Ietekmes-ietekmētības matrica parāda, kuras ieinteresētās puses iekrīt kurā kvadrantā. To, ko matrica automātiski nenosaka, ir tas, kas šo attiecību pārvalda. Un tieši tur bieži rodas problēmas: matrica tiek aizpildīta, kvadrants tiek apspriests, un tad pazūd jautājums, kas sper nākamo soli.
Ieinteresētās puses novērtējums ietekmes un ietekmētības ziņā ir momentuzņēmums, ko izveidojis kāds, kam tajā brīdī ir pārskats. Parasti tas ir projekta vadītājs, komunikācijas konsultants vai kāds no korporatīvo attiecību nodaļas. Tā pati persona ar to automātiski nekļūst par attiecību īpašnieku. Īpašumtiesības ir atsevišķa izvēle, kas nav saistīta ar to, kas aizpildījis novērtējumu.
Šo divu lomu sajaukšana ir viens no visbiežāk sastopamajiem iemesliem, kāpēc ieinteresētā puse paliek novārtā. Kāds ir izveidojis novērtējumu, neviens nav pieprasījis attiecību īpašumtiesības, un pēc trim mēnešiem izrādās, ka neviens nav piezvanījis brīdī, kad tas bija nepieciešams.
Būt attiecību īpašniekam nozīmē, ka viens konkrēts vārds ir atbildīgs par kontaktu, neatkarīgi no tā, kas aizpildījis pēdējo novērtējumu. Tas ir kāds, kas zina, kas notiek, kas reaģē, ja kaut kas mainās, un ar kuru var runāt, ja ieinteresētā puse jūtas neuzklausīta. Tas nav uzdevums, ko dara papildus, lai neviens to nezinātu; kaut kur ir jābūt nostiprinātam, kas šī persona ir.
Kā nosaka ietekmi, ja vienlaikus norit vairāki projekti un kā novērtē ietekmētību tajā pašā situācijā, ir atsevišķi jautājumi, taču tie abi nosaka novērtējumu, uz kura balstoties tiek noteikts īpašnieks. Novērtējums ir sākumpunkts. Īpašumtiesības ir turpmākais solis, kas tiek izlaists tikpat bieži, cik tiek sperts.
Jautājums, kas kļūst par īpašnieku, sarežģās, tiklīdz ieinteresētā puse ir iesaistīta vairākos projektos. Pašvaldība, kas projektā A vērtē atļauju un projektā B ir subsīdiju piešķīrējs, iespējams, tiek uzrunāta no divu dažādu cilvēku puses, ar dažādu toni un dažādiem solījumiem. Šī problēma ir centrālā jautājumā kas kļūst par attiecību īpašnieku, ja norit vairāki projekti, un tas ir tieši tāda situācija, kurā matrica pati par sevi nenodrošina pietiekamu struktūru.
Nav vienas pareizas atbildes uz to, kam šādā gadījumā jākļūst par īpašnieku. Tas ir atkarīgs no tā, kam ir visvairāk kontaktu, kas attiecības pazīst visilgāk, un no tā, kā organizācija saskaņo projektus savā starpā. Skaidrs ir tas, ka atbildei kaut kur ir jābūt nostiprinātai, lai nejauši nesazinātos divi cilvēki vienlaikus, vai neviens.
Viens konkrēts kvadrants prasa papildu uzmanību, piešķirot īpašumtiesības: ieinteresētā puse ar lielu ietekmi, bet mazu ietekmētību. Šai pusei ir mazs iemesls pašai uzņemties iniciatīvu, bet tā var aizkavēt vai apturēt projektu, ja attiecības tiek atstātas novārtā. Kas ar to būtu darāms, ir izklāstīts jautājumā kas jādara ar ieinteresēto pusi, kurai ir liela ietekme, bet maza personiska interese par iznākumu. Tieši šajā kvadrantā īpašumtiesības nav neobligātas: bez kāda, kas ir atbildīgs, šī attiecība paliks novārtā, līdz brīdim, kad tā pati sevi atgādinās.
Tiklīdz īpašnieks ir noteikts, rodas otrs jautājums: kas notiek ar solījumiem, kas šajās attiecībās tiek doti. Solījums, kas ir dots tikai mutiski, organizācijai vairs nepastāv, tiklīdz persona, kas to izteica, maina savu funkciju. Kā solījumu nostiprināt, ir aprakstīts sadaļā kā nostiprināt solījumu, lai tas nepazustu līdz ar personu, kas to izteica. Tas nav administratīva piezīme. Neliels solījums, kas netiek izpildīts, bieži izmaksā vairāk uzticības nekā liels ieguldījums, kas netiek veikts. Ieinteresētās puses atceras vārdus labāk nekā summas.
Jautājums, kas ir tā pamatā, kas ir ietekmes-ietekmētības matrica, ja vienlaikus norit vairāki projekti, parāda, ka matrica pati par sevi nepiešķir īpašumtiesības. Matrica sakārto ieinteresētās puses. Kas tālāk uztur kontaktu, kas pārrauga solījumus un kas iejaucas, ja attiecības atdziest, ir organizatoriska izvēle, kas jāizdara atsevišķi. Bez šīs izvēles matrica paliek dokuments, kas kādreiz tika aizpildīts, nevis instruments, kas faktiski vada kontaktu.
Šī lapa ir par to, kas pārvalda attiecības, nevis par to, ko ieinteresētā puse domā par jūsu organizāciju. To pēdējo jūs zināsiet tikai tad, kad ieinteresētā puse to pati pasaka, aptaujā, kas tam ir paredzēta. Ietekmes un ietekmētības novērtēšana ir vadības aplēse, nevis paziņojums par otras puses patieso uzskatu.
Īpašumtiesību piešķiršana, solījumu uzskaite un signāla ritma uzturēšana ir uzdevumi, kas prasa laiku, bieži vairāk, nekā organizācija tam strukturāli atvēl. Kas vēlas zināt, kāda daļa no šī administratīvā un koordinējošā darba ir uzticama AI, nenododot no rokām pašu attiecību, to atradīs FTE TO AI darba skenējumā - aprēķinu par katru uzdevumu, kas šim mērķim ir piemērots.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.