem je u središtu pitanja tko postaje vlasnik odnosa kada istovremeno teče više projekata, i to je upravo situacija u kojoj sama matrica ne pruža dovoljno strukture.
Ne postoji jedan točan odgovor na to tko u takvom slučaju treba postati vlasnik. To ovisi o tome tko ima najviše kontakta, tko odnos poznaje najduže, i o tome kako organizacija usklađuje projekte međusobno. Sigurno je da odgovor negdje mora biti zapisan, tako da slučajno ne stupe u kontakt dvije osobe istovremeno, ili nijedna.
Jedan specifičan kvadrant zahtijeva dodatnu pažnju prilikom dodjele vlasništva: dionik s velikim utjecajem, ali malom pogođenošću. Ta strana ima malo razloga da sama preuzme inicijativu, ali može projekt usporiti ili zaustaviti ako se odnos zanemari. Što s time trebate učiniti, razrađeno je u pitanju što radite s dionikom koji ima velik utjecaj, a malen osobni interes u ishodu. Baš kod ovog kvadranta vlasništvo nije neobvezno: bez odgovorne osobe, ovaj odnos ostaje zapostavljen dok se sam ne nametne.
Čim se odredi vlasnik, nastaje drugo pitanje: što se događa s obećanjima koja se daju u tom odnosu. Obećanje koje je dano samo usmeno za organizaciju prestaje postojati čim osoba koja ga je dala promijeni funkciju. Kako zapisati obećanje opisano je u kako zapisujete obećanje tako da ne nestane s osobom koja ga je dala. To nije administrativna fusnota. Malo obećanje koje se ne ispuni često košta više povjerenja od velike investicije koja izostane. Dionici bolje pamte riječi nego iznose.
Osnovno pitanje, što je matrica utjecaja i pogođenosti kada istovremeno teče više projekata, pokazuje da matrica sama po sebi ne dodjeljuje vlasništvo. Matrica raspoređuje dionike. Tko potom održava kontakt, tko pazi na obećanja i tko interveniše kad se odnos zahladi, organizacijski je izbor koji se mora donijeti zasebno. Bez tog izbora, matrica ostaje dokument koji je jednom popunjen, umjesto instrument koji stvarno usmjerava kontakt.
Ova stranica govori o tome tko upravlja odnosom, ne o tome što dionik misli o vašoj organizaciji. To posljednje znate tek kad to dionik sam kaže, u upitu koji je za to namijenjen. Bodovanje utjecaja i pogođenosti procjena je uprave, a ne izjava o stvarnom stajalištu druge strane.
Dodjela vlasništva, praćenje obećanja i održavanje ritma signaliziranja zadaci su koji zahtijevaju vrijeme, često više nego što organizacija za to strukturno predviđa. Tko želi znati koji dio tog administrativnog i koordinacijskog posla može preuzeti AI, bez da se sam odnos oduzme iz ruku, taj u radnoj analizi FTE TO AI pronalazi izračun po zadatku onoga što za to dolazi u obzir.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.