En indflydelse-berørthed-matrix viser hvilke stakeholdere der falder i hvilket kvadrant. Hvad matricen ikke automatisk løser, er hvem der administrerer den relation. Og det er der, det ofte går galt: matricen udfyldes, kvadranten diskuteres, og derefter forsvinder spørgsmålet om hvem der tager det næste skridt.
At score en stakeholder på indflydelse og berørthed er et øjebliksbillede, lavet af en person der på det tidspunkt har overblik. Det er som regel en projektleder, en kommunikationsrådgiver eller en person fra corporate affairs. Den samme person bliver ikke automatisk ejer af relationen. Ejerskab er et separat valg, der er uafhængigt af hvem der har udfyldt scoren.
Forvekslingen mellem disse to roller er en af de mest almindelige årsager til at en stakeholder falder mellem to stole. Nogen har lavet scoren, ingen har krævet relationen, og tre måneder senere viser det sig, at ingen ringede, da det faktisk var nødvendigt.
At være ejer af en relation betyder, at ét navn er ansvarligt for kontakten, uanset hvem der har udfyldt den seneste score. Det er en person, der ved hvad der sker, der reagerer når noget ændrer sig, og der kan holdes ansvarlig, hvis en stakeholder ikke føler sig hørt. Det er ikke en opgave man udfører sideløbende uden at nogen ved det; det skal et sted være dokumenteret, hvem det er.
Hvordan man fastlægger indflydelse, når flere projekter kører samtidig og hvordan man vurderer berørthed i samme situation er separate spørgsmål, men de begge nærer den score, hvormed en ejer udpeges. Scoren er udgangspunktet. Ejerskab er det efterfølgende skridt, der bliver sprunget over lige så ofte som det bliver taget.
Spørgsmålet om hvem der bliver ejer, bliver mere kompliceret, så snart en stakeholder forekommer i flere projekter. En kommune, der i projekt A vurderer en tilladelse og i projekt B er en tilskudsudbyder, bliver måske kontaktet af to forskellige personer, med forskellige tonefald og forskellige tilsagn. Det problem er centralt i spørgsmålet hvem der bliver ejer af en relation, når flere projekter kører, og det er præcis den type situation, hvor matricen alene ikke giver tilstrækkelig struktur.
Der er ikke ét korrekt svar på, hvem der i så fald skal blive ejer. Det afhænger af, hvem der har mest kontakt, hvem der har kendt relationen længst, og af hvordan organisationen koordinerer projekter internt. Hvad der står fast, er, at svaret et sted skal være dokumenteret, så det ikke er tilfældigt, at to personer søger kontakt samtidig, eller ingen.
Et specifikt kvadrant kræver ekstra opmærksomhed, når man tildeler ejerskab: stakeholderen med stor indflydelse men lav berørthed. Denne part har ringe grund til selv at tage initiativ, men kan udmærket forsinke eller blokere et projekt, hvis relationen forsømmes. Hvad man gør med det, er beskrevet i spørgsmålet hvad man gør med en stakeholder, der har stor indflydelse men lav personlig interesse i udfaldet. Netop i dette kvadrant er ejerskab ikke valgfrit: uden en ansvarlig person forbliver denne relation forsømt, indtil den alligevel gør sig gældende.
Så snart en ejer er udpeget, opstår et andet spørgsmål: hvad sker der med de tilsagn, der gives i den relation. Et tilsagn, der kun er givet mundtligt, ophører med at eksistere for organisationen, så snart den person, der gav det, skifter funktion. Hvordan man dokumenterer et tilsagn, er beskrevet i hvordan man dokumenterer et tilsagn, så det ikke forsvinder med den person, der gav det. Det er ikke en administrativ fodnote. Et lille tilsagn, der ikke bliver indfriet, kan ofte koste mere tillid end en stor investering, der udebliver. Stakeholdere husker ord bedre end beløb.
Det underliggende spørgsmål, hvad en indflydelse-berørthed-matrix er, når flere projekter kører samtidig, viser, at matricen selv ikke tildeler ejerskab. Matricen ordner stakeholdere. Hvem der derefter opretholder kontakten, hvem der overvåger tilsagn, og hvem der griber ind, når en relation afkøles, er et organisatorisk valg, der skal træffes separat. Uden det valg forbliver matricen et dokument, der en gang blev udfyldt, i stedet for et redskab, der faktisk styrer kontakten.
Denne side handler om hvem der administrerer relationen, ikke om hvad en stakeholder mener om jeres organisation. Det sidste ved man først, når stakeholderen selv siger det, i en henvendelse, der er beregnet til det. At score indflydelse og berørthed er en vurdering fra ledelsen, ikke en udtalelse om den andens faktiske opfattelse.
At tildele ejerskab, at holde styr på tilsagn og at opretholde en signalrytme er opgaver, der tager tid, ofte mere end en organisation strukturelt afsætter til det. Den, der vil vide hvilken del af det administrative og koordinerende arbejde AI kan overtage, uden at relationen selv bliver taget ud af hænderne, finder hos arbejdsscanen fra FTE TO AI en beregning pr. opgave af, hvad der kommer i betragtning til det.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.