Une matrice influence-impact montre quelles parties prenantes se situent dans quel quadrant. Ce que la matrice ne règle pas automatiquement, c'est qui gère cette relation. Et c'est souvent là que cela dérape : la matrice est remplie, le quadrant est discuté, puis la question de savoir qui fait le pas suivant disparaît.
Noter une partie prenante sur l'influence et l'impact est une photographie prise à un instant donné, réalisée par quelqu'un qui a, à ce moment-là, une vue d'ensemble. C'est généralement un chef de projet, un conseiller en communication ou quelqu'un des affaires institutionnelles. Cette même personne ne devient pas automatiquement propriétaire de la relation. La propriété est un choix distinct, indépendant de qui a rempli la note.
La confusion entre ces deux rôles est l'une des causes les plus fréquentes d'une partie prenante qui tombe entre deux chaises. Quelqu'un a fait la notation, personne n'a revendiqué la relation, et trois mois plus tard, il s'avère que personne n'a appelé alors que c'était nécessaire.
Être propriétaire d'une relation signifie qu'un seul nom est responsable du contact, indépendamment de qui a rempli la dernière note. C'est quelqu'un qui sait ce qui se passe, qui réagit quand quelque chose change, et qui est joignable si une partie prenante ne se sent pas entendue. Ce n'est pas une tâche que l'on assume en plus, sans que personne ne le sache ; il faut que cela soit consigné quelque part, qui est cette personne.
La manière dont vous déterminez l'influence lorsque plusieurs projets sont en cours simultanément et la manière dont vous évaluez l'impact dans cette même situation sont des questions distinctes, mais elles alimentent toutes deux la note sur laquelle repose la désignation d'un propriétaire. La note est le point de départ. La propriété est l'étape suivante, qui est aussi souvent négligée que réalisée.
La question de savoir qui devient propriétaire se complique dès qu'une partie prenante intervient dans plusieurs projets. Une commune qui évalue un permis dans le projet A et qui est un organisme subventionnaire dans le projet B risque d'être approchée par deux personnes différentes, avec des tons différents et des engagements différents. Ce problème est au cœur de la question qui devient propriétaire d'une relation lorsque plusieurs projets sont en cours, et c'est exactement le type de situation où la matrice seule n'offre pas suffisamment de structure.
Il n'existe pas une seule bonne réponse à qui doit devenir propriétaire dans un tel cas. Cela dépend de qui a le plus de contact, de qui connaît la relation depuis le plus longtemps, et de la manière dont l'organisation coordonne ses projets entre eux. Ce qui est certain, c'est que la réponse doit être consignée quelque part, afin que deux personnes ne cherchent pas le contact en même temps par hasard, ou que personne ne le fasse.
Un quadrant spécifique exige une attention particulière lors de l'attribution de la propriété : la partie prenante à forte influence mais à faible impact. Cette partie a peu de raisons de prendre elle-même l'initiative, mais peut néanmoins ralentir ou bloquer un projet si la relation est négligée. Ce qu'il convient de faire dans ce cas est développé dans la question ce que vous faites avec une partie prenante qui a beaucoup d'influence mais peu d'intérêt personnel dans le résultat. C'est justement pour ce quadrant que la propriété n'est pas facultative : sans quelqu'un de responsable, cette relation reste en suspens jusqu'au moment où elle se manifeste malgré tout.
Dès qu'un propriétaire est désigné, une deuxième question se pose : que devient-il des engagements pris dans le cadre de cette relation. Un engagement uniquement verbal n'existe plus pour l'organisation dès que la personne qui l'a pris change de fonction. La manière de consigner un engagement est décrite dans comment consigner un engagement afin qu'il ne disparaisse pas avec la personne qui l'a pris. Ce n'est pas une note administrative accessoire. Un petit engagement non tenu coûte souvent plus de confiance qu'un investissement important qui n'a pas lieu. Les parties prenantes retiennent mieux les paroles que les montants.
La question sous-jacente, ce qu'est une matrice influence-impact lorsque plusieurs projets sont en cours simultanément, montre que la matrice elle-même n'attribue pas la propriété. La matrice ordonne les parties prenantes. Qui entretient ensuite le contact, qui surveille les engagements et qui intervient lorsqu'une relation se refroidit, est un choix organisationnel qui doit être fait séparément. Sans ce choix, la matrice reste un document qui a été rempli un jour, plutôt qu'un instrument qui pilote réellement le contact.
Cette page traite de qui gère la relation, pas de ce qu'une partie prenante pense de votre organisation. Cela, vous ne le saurez que lorsque la partie prenante le dira elle-même, dans une enquête conçue à cet effet. Noter l'influence et l'impact est une estimation de la direction, pas une déclaration sur l'opinion réelle de l'autre partie.
Attribuer la propriété, suivre les engagements et entretenir un rythme de signaux sont des tâches qui prennent du temps, souvent plus que ce qu'une organisation y consacre de manière structurelle. Qui souhaite savoir quelle part de ce travail administratif et coordinateur peut être reprise par l'IA, sans que la relation elle-même soit retirée des mains de son propriétaire, trouvera auprès du scan de travail de FTE TO AI un calcul par tâche de ce qui s'y prête.
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