Uma matriz de influência-afetação coloca duas perguntas uma em frente à outra: quanta influência tem um stakeholder, e quão afetado é esse stakeholder pelo que está a acontecer. Com um único projeto, isso é um exercício claro. Com múltiplos projetos que decorrem simultaneamente, a pergunta muda. O mesmo stakeholder pode ter pouca influência num projeto e muita noutro. O mesmo stakeholder pode ser pouco afetado por um projeto e profundamente afetado por outro.
A primeira escolha a fazer é se haverá uma única matriz para todo o círculo de stakeholders, ou uma matriz por projeto. Uma única matriz para tudo em simultâneo produz uma média que não corresponde a nenhum dos projetos. Um residente próximo que é fortemente afetado por um projeto de construção, mas que nada tem a ver com uma reorganização, desaparece na média se ambos os projetos forem combinados numa única pontuação.
A forma exata como funciona essa pontuação, e quais perguntas ajudam nesse processo, está descrita em como pontua a influência quando há vários projetos em curso simultaneamente. A afetação exige um conjunto de perguntas ligeiramente diferente, porque não trata de poder mas de consequência; essa distinção está desenvolvida em como pontua a afetação quando há vários projetos em curso simultaneamente. Quem mantém estas duas pontuações separadas por projeto vê para onde a atenção deve realmente ir num determinado momento, em vez de para uma média que não se aplica exatamente a nada.
Se o mesmo stakeholder reaparece em várias matrizes, surge uma segunda questão tão importante como a própria pontuação: quem é o proprietário dessa relação. Não quem é o proprietário do projeto, mas quem é o ponto de contacto para este stakeholder específico, em todos os projetos. Sem essa escolha, um stakeholder pode receber, ao mesmo tempo, uma história diferente de duas equipas de projeto, ou pode ouvir de uma equipa algo que a outra ainda não sabia contar.
A questão de quem se torna esse proprietário, e quais considerações estão envolvidas, está em quem se torna proprietário de uma relação quando há vários projetos em curso. A resposta depende da organização: por vezes é a pessoa com o historial mais longo com um stakeholder, por vezes quem lidera o projeto com a pontuação de afetação mais elevada para esse stakeholder, por vezes uma função separada que olha transversalmente para os projetos. Uma matriz com múltiplos projetos produz, portanto, não apenas pontuações, mas também uma distribuição de propriedade que precisa de ser registada, caso contrário desaparece assim que alguém muda de função.
Quem precisa de uma explicação mais ampla sobre o que exatamente é uma matriz de influência-afetação, independentemente de quantos projetos estão em curso, encontra-a em o que exatamente implica uma matriz de influência-afetação.
Uma matriz com múltiplos projetos e múltiplos proprietários agrava um risco: a possibilidade de um desses proprietários assumir um compromisso perante um stakeholder que outra parte da organização não cumpre. Não cumprir um pequeno compromisso custa mais confiança do que não fazer um grande investimento. Com um único projeto e um único ponto de contacto, esse risco é controlável. Com múltiplos projetos e múltiplos proprietários que falam com o mesmo stakeholder, esse risco acumula-se, a menos que os compromissos fiquem registados centralmente em algum lugar.
Como se regista um compromisso, de forma a não se perder entre equipas de projeto, está em como regista um compromisso. E porque um compromisso muitas vezes tem um prazo que ninguém vê aproximar-se até já ter passado, há também a questão de quem vigia um prazo, desenvolvida em quem vigia um prazo. Ambas as perguntas resultam diretamente do momento em que uma matriz abrange múltiplos projetos e múltiplos proprietários: pontuar é o começo, vigiar é o que realmente importa.
Esta matriz, por muito cuidadosamente construída por projeto e por proprietário, nada diz sobre o que um stakeholder realmente pensa de um dos projetos em curso. A matriz organiza a influência e a afetação tal como a organização as estima. O que um stakeholder realmente pensa só se revela no momento em que ele próprio o diz, numa conversa, numa reação a um compromisso, ou num sinal que chega de algum lugar.
Manter múltiplas matrizes, múltiplos proprietários e múltiplos compromissos é um trabalho que continua enquanto os projetos decorrem: atualizar pontuações, transferir a propriedade em caso de mudanças de pessoal, sinalizar prazos antes de expirarem. Parte desse trabalho de manutenção é de natureza rotineira. A análise de trabalho da FTE TO AI calcula, por tarefa, qual parte desse trabalho pode ser assumida pela IA, tornando visível para onde vai o tempo e onde esse tempo fica disponível para a conversa com o próprio stakeholder.
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