Matrika vpliva in prizadetosti postavlja nasproti dve vprašanji: koliko vpliva ima deležnik in kako prizadet je ta deležnik zaradi tega, kar se dogaja. Pri enem projektu je to pregledna vaja. Pri več projektih, ki potekajo hkrati, se vprašanje spremeni. Isti deležnik ima lahko pri enem projektu majhen vpliv in pri drugem velik. Isti deležnik je lahko pri enem projektu komaj prizadet in pri drugem globoko.
Prva izbira, ki jo je treba narediti, je, ali bo ena matrika za celoten krog deležnikov, ali matrika po projektu. Ena sama matrika za vse skupaj poda povprečje, ki ne ustreza nobenemu od projektov. Prebivalec v okolici, ki je hudo prizadet zaradi gradbenega projekta, a nima nič opraviti z reorganizacijo, izgine v povprečju, če se oba projekta združita v eno oceno.
Natančen način delovanja tega ocenjevanja in vprašanja, ki pri tem pomagajo, so opisani na kako ocenite vpliv, kadar poteka več projektov hkrati. Prizadetost zahteva nekoliko drugačen nabor vprašanj, ker ne govori o moči, temveč o posledici; ta razlika je razdelana na kako ocenite prizadetost, kadar poteka več projektov hkrati. Kdor ti dve oceni po projektu obravnava ločeno, vidi, kam mora pozornost v določenem trenutku dejansko iti, namesto k povprečju, ki nikjer ne ustreza natančno.
Če se isti deležnik pojavlja v več matrikah, se pojavi drugo vprašanje, ki je prav tako pomembno kot ocena sama: kdo je lastnik tega odnosa. Ne kdo je lastnik projekta, temveč kdo je kontaktna oseba za tega konkretnega deležnika, prek vseh projektov. Brez te odločitve lahko deležnik hkrati od dveh projektnih ekip sliši drugačno zgodbo, ali izve od ene ekipe nekaj, česar druga ekipa še ni znala povedati.
Vprašanje, kdo postane ta lastnik, in kateri premisleki so pri tem pomembni, je opisano na kdo postane lastnik odnosa, kadar poteka več projektov. Odgovor je odvisen od organizacije: včasih je to oseba z najdaljšo zgodovino z deležnikom, včasih vodja projekta z najvišjo oceno prizadetosti za tega deležnika, včasih posebna vloga, ki pregleduje prek vseh projektov. Matrika z več projekti torej ne prinaša le ocen, temveč tudi razdelitev lastništva, ki jo je treba dokumentirati, sicer izgine, takoj ko nekdo zamenja vlogo.
Kdor potrebuje širšo razlago, kaj matrika vpliva in prizadetosti natančno pomeni, ne glede na vprašanje, koliko projektov poteka, jo najde na kaj natanko pomeni matrika vpliva in prizadetosti.
Matrika z več projekti in več lastniki povečuje eno tveganje: možnost, da eden od teh lastnikov deležniku obljubi nekaj, česar drug del organizacije ne izpolni. Neizpolnitev majhne obljube stane več zaupanja kot neizvedba velike naložbe. Pri enem projektu z eno kontaktno osebo je to tveganje obvladljivo. Pri več projektih z več lastniki, ki govorijo z istim deležnikom, se to tveganje kopiči, razen če so zaveze nekje centralno dokumentirane.
Kako se zaveza dokumentira, tako da se ne izgubi med projektnimi ekipami, je opisano na kako dokumentirate zavezo. In ker ima zaveza pogosto rok, ki ga nihče ne opazi, dokler ni že potekel, se pojavi tudi vprašanje, kdo spremlja rok, razdelano na kdo spremlja rok. Obe vprašanji izhajata neposredno iz trenutka, ko matrika zajema več projektov in več lastnikov: ocenjevanje je začetek, spremljanje pa je tisto, kar odloča.
Ta matrika, ne glede na to, kako skrbno je zgrajena po projektu in po lastniku, ne pove nič o tem, kaj deležnik dejansko meni o enem od potekajočih projektov. Matrika razvršča vpliv in prizadetost, kot ju ocenjuje organizacija. Kaj deležnik resnično misli, se izkaže šele takrat, ko to sam pove, v pogovoru, odzivu na zavezo, ali signalu, ki nekje prispe.
Vzdrževanje več matrik, več lastnikov in več zavez je delo, ki poteka naprej, dokler projekti trajajo: posodabljanje ocen, prenos lastništva ob kadrovskih spremembah, opozarjanje na roke, preden potečejo. Del tega vzdrževalnega dela je rutinske narave. Delovni pregled podjetja FTE TO AI za vsako nalogo izračuna, kateri del tega dela je mogoče prevzeti z AI, tako da postane razvidno, kam gre čas, in kje se ta čas sprosti za pogovor z deležnikom samim.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.