Um compromisso é muitas vezes expresso num momento em que isso não parece adequado: numa conversa com um residente local, num debate em painel, numa resposta a uma pergunta de um jornalista. A formulação é então oral, o contexto é específico, e não há ninguém que naquele momento registe exatamente o que foi dito. A formalização não começa, portanto, num sistema, mas na consciência de que uma afirmação pode ter-se tornado um compromisso sem que ninguém tivesse essa intenção.
Um compromisso que apenas existe como memória, existe de forma diferente para pessoas diferentes. Quem fez o compromisso lembra-se da intenção. Quem o ouviu lembra-se das palavras. Essas duas coisas nem sempre coincidem. Uma formalização precisa, portanto, no mínimo: quem fez o compromisso, a quem, o que exatamente foi dito ou escrito, e em que contexto. Sem esses quatro elementos, surge mais tarde uma discussão sobre o que afinal se pretendia dizer, e essa discussão já é em si um sinal de que a confiança está sob pressão.
A formalização não é um arquivo. Um compromisso que apenas foi registado e depois nunca mais foi consultado faz o mesmo que um compromisso que não foi registado: desaparece de vista até que alguém pergunte por ele externamente.
A maioria das organizações consegue registar um compromisso. O problema está no que acontece depois. Um compromisso tem um momento em que deve ter sido cumprido, e esse momento vai-se deslocando à medida que a agenda da organização muda. Não basta, portanto, uma formalização; é preciso algo que continue a acompanhar essa formalização. Sem esse mecanismo, quem monitoriza um prazo torna-se uma pergunta que ninguém consegue responder no momento em que uma parte interessada a coloca.
É por isso que uma formalização e uma monitorização não funcionam isoladamente uma da outra. Formalizar sem monitorizar resulta numa lista que ninguém consulta. Monitorizar sem formalizar não é possível, porque não há nada para monitorizar.
Existe a suposição de que os grandes compromissos, com um orçamento elevado ou grande visibilidade, precisam de mais atenção. Na prática, a confiança funciona de forma diferente. Um pequeno compromisso, feito de passagem, é muitas vezes lembrado pelo destinatário de forma mais específica do que uma grande promessa de investimento, porque o pequeno compromisso é mais pessoal e mais direto de verificar. O que isso significa para a confiança que está em jogo está descrito em quanto custa um pequeno compromisso que não cumpre. A formalização não deve, portanto, selecionar com base na dimensão. Todo o compromisso expresso externamente merece o mesmo momento de formalização, independentemente de parecer pequeno.
Monitorizar um compromisso significa saber se ainda está pendente. Demonstrar que foi cumprido é uma questão diferente: trata-se do momento em que alguém pergunta por isso externamente, ou em que deve ser reportado internamente. Estas duas questões são muitas vezes confundidas, mas a formalização necessária para monitorizar não é automaticamente adequada para demonstrar. Demonstrar exige uma formalização anterior ao momento do cumprimento, de modo a que não possa surgir dúvida sobre se o compromisso foi ajustado a posteriori ao que realmente aconteceu. A forma como estas duas etapas juntas constituem uma formalização que também se mantém válida na altura da reportagem está detalhada em como formaliza um compromisso e como demonstra que foi cumprido.
Parte dos compromissos que uma organização carrega não foi feita por quem atualmente é responsável por eles. Um administrador sai, um porta-voz muda de função, e o compromisso fica esquecido sem que o sucessor saiba que ele existe. Trata-se de uma situação distinta, que não se resolve apenas com melhor formalização, mas com uma transição que toma a formalização como ponto de partida. O que fazer com um compromisso herdado está descrito em o que fazer com um compromisso de um antecessor.
Antes de um compromisso poder ser formalizado, tem de ser reconhecido como compromisso. Isso não é evidente: uma frase como "vamos analisar isso com seriedade" pode ser entendida por quem a diz como uma forma simpática de encerrar uma conversa, e ser recordada pelo destinatário como uma promessa. Como evitar que este tipo de afirmações se acumule fora da vista de quem as deveria monitorizar está descrito em como evitar compromissos que ninguém conhece.
Uma formalização torna um compromisso visível. Não diz nada sobre se o compromisso era o correto, nem sobre o que uma parte interessada pensa dele no momento em que é cumprido ou não. Isso continua a ser uma observação externa, que aqui não pretendemos conhecer antes de a própria parte interessada a expressar.
A Trust Baseline da FTE TO AI destina-se a reunir esta formalização, monitorização e reportagem num rastreador de compromissos e num ritmo de sinalização. A ferramenta está em construção. Quem tiver interesse pode inscrever-se na lista de espera; não há, por agora, nada a encomendar.
A formalização e a monitorização de compromissos consome tempo, muitas vezes sob a forma de manter lembretes, elaborar visões gerais de estado e redigir textos de reportagem. Parte desse trabalho é de natureza repetitiva. Quem quiser saber que parte deste tipo de tarefas pode ser assumida por IA pode calculá-lo com a análise de trabalho (werkscan) da FTE TO AI, que indica, por tarefa, o que se qualifica para tal.
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