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Quem controla se um prazo foi cumprido

Um compromisso costuma ter um prazo associado. Até ao final do ano, até à próxima assembleia de acionistas, dentro de dois trimestres. No momento em que o prazo é mencionado, parece claro. Um ano depois, a questão é quem ainda sabe que estava a decorrer, e quem prestou atenção à aproximação da data.

O prazo em si não vigia nada. Uma data num relatório, num comunicado de imprensa ou numa promessa de sala de reuniões é uma anotação, não um mecanismo. Sem um responsável e sem um lugar onde o estado é acompanhado, o prazo desaparece na pilha de coisas que um dia foram ditas. Quando alguém perguntar por ele, a questão já não é se foi cumprido, mas se alguém ainda se lembra dele.

O que um prazo precisa para ser vigiado

Um prazo só se torna algo que pode ser vigiado quando três coisas estão estabelecidas: quem fez o compromisso, o que exatamente foi prometido, e quando deveria estar concluído. Faltando um destes três elementos, não há prazo para vigiar, apenas a memória de uma declaração. É também o que se faz com um compromisso de um antecessor: sem o registo do acordo original, resta apenas a questão de saber se alguém ainda se lembra dele, e isso não é base para orientar seja o que for.

O responsável por um prazo não é automaticamente quem o pronunciou. Os administradores mudam, as pastas deslocam-se, e um compromisso feito há três anos pode recair sobre alguém que não estava presente quando foi assumido. Vigiar significa que o prazo tem um lugar que não depende da memória de uma única pessoa.

Por que um prazo que se aproxima deve ser visível antes de expirar

A utilidade da vigilância não está no momento em que um prazo expira, mas no período anterior. Um prazo que só surge no dia em que termina já não permite qualquer escolha. Já não há tempo para corrigir algo, explicar por que motivo algo demora mais, ou avisar antecipadamente que algo não vai ser cumprido.

Um ritmo de sinalização que traz os prazos à superfície a tempo dá espaço para agir antes de a pressão do próprio prazo se tornar o único sinal. Isso não altera o número de compromissos cumpridos, mas sim a forma como uma organização os gere: corrigir a tempo pesa diferente de explicar a posteriori.

Pequeno ou grande, a vigilância é a mesma

Há uma tentação de só acompanhar os grandes prazos: o compromisso estratégico, a promessa pública, o objetivo que consta no relatório anual. O compromisso mais pequeno, feito numa conversa com uma comunidade local ou numa resposta a uma pergunta de um jornalista, acaba então sem responsável e sem data.

Essa distinção não é evidentemente sensata. O que custa quando um pequeno compromisso não é cumprido não está relacionado com a dimensão do compromisso, mas com a visibilidade que ele tem para quem o ouviu. Uma promessa pequena e específica que não é cumprida é muitas vezes mais fácil de verificar pelo destinatário do que uma grande ambição ainda em execução. A vigilância de prazos funciona por isso melhor quando não seleciona pela dimensão, mas pelo simples facto de haver uma data associada.

Registar não é o mesmo que comprovar

Vigiar um prazo e ter cumprido um prazo são duas coisas diferentes. A vigilância garante que a organização sabe a tempo o que está em jogo. Comprovar que um compromisso foi cumprido é um passo separado, que exige um registo: quando o compromisso foi feito, quem o fez, o que aconteceu, e quando. Sem esse registo, um resultado permanece uma afirmação, mesmo que seja factualmente correto. Isto liga-se diretamente a como se regista um compromisso e como se comprova que foi cumprido, e à questão quem vigia um prazo e como se comprova que aconteceu: vigilância e prestação de contas são dois passos que são ambos necessários, não um único passo que por acaso tem dois nomes.

Onde se encaixa a Trust Baseline

A Trust Baseline consiste num levantamento interno a par de um levantamento externo junto das partes interessadas. A diferença entre essas duas imagens é o primeiro resultado. A isto acresce um rastreador de compromissos que mantém os compromissos, os seus responsáveis e os seus prazos, com um ritmo de sinalização que mostra a tempo o que se aproxima. Isto não é uma afirmação sobre o que uma parte interessada pensa disso: nós medimos a diferença entre o que a administração pensa ter dito e o que foi registado, não o que o destinatário retém dele.

A ferramenta está em construção. Quem já quiser utilizá-la agora pode inscrever-se na lista de espera; ainda não há nada que possamos entregar hoje.

Quem vigia um prazo geralmente também acompanha quando é necessário reportar sobre ele, e isso suscita uma questão que vai além do rastreador em si, nomeadamente como se reporta sobre compromissos de uma forma que se sustenha. Acompanhar prazos, sinalizar a tempo e compor um relatório são, cada uma, tarefas compostas por passos recorrentes e identificáveis. Para quem quer saber que parte disso pode ser assumida pela IA e que parte permanece trabalho humano, a análise de trabalho da FTE TO AI dá, por tarefa, um cálculo dessa proporção.