Egy nagy organizáció ritkán rendelkezik egyetlen kapcsolattal egyetlen stakeholderrel. Egy önkormányzatnak folyamatban van egy engedélyezési eljárása, egy támogatási kérelme, és egy informális kapcsolata egy tanácsnokkal egy jövőbeli dossziéról. Három projektcsapat, egy stakeholder. A kérdést, hogy ki a tulajdonosa ennek, legtöbbször nem teszik fel, amíg valami elromlik: a tanácsnok két oldalról más történetet kap, vagy egy ígéretet az egyik projektből a másik projektben nem ismernek fel.
Egy mátrixorganizációban a projektstruktúra legtöbbször egyértelmű, de a kapcsolatstruktúra nem. Minden projektnek van egy projektvezetője, és az a projektvezető gyakran úgy viselkedik, mintha a stakeholderrel való kapcsolat a projekthez tartozna. Amint a projekt véget ér, a kapcsolat is eltűnik, még akkor is, ha a stakeholder megmarad. Ez az első hiba: a kapcsolatot projektelemként kezelik, holott a projekttől függetlenül létezik.
A második hiba az ellentéte: senki nem lesz tulajdonos, mert mindenki abból indul ki, hogy ezt már valaki más csinálja. Ez leginkább azoknál a stakeholdereknél fordul elő, akik egyszerre magas pontszámot érnek el a befolyás és az érintettség tekintetében is, pontosan azokban az esetekben, amikor a legnagyobb szükség van koordinációra. Hogy hogyan jön létre az a pontszám, azt a hogyan ítéli meg egy stakeholder befolyását és a hogyan állapítja meg, mennyire érintett egy stakeholder című oldalak írják le. Az ebből következő mátrixot az oldal, amely elmagyarázza, mi az a befolyás-érintettség mátrix ismerteti.
Kézenfekvőnek tűnik a tulajdonjogot a szenioritáshoz kötni: a teremben jelen lévő legmagasabb funkció lesz a tulajdonos. Ez nem működik, mert a szenioritás semmit nem mond arról, kinek van a legstrukturáltabb kapcsolata. Egy operatív vezető, aki hetente kapcsolatban áll egy környékbeli lakóval, többet tud arról a kapcsolatról, mint egy igazgató, aki évente kétszer beszél vele. A tulajdonjog a kapcsolatot követi, nem a funkciót.
Ami viszont működik, az az, hogy a tulajdonjogot ahhoz a kérdéshez kötjük, ki felel az adott stakeholdernek tett ígéretekért. Aki ígéreteket tesz anélkül, hogy azokat nyomon tudná követni, nem tulajdonos, hanem kockázat. Hogy egy ígéretet hogyan rögzítenek konkrétan, beleértve azt, ki, mit és mikor, azt az ígéret rögzítéséről szóló oldal ismerteti. Ez a rögzítés nélkül a kérdés, ki a tulajdonos, elsősorban elméleti, mert nincs semmi, amihez az illetőt számon lehetne kérni.
A gyakorlati megoldás nem bonyolult: egy személy lesz a kapcsolat tulajdonosa, függetlenül attól, melyik projekt fut éppen. Annak a személynek nem kell minden projektben részt vennie, de tudnia kell, mit mondtak az organizáció nevében az adott stakeholdernek, bármelyik projektben is történt az. Ez egy olyan nyilvántartást igényel, amely független a projektadminisztrációtól: egy hely, ahová minden, az adott stakeholdernek tett ígéret befut, függetlenül attól, ki tette azt.
Ez a nyilvántartás pontosan az, amivel a kapcsolat tulajdonjogáról szóló oldal foglalkozik: nem mint absztrakt organizációs alapelv, hanem mint kérdés, ki tartja számon az összképet, amint egynél több projekt fut egyszerre. E kérdés megválaszolása nélkül olyan helyzet áll elő, amelyben a tanácsnok, a környékbeli lakó vagy az újságíró ugyanazon organizáció három különböző verzióját hallja, nem azért, mert valaki hazudik, hanem mert senki nem látja az egészet.
Egy projektnek van befejezési dátuma. Egy ígéretnek nem mindig. Egy ígéret, hogy fél év múlva visszatérnek egy kérdésre, tovább él azután is, hogy a projekt, amelyben az ígéret született, már lezárult, és a csapatot feloszlatták. A kapcsolat tulajdonosa nélkül nincs már senki, aki látná közeledni ezt a határidőt. Hogy ki tartja számon ezeket a határidőket az organizációban, és hogyan kerülhető el, hogy egy ígéret csendben elévüljön, azt a határidő betartásának felügyeletéről szóló oldal ismerteti. Pontosan ez az oka annak, hogy egy kicsi, be nem tartott ígéret gyakran több bizalmat rombol, mint egy nagy beruházás elmaradása: a kicsi ígéret konkrét volt és ellenőrizhető, a nagy beruházásnak viszont soha nem volt kőbe vésett dátuma.
Annak nyomon követése, ki minek a tulajdonosa, melyik ígéret melyik stakeholderhez tartozik, és melyik határidő fut még, nagyrészt administratív munka: jelzések összegyűjtése, egy dossziéhoz kapcsolása, emlékeztető beállítása. Ez pontos munka, de nem feltétlenül olyan munka, amelyet egy szűkösen elérhető, szenior munkatársnak kell elvégeznie. Aki szeretné megtudni, mely feladatok ilyen jellegű részét lehet AI-jal átvenni, és melyiket nem, azt a FTE TO AI munkaszcenáriójával kiszámíttathatja, amely feladatonként megmutatja, hol illik az automatizálás, és hol nem.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.