Įtakos ir paveiktumo matrica parodo, kurie suinteresuoti asmenys patenka į kurį kvadrantą. Ko matrica automatiškai nesutvarko, tai kas valdo tą santykį. Ir čia dažnai kyla problema: matrica užpildoma, kvadrantas aptariamas, o tada dingsta klausimas, kas žengia kitą žingsnį.
Suinteresuotosios šalies vertinimas pagal įtaką ir paveiktumą yra momentinė nuotrauka, kurią sudarė tuo metu bendrą vaizdą turintis asmuo. Tai dažniausiai projekto vadovas, komunikacijos patarėjas arba kažkas iš korporatyvinių ryšių padalinio. Tas pats asmuo dėl to automatiškai nebūtinai tampa santykio savininku. Priklausomybė yra atskiras sprendimas, nesusijęs su tuo, kas užpildė vertinimą.
Šių dviejų vaidmenų sumaišymas yra viena dažniausių priežasčių, kodėl suinteresuotoji šalis atsiduria niekieno žemėje. Kažkas atliko vertinimą, niekas nepasisavino santykio, ir po trijų mėnesių pasirodo, kad niekas nepaskambino, kai to reikėjo.
Būti santykio savininku reiškia, kad vienas konkretus vardas yra atsakingas už kontaktą, nepaisant to, kas užpildė paskutinį vertinimą. Tai asmuo, kuris žino, kas vyksta, kuris reaguoja, kai kas nors pasikeičia, ir su kuriuo galima susisiekti, jei suinteresuotoji šalis jaučiasi negirdima. Tai ne užduotis, kurią atliekate niekam nežinant; turi būti kur nors užfiksuota, kas tas asmuo yra.
Kaip nustatyti įtaką, kai vienu metu vyksta keli projektai ir kaip įvertinti paveiktumą tokioje pačioje situacijoje yra atskiri klausimai, tačiau abu jie maitina vertinimą, kuriuo remiantis paskiriamas savininkas. Vertinimas yra pradinis taškas. Priklausomybė yra tolesnis žingsnis, kuris praleidžiamas tiek pat dažnai, kiek atliekamas.
Klausimas, kas tampa savininku, tampa sudėtingesnis, kai suinteresuotoji šalis pasirodo keliuose projektuose. Savivaldybė, kuri projekte A vertina leidimą, o projekte B yra subsidijos teikėja, gali būti pasiekiama dviejų skirtingų žmonių, su skirtingu tonu ir skirtingais įsipareigojimais. Ši problema yra pagrindinis dalykas klausime kas tampa santykio savininku, kai vyksta keli projektai, ir tai yra tiksliai tokia situacija, kai vien matrica nesuteikia pakankamos struktūros.
Nėra vieno teisingo atsakymo, kas tokiu atveju turėtų tapti savininku. Tai priklauso nuo to, kas turi daugiausiai kontaktų, kas ilgiausiai pažįsta santykį ir kaip organizacija tarpusavyje derina projektus. Kas yra tvirtai nustatyta – atsakymas turi būti kur nors užfiksuotas, kad atsitiktinai nebūtų dviejų žmonių, ieškančių kontakto tuo pačiu metu, arba nė vieno.
Vienas konkretus kvadrantas reikalauja papildomo dėmesio priskiriant priklausomybę: suinteresuotoji šalis su didele įtaka, bet mažu paveiktumu. Šis dalyvis turi mažai priežasčių pats imtis iniciatyvos, tačiau gali sulėtinti ar sustabdyti projektą, jei santykis bus apleistas. Ką su tuo daryti, išsamiai aprašyta klausime ką daryti su suinteresuotąja šalimi, turinčia didelę įtaką, bet mažą asmeninį interesą dėl rezultato. Būtent šiame kvadrante priklausomybė nėra neįpareigojanti: be atsakingo asmens, šis santykis liks be priežiūros, kol pati suinteresuotoji šalis vis tiek primins apie save.
Kai savininkas paskirtas, kyla antras klausimas: kas nutinka su įsipareigojimais, kurie duodami tame santykyje. Įsipareigojimas, kuris buvo duotas tik žodžiu, organizacijai nustoja egzistuoti, kai tą, kuris jį davė, pasikeičia pareigos. Kaip užfiksuoti įsipareigojimą, aprašyta kaip užfiksuoti įsipareigojimą, kad jis nepradingtų su asmeniu, kuris jį davė. Tai nėra administracinė pastaba. Mažas įsipareigojimas, kuris nesulaikomas, dažnai kainuoja daugiau pasitikėjimo nei didelė investicija, kuri neatliekama. Suinteresuotosios šalys geriau atmena žodžius nei sumas.
Gilesnis klausimas, kas yra įtakos ir paveiktumo matrica, kai vienu metu vyksta keli projektai, parodo, kad matrica pati savaime nepriskiria priklausomybės. Matrica sutvarko suinteresuotąsias šalis. Kas toliau palaiko kontaktą, kas seka įsipareigojimus ir kas įsikiša, kai santykis atšąla, yra organizacinis sprendimas, kurį reikia priimti atskirai. Be šio sprendimo matrica išlieka dokumentu, kuris kadaise buvo užpildytas, o ne priemone, kuri iš tikrųjų valdo kontaktą.
Šis puslapis yra apie tai, kas valdo santykį, ne apie tai, ką suinteresuotoji šalis mano apie jūsų organizaciją. Tai paskutinį dalyką sužinosite tik tada, kai suinteresuotoji šalis pati tai pasakys, tam skirtoje apklausoje. Įtakos ir paveiktumo vertinimas yra valdymo vertinimas, ne teiginys apie kito šalio tikrąją nuomonę.
Priklausomybės priskyrimas, įsipareigojimų sekimas ir signalų ritmo palaikymas yra užduotys, kurios reikalauja laiko, dažnai daugiau, nei organizacija tam struktūriškai skiria. Kas norėtų sužinoti, kokią dalį šio administracinio ir koordinavimo darbo galima perduoti dirbtiniam intelektui, neatimant paties santykio valdymo iš žmogaus, FTE TO AI darbo skenavime ras skaičiavimą kiekvienai užduočiai, kas tinkama tam.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.