Ένας πίνακας επιρροής-επίπτωσης δείχνει ποιοι stakeholders εμπίπτουν σε ποιο τεταρτημόριο. Αυτό που ο πίνακας δεν ρυθμίζει αυτόματα, είναι ποιος διαχειρίζεται αυτή τη σχέση. Και εκεί συχνά πάει στραβά: ο πίνακας συμπληρώνεται, το τεταρτημόριο συζητείται, και μετά εξαφανίζεται το ερώτημα ποιος κάνει το επόμενο βήμα.
Η βαθμολόγηση ενός stakeholder ως προς επιρροή και επίπτωση είναι μια στιγμιαία καταγραφή, που γίνεται από κάποιον που εκείνη τη στιγμή έχει την επισκόπηση. Αυτός είναι συνήθως ένας project leader, ένας σύμβουλος επικοινωνίας ή κάποιος από το corporate affairs. Το ίδιο αυτό πρόσωπο δεν γίνεται αυτόματα ιδιοκτήτης της σχέσης. Η ιδιοκτησία είναι ξεχωριστή επιλογή, ανεξάρτητη από το ποιος συμπλήρωσε τη βαθμολογία.
Η σύγχυση μεταξύ αυτών των δύο ρόλων είναι μία από τις πιο συχνές αιτίες για stakeholder που πέφτει στο κενό ανάμεσα σε δύο πλευρές. Κάποιος έκανε τη βαθμολόγηση, κανείς δεν διεκδίκησε τη σχέση, και τρεις μήνες μετά αποδεικνύεται ότι κανείς δεν τηλεφώνησε τη στιγμή που ήταν απαραίτητο.
Το να είσαι ιδιοκτήτης μιας σχέσης σημαίνει ότι ένα συγκεκριμένο όνομα είναι υπεύθυνο για την επαφή, ανεξάρτητα από ποιος συμπλήρωσε την τελευταία βαθμολογία. Είναι κάποιος που γνωρίζει τι συμβαίνει, που αντιδρά όταν κάτι αλλάζει, και που είναι προσβάσιμος αν ένας stakeholder δεν αισθάνεται ότι τον ακούνε. Δεν είναι μια εργασία που κάνεις παράλληλα χωρίς να το ξέρει κανείς· πρέπει κάπου να είναι καταγραμμένο ποιος είναι αυτός.
Πώς καθορίζετε την επιρροή όταν τρέχουν πολλά έργα ταυτόχρονα και πώς αξιολογείτε την επίπτωση στην ίδια κατάσταση είναι ξεχωριστά ερωτήματα, αλλά τροφοδοτούν και τα δύο τη βαθμολογία με βάση την οποία ορίζεται ένας ιδιοκτήτης. Η βαθμολογία είναι το σημείο εκκίνησης. Η ιδιοκτησία είναι το επόμενο βήμα που παραλείπεται εξίσου συχνά όσο πραγματοποιείται.
Το ερώτημα ποιος γίνεται ιδιοκτήτης γίνεται πιο περίπλοκο μόλις ένας stakeholder εμφανίζεται σε πολλά έργα. Ένας δήμος που στο έργο Α αξιολογεί μια άδεια και στο έργο Β είναι φορέας επιδότησης, μπορεί να προσεγγίζεται από δύο διαφορετικά άτομα, με διαφορετικό ύφος και διαφορετικές δεσμεύσεις. Αυτό το ζήτημα βρίσκεται στο κέντρο του ερωτήματος ποιος γίνεται ιδιοκτήτης μιας σχέσης όταν τρέχουν πολλά έργα, και είναι ακριβώς το είδος κατάστασης όπου ο πίνακας από μόνος του δεν προσφέρει επαρκή δομή.
Δεν υπάρχει μία μοναδική σωστή απάντηση στο ποιος πρέπει να γίνει ιδιοκτήτης σε τέτοια περίπτωση. Εξαρτάται από το ποιος έχει τη περισσότερη επαφή, από το ποιος γνωρίζει τη σχέση για μεγαλύτερο διάστημα, και από τον τρόπο με τον οποίο ο οργανισμός συντονίζει τα έργα μεταξύ τους. Το σίγουρο είναι ότι η απάντηση πρέπει κάπου να είναι καταγραμμένη, ώστε να μην αναζητούν επαφή δύο άτομα ταυτόχρονα τυχαία, ή κανείς.
