Kennisbank

Lastništvo odnosa pri več hkrati potekajočih projektih

Velika organizacija le redko ima en odnos z enim deležnikom. Občina ima tekoč postopek za dovoljenje, prošnjo za subvencijo, in neuradno linijo z občinskim svetnikom glede prihodnjega dosjeja. Tri projektne ekipe, en deležnik. Vprašanje, kdo je lastnik tega odnosa, se navadno ne zastavi, dokler ne gre kaj narobe: občinski svetnik z dveh strani sliši drugačno zgodbo, ali pa zaveza iz enega projekta v drugem projektu ni prepoznana.

Zakaj lastništvo ne nastane samo od sebe

V matrični organizaciji je projektna struktura navadno jasna, struktura odnosov pa ni. Vsak projekt ima svojega vodjo projekta, in ta vodja se pogosto obnaša, kot da odnos z deležnikom pripada projektu. Ko se projekt konča, odnos izgine z njim, tudi če deležnik ostane. To je prva napaka: odnos se obravnava kot del projekta, namesto kot nekaj, ki obstaja ločeno od projekta.

Druga napaka je nasprotna: nihče ne postane lastnik, ker vsak domneva, da to že počne nekdo drug. To se dogaja predvsem pri deležnikih, ki hkrati visoko ocenjujejo na vplivu in prizadetosti, prav pri primerih, kjer je usklajevanje najbolj potrebno. Kako ta ocena nastane, je opisano na straneh o tem, kako ocenite vpliv deležnika in tem, kako ugotovite, kako prizadet je deležnik. Matrika, ki iz tega izhaja, je pojasnjena na strani, ki pojasnjuje, kaj je matrika vpliva in prizadetosti.

Lastništvo ni hierarhično vprašanje

Zdi se logično, da bi lastništvo povezali s senioriteto: lastnik postane najvišja funkcija v prostoru. To ne deluje, ker senioriteta nič ne pove o tem, kdo ima najbolj strukturiran stik. Operativni vodja, ki tedensko komunicira s prebivalcem v okolici, ve o tem odnosu več kot direktor, ki z njim govori dvakrat na leto. Lastništvo sledi odnosu, ne funkciji.

Kar pa deluje, je povezovanje lastništva z vprašanjem, kdo je odgovoren za zaveze, ki so dane temu deležniku. Nekdo, ki daje zaveze, ne da bi jih lahko spremljal, ni lastnik, ampak tveganje. Kako se zaveza konkretno zapiše, vključno s tem, kdo, kaj in kdaj, je opisano na strani o zapisovanju zaveze. Brez tega zapisa je vprašanje, kdo je lastnik, predvsem teoretično, ker ni ničesar, na kar bi se lahko skliceval.

En lastnik, več projektov

Praktična rešitev ni zapletena: en človek postane lastnik odnosa, ne glede na to, kateri projekt teče. Ta oseba ni nujno vključena v vsak projekt, mora pa vedeti, kaj je bilo v imenu organizacije rečeno temu deležniku, v katerem koli projektu. To zahteva register, ločen od projektne administracije: mesto, kamor pride vsaka zaveza do tega deležnika, ne glede na to, kdo jo je dal.

Ravno o tem registru govori stran o lastništvu odnosa: ne kot organizacijsko načelo v abstraktnem smislu, ampak kot vprašanje, kdo vodi pregled, ko hkrati teče več kot en projekt. Brez odgovora na to vprašanje nastane scenarij, v katerem občinski svetnik, prebivalec v okolici ali novinar sliši tri različne verzije iste organizacije, ne ker bi kdo lagal, ampak ker nihče ne vidi celote.

Roki tečejo naprej, tudi če se projekt konča

Projekt ima končni datum. Zaveza ne vedno. Zaveza, da se čez pol leta poroča nazaj, teče naprej tudi po tem, ko je projekt, v katerem je bila ta zaveza dana, že zaključen in je ekipa razpuščena. Brez lastnika odnosa ni več nikogar, ki bi ta rok opazil, ko se približuje. Kdo v organizaciji spremlja te roke in kako se prepreči, da bi zaveza tiho zastarala, je opisano na strani o spremljanju roka. To je prav razlog, zakaj majhna, nespoštovana zaveza pogosto stane več zaupanja kot izostanek velike naložbe: majhna zaveza je bila konkretna in preverljiva, velika naložba pa ni imela nikoli trdnega datuma.

Od lastništva odnosa do delovne analize

Vodenje evidence, kdo je kje lastnik, katera zaveza sodi h kateremu deležniku in kateri rok še teče, je večinoma administrativno delo: zbiranje signalov, povezovanje z dosjejem, postavljanje opomnika. To je natančno delo, vendar ni nujno delo, ki bi ga moral opravljati redek, senioren sodelavec. Kdor želi vedeti, kateri del takšnih nalog je mogoče prenesti na AI in kateri del ni, lahko to izračuna z delovno analizo podjetja FTE TO AI, ki za vsako nalogo pokaže, kje avtomatizacija ustreza in kje ne.