Vaikutus-vaikutuksenalaisuus-matriisi näyttää, mitkä sidosryhmät kuuluvat mihin neljännekseen. Se, mitä matriisi ei automaattisesti järjestä, on kysymys siitä, kuka hoitaa kyseistä suhdetta. Ja juuri siinä menee usein pieleen: matriisi täytetään, neljännes käydään läpi, ja sen jälkeen kysymys siitä, kuka ottaa seuraavan askeleen, katoaa.
Sidosryhmän pisteyttäminen vaikutuksen ja vaikutuksenalaisuuden perusteella on tilannekuva, jonka tekee joku, jolla on sillä hetkellä kokonaiskuva. Se on usein projektipäällikkö, viestintäneuvonantaja tai joku yrityksen sidosryhmäsuhteista vastaavasta yksiköstä. Sama henkilö ei sen myötä automaattisesti tule suhteen omistajaksi. Omistajuus on erillinen valinta, joka on irrallaan siitä, kuka on täyttänyt pisteytyksen.
Sekaannus näiden kahden roolin välillä on yksi yleisimmistä syistä siihen, että sidosryhmä jää väliinputoajaksi. Joku on tehnyt pisteytyksen, kukaan ei ole ottanut suhdetta omakseen, ja kolme kuukautta myöhemmin käy ilmi, että kukaan ei soittanut, kun siihen olisi ollut tarve.
Suhteen omistajana oleminen tarkoittaa, että yksi nimetty henkilö on vastuussa yhteydenpidosta, riippumatta siitä, kuka on täyttänyt viimeisimmän pisteytyksen. Se on henkilö, joka tietää, mitä on meneillään, joka reagoi, kun jokin muuttuu, ja joka on tavoitettavissa, jos sidosryhmä ei koe tulleensa kuulluksi. Se ei ole tehtävä, jota hoidetaan sivutyönä kenenkään tietämättä; jonnekin on kirjattava, kuka se on.
Se, miten vaikutus määritetään, kun useita projekteja on käynnissä samanaikaisesti, ja se, miten vaikutuksenalaisuutta arvioidaan samassa tilanteessa, ovat erillisiä kysymyksiä, mutta molemmat ruokkivat pisteytystä, jonka perusteella omistaja nimetään. Pisteytys on lähtöpiste. Omistajuus on seuraava askel, joka jää ottamatta yhtä usein kuin se otetaan.
Kysymys siitä, kuka tulee omistajaksi, mutkistuu, kun sidosryhmä esiintyy useissa projekteissa. Kunta, joka arvioi lupaa projektissa A ja toimii avustuksen myöntäjänä projektissa B, saattaa saada yhteydenottoja kahdelta eri henkilöltä, eri sävyllä ja eri lupauksilla. Tämä ongelma on keskeinen kysymyksessä kuka tulee suhteen omistajaksi, kun useita projekteja on käynnissä, ja se on juuri sellainen tilanne, jossa matriisi yksinään ei tarjoa riittävää rakennetta.
Ei ole yhtä oikeaa vastausta siihen, kenen tällaisessa tilanteessa pitäisi tulla omistajaksi. Se riippuu siitä, kellä on enimmän yhteydenpito, kuka on tuntenut suhteen pisimpään, ja siitä, miten organisaatio sovittaa projektit yhteen. Se, mikä on varmaa, on että vastaus on kirjattava jonnekin, jotta kaksi henkilöä ei sattumalta ota yhteyttä samaan aikaan, tai kukaan ei ota.
Yksi neljännes vaatii erityistä huomiota omistajuutta osoitettaessa: sidosryhmä, jolla on paljon vaikutusvaltaa mutta vähän vaikutuksenalaisuutta. Tällä osapuolella on vähän syytä ottaa itse aloite, mutta se voi kuitenkin hidastaa tai pysäyttää projektin, jos suhdetta laiminlyödään. Se, mitä tällaisen sidosryhmän kanssa tehdään, on käsitelty kysymyksessä mitä tehdä sidosryhmälle, jolla on paljon vaikutusvaltaa mutta vähän henkilökohtaista intressiä lopputulokseen. Juuri tässä neljänneksessä omistajuus ei ole vapaaehtoista: jos kukaan ei ole vastuussa, tämä suhde jää hoitamatta, kunnes se lopulta tekee itsensä tuntuvaksi.
Kun omistaja on nimetty, syntyy toinen kysymys: mitä tapahtuu lupauksille, joita tässä suhteessa annetaan. Lupaus, joka on annettu vain suullisesti, lakkaa organisaation kannalta olemasta olemassa sillä hetkellä, kun sen antaja vaihtaa tehtävää. Se, miten lupaus kirjataan, on kuvattu kohdassa miten lupaus kirjataan niin, ettei se katoa sen antajan mukana. Tämä ei ole hallinnollinen alaviite. Pieni lupaus, jota ei pidetä, maksaa usein enemmän luottamusta kuin suuri investointi, joka jää toteutumatta. Sidosryhmät muistavat sanat paremmin kuin summat.
Taustalla oleva kysymys, mikä vaikutus-vaikutuksenalaisuusmatriisi on, kun useita projekteja on käynnissä samanaikaisesti, osoittaa, että matriisi itsessään ei osoita omistajuutta. Matriisi järjestää sidosryhmät. Se, kuka jatkossa pitää yhteyttä, kuka valvoo lupauksia ja kuka puuttuu, jos suhde viilenee, on organisatorinen valinta, joka on tehtävä erikseen. Ilman sitä valintaa matriisi jää dokumentiksi, joka on aikoinaan täytetty, sen sijaan että se olisi työkalu, joka todella ohjaa yhteydenpitoa.
Tämä sivu käsittelee sitä, kuka hoitaa suhdetta, ei sitä, mitä sidosryhmä ajattelee organisaatiostanne. Sen jälkimmäisen tiedätte vasta, kun sidosryhmä itse kertoo sen, siihen tarkoitettua kyselyä käyttäen. Vaikutuksen ja vaikutuksenalaisuuden pisteyttäminen on johdon arvio, ei kannanotto toisen osapuolen todelliseen näkemykseen.
Omistajuuden osoittaminen, lupausten seuranta ja signaalirytmin ylläpitäminen ovat tehtäviä, jotka vievät aikaa, usein enemmän kuin organisaatio niille rakenteellisesti varaa. Se, joka haluaa tietää, kuinka suuri osa tästä hallinnollisesta ja koordinoivasta työstä voidaan siirtää tekoälylle ottamatta itse suhdetta pois käsistä, löytää FTE TO AI:n työskannauksesta laskelman tehtäväkohtaisesti siitä, mikä tähän soveltuu.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.