Ένα συγκεκριμένο τεταρτημόριο απαιτεί επιπλέον προσοχή κατά την ανάθεση ιδιοκτησίας: ο stakeholder με μεγάλη επιρροή αλλά μικρή επίπτωση. Αυτός ο φορέας έχει λίγους λόγους να πάρει ο ίδιος πρωτοβουλία, αλλά μπορεί να καθυστερήσει ή να μπλοκάρει ένα έργο αν η σχέση παραμεληθεί. Τι κάνετε με αυτό, αναλύεται στο ερώτημα τι κάνετε με έναν stakeholder που έχει μεγάλη επιρροή αλλά μικρό προσωπικό συμφέρον από το αποτέλεσμα. Ακριβώς σε αυτό το τεταρτημόριο η ιδιοκτησία δεν είναι προαιρετική: χωρίς κάποιον υπεύθυνο, αυτή η σχέση παραμένει στην άκρη μέχρι τη στιγμή που θα κάνει τελικά αισθητή την παρουσία της.
Μόλις ορίζεται ένας ιδιοκτήτης, προκύπτει ένα δεύτερο ερώτημα: τι συμβαίνει με τις δεσμεύσεις που γίνονται στο πλαίσιο αυτής της σχέσης. Μια δέσμευση που έγινε μόνο προφορικά, δεν υπάρχει πλέον για τον οργανισμό τη στιγμή που το πρόσωπο που την έκανε αλλάζει θέση. Πώς καταγράφετε μια δέσμευση περιγράφεται στο πώς καταγράφετε μια δέσμευση ώστε να μην εξαφανίζεται μαζί με το πρόσωπο που την έκανε. Αυτό δεν είναι διοικητική υποσημείωση. Μια μικρή δέσμευση που δεν εκπληρώνεται κοστίζει συχνά περισσότερη εμπιστοσύνη από μια μεγάλη επένδυση που δεν πραγματοποιείται. Οι stakeholders θυμούνται τα λόγια καλύτερα από τα ποσά.
Το υποκείμενο ερώτημα, τι είναι ένας πίνακας επιρροής-επίπτωσης όταν τρέχουν πολλά έργα ταυτόχρονα, δείχνει ότι ο ίδιος ο πίνακας δεν αναθέτει ιδιοκτησία. Ο πίνακας οργανώνει τους stakeholders. Ποιος στη συνέχεια διατηρεί την επαφή, ποιος παρακολουθεί τις δεσμεύσεις και ποιος παρεμβαίνει όταν μια σχέση κρυώνει, είναι μια οργανωτική επιλογή που πρέπει να γίνει ξεχωριστά. Χωρίς αυτή την επιλογή, ο πίνακας παραμένει ένα έγγραφο που συμπληρώθηκε κάποτε, αντί για ένα εργαλείο που κατευθύνει πραγματικά την επαφή.
Αυτή η σελίδα αφορά ποιος διαχειρίζεται τη σχέση, όχι τι πιστεύει ένας stakeholder για τον οργανισμό σας. Το δεύτερο το γνωρίζετε μόνο όταν ο stakeholder το πει ο ίδιος, σε μια έρευνα που έχει σχεδιαστεί για αυτό. Η βαθμολόγηση επιρροής και επίπτωσης είναι μια εκτίμηση της διοίκησης, όχι μια δήλωση για την πραγματική άποψη του άλλου.
Η ανάθεση ιδιοκτησίας, η παρακολούθηση δεσμεύσεων και η διατήρηση ενός ρυθμού σημάτων είναι εργασίες που απαιτούν χρόνο, συχνά περισσότερο από όσο ένας οργανισμός διαθέτει διαρθρωτικά για αυτό. Όποιος θέλει να γνωρίζει ποιο μέρος αυτής της διοικητικής και συντονιστικής εργασίας μπορεί να αναλάβει η AI, χωρίς να αφαιρεθεί η ίδια η σχέση από τα χέρια των ανθρώπων, θα βρει στο werkscan του FTE TO AI έναν υπολογισμό ανά εργασία για το τι είναι κατάλληλο για αυτό.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.