Uma grande organização raramente tem apenas uma relação com um stakeholder. Um município tem um processo de licenciamento em curso, um pedido de subsídio, e uma linha informal com um vereador sobre um dossