Eine Einfluss-Betroffenheits-Matrix zeigt, welche Stakeholder in welches Quadrant fallen. Was die Matrix nicht automatisch regelt, ist, wer diese Beziehung verwaltet. Und genau da geht es oft schief: Die Matrix wird ausgefüllt, das Quadrant wird besprochen, und danach verschwindet die Frage, wer den nächsten Schritt macht.
Das Bewerten eines Stakeholders auf Einfluss und Betroffenheit ist eine Momentaufnahme, gemacht von jemandem, der zu diesem Zeitpunkt den Überblick hat. Das ist meistens ein Projektleiter, ein Kommunikationsberater oder jemand aus Corporate Affairs. Dieselbe Person wird damit nicht automatisch Eigentümer der Beziehung. Eigenaarschap ist eine gesonderte Entscheidung, die unabhängig davon ist, wer die Bewertung ausgefüllt hat.
Die Verwechslung zwischen diesen beiden Rollen ist eine der häufigsten Ursachen dafür, dass ein Stakeholder zwischen zwei Stühlen landet. Jemand hat die Bewertung erstellt, niemand hat die Beziehung übernommen, und drei Monate später zeigt sich, dass niemand angerufen hat, als das nötig gewesen wäre.
Eigentümer einer Beziehung zu sein bedeutet, dass ein Name für den Kontakt verantwortlich ist, unabhängig davon, wer die letzte Bewertung ausgefüllt hat. Das ist jemand, der weiß, was los ist, der reagiert, wenn sich etwas ändert, und der ansprechbar ist, wenn ein Stakeholder sich nicht gehört fühlt. Es ist keine Aufgabe, die man nebenbei erledigt, ohne dass jemand davon weiß; es muss irgendwo festgelegt sein, wer das ist.
Wie Sie Einfluss bestimmen, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen und wie Sie Betroffenheit in derselben Situation beurteilen sind separate Fragen, aber beide speisen die Bewertung, auf deren Grundlage ein Eigentümer bestimmt wird. Die Bewertung ist der Ausgangspunkt. Eigenaarschap ist der Folgeschritt, der genauso oft übersprungen wie tatsächlich gemacht wird.
Die Frage, wer Eigentümer wird, wird komplizierter, sobald ein Stakeholder in mehreren Projekten vorkommt. Eine Gemeinde, die in Projekt A eine Genehmigung beurteilt und in Projekt B ein Subventionsgeber ist, wird vielleicht von zwei verschiedenen Personen angesprochen, mit unterschiedlichem Ton und unterschiedlichen Zusagen. Dieses Problem steht im Mittelpunkt der Frage wer Eigentümer einer Beziehung wird, wenn mehrere Projekte laufen, und genau das ist die Art von Situation, in der die Matrix allein nicht genügend Struktur bietet.
Es gibt keine einzig richtige Antwort darauf, wer in einem solchen Fall Eigentümer werden sollte. Es hängt davon ab, wer den meisten Kontakt hat, wer die Beziehung am längsten kennt, und davon, wie die Organisation Projekte untereinander abstimmt. Fest steht, dass die Antwort irgendwo festgelegt sein muss, damit nicht zufällig zwei Personen gleichzeitig Kontakt suchen, oder niemand.
Ein bestimmtes Quadrant erfordert besondere Aufmerksamkeit bei der Zuweisung von Eigenaarschap: der Stakeholder mit viel Einfluss, aber wenig Betroffenheit. Diese Partei hat wenig Grund, selbst die Initiative zu ergreifen, kann aber ein Projekt verzögern oder aufhalten, wenn die Beziehung vernachlässigt wird. Was Sie damit tun, wird ausgeführt in der Frage was Sie mit einem Stakeholder tun, der viel Einfluss, aber wenig persönliches Interesse am Ergebnis hat. Gerade bei diesem Quadrant ist Eigenaarschap nicht freiwillig: Ohne jemanden, der verantwortlich ist, bleibt diese Beziehung liegen, bis sie sich doch noch bemerkbar macht.
Sobald ein Eigentümer bestimmt ist, entsteht eine zweite Frage: Was geschieht mit den Zusagen, die in dieser Beziehung gemacht werden. Eine Zusage, die nur mündlich gemacht wurde, existiert für die Organisation nicht mehr, sobald derjenige, der sie gemacht hat, die Funktion wechselt. Wie Sie eine Zusage festhalten, ist beschrieben unter wie Sie eine Zusage festhalten, damit sie nicht mit der Person verschwindet, die sie gemacht hat. Das ist keine administrative Fußnote. Eine kleine Zusage, die nicht eingehalten wird, kostet oft mehr Vertrauen als eine große Investition, die ausbleibt. Stakeholder erinnern sich besser an Worte als an Beträge.
Die zugrunde liegende Frage, was eine Einfluss-Betroffenheits-Matrix ist, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, zeigt, dass die Matrix selbst keine Eigenaarschap zuweist. Die Matrix ordnet Stakeholder. Wer anschließend den Kontakt pflegt, wer Zusagen überwacht und wer eingreift, wenn eine Beziehung abkühlt, ist eine organisatorische Entscheidung, die separat getroffen werden muss. Ohne diese Entscheidung bleibt die Matrix ein Dokument, das irgendwann ausgefüllt wurde, statt ein Instrument, das den Kontakt tatsächlich steuert.
Diese Seite handelt davon, wer die Beziehung verwaltet, nicht davon, was ein Stakeholder von Ihrer Organisation hält. Letzteres wissen Sie erst, wenn der Stakeholder es selbst sagt, in einer Befragung, die dafür bestimmt ist. Das Bewerten von Einfluss und Betroffenheit ist eine Einschätzung des Managements, keine Aussage über die tatsächliche Auffassung des anderen.
Das Zuweisen von Eigenaarschap, das Nachhalten von Zusagen und das Aufrechterhalten eines Signal-Rhythmus sind Aufgaben, die Zeit kosten, oft mehr, als eine Organisation strukturell dafür einplant. Wer wissen möchte, welcher Teil dieser administrativen und koordinierenden Arbeit von KI übernommen werden kann, ohne dass die Beziehung selbst aus der Hand gegeben wird, findet beim Werkscan von FTE TO AI eine Berechnung pro Aufgabe, was dafür in Frage kommt.
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