En inflytande-berörthet-matris visar vilka intressenter som hamnar i vilket kvadrant. Vad matrisen inte automatiskt reglerar, är vem som förvaltar den relationen. Och där går det ofta fel: matrisen fylls i, kvadranten diskuteras, och därefter försvinner frågan om vem som tar nästa steg.
Att poängsätta en intressent på inflytande och berörthet är en ögonblicksbild, gjord av någon som vid det tillfället har överblick. Det är oftast en projektledare, en kommunikationsrådgivare eller någon från corporate affairs. Samma person blir därmed inte automatiskt ägare av relationen. Ägarskap är ett separat val, som är fristående från vem som har fyllt i poängen.
Förväxlingen mellan dessa två roller är en av de vanligaste orsakerna till att en intressent hamnar mellan stolarna. Någon har gjort poängsättningen, ingen har gjort anspråk på relationen, och tre månader senare visar det sig att ingen ringde när det verkligen behövdes.
Att vara ägare av en relation innebär att ett namn är ansvarigt för kontakten, oavsett vem som fyllde i den senaste poängsättningen. Det är någon som vet vad som pågår, som reagerar när något förändras, och som kan hållas ansvarig om en intressent inte känner sig hörd. Det är inte en uppgift man gör vid sidan om utan att någon vet om det; det måste finnas dokumenterat någonstans vem det är.
Hur ni fastställer inflytande när flera projekt löper samtidigt och hur ni bedömer berörthet i samma situation är separata frågor, men de matar båda den poängsättning som avgör vem som utses till ägare. Poängsättningen är utgångspunkten. Ägarskap är nästa steg som lika ofta hoppas över som det genomförs.
Frågan om vem som blir ägare blir mer komplicerad så snart en intressent förekommer i flera projekt. En kommun som i projekt A bedömer ett tillstånd och i projekt B är en bidragsgivare, kanske kontaktas av två olika personer, med olika tonläge och olika utfästelser. Det problemet står i centrum för frågan vem som blir ägare av en relation när flera projekt löper, och det är precis den typ av situation där matrisen ensam inte ger tillräcklig struktur.
Det finns inte ett enda rätt svar på vem som i ett sådant fall bör bli ägare. Det beror på vem som har mest kontakt, på vem som känt relationen längst, och på hur organisationen samordnar projekt sinsemellan. Vad som är säkert är att svaret måste vara dokumenterat någonstans, så att inte två personer av misstag söker kontakt samtidigt, eller ingen alls.
En specifik kvadrant kräver extra uppmärksamhet vid tilldelning av ägarskap: intressenten med stort inflytande men liten berörthet. Denna part har liten anledning att själv ta initiativ, men kan mycket väl försena eller blockera ett projekt om relationen försummas. Vad ni gör med detta beskrivs i frågan vad ni gör med en intressent som har stort inflytande men litet personligt intresse i utfallet. Just i denna kvadrant är ägarskap inte frivilligt: utan någon som är ansvarig förblir denna relation obevakad tills den ändå gör sig gällande.
Så snart en ägare har utsetts uppstår en andra fråga: vad händer med de utfästelser som görs inom den relationen. En utfästelse som endast gjorts muntligt upphör att existera för organisationen så snart den som gjorde den byter befattning. Hur ni dokumenterar en utfästelse beskrivs i hur ni dokumenterar en utfästelse så att den inte försvinner med personen som gjorde den. Det är ingen administrativ fotnot. En liten utfästelse som inte hålls kostar ofta mer förtroende än en stor investering som uteblir. Intressenter minns ord bättre än belopp.
Den bakomliggande frågan, vad en inflytande-berörthetmatris är när flera projekt pågår samtidigt, visar att matrisen i sig inte tilldelar ägarskap. Matrisen ordnar intressenter. Vem som därefter upprätthåller kontakten, vem som bevakar utfästelser och vem som ingriper när en relation svalnar, är ett organisatoriskt val som måste göras separat. Utan det valet förblir matrisen ett dokument som en gång fylldes i, i stället för ett verktyg som faktiskt styr kontakten.
Denna sida handlar om vem som förvaltar relationen, inte om vad en intressent tycker om er organisation. Det senare vet ni först när intressenten själv säger det, i en utfrågning avsedd för det ändamålet. Att poängsätta inflytande och berörthet är en bedömning från ledningen, inte ett uttalande om den andra partens faktiska uppfattning.
Att tilldela ägarskap, hålla reda på utfästelser och upprätthålla en signalrytm är uppgifter som tar tid, ofta mer än en organisation strukturellt avsätter för det. Den som vill veta vilken del av det administrativa och koordinerande arbetet som kan tas över av AI, utan att relationen själv tas ur händerna, hittar hos FTE TO AI:s arbetsanalys en beräkning per uppgift av vad som kvalificerar för det.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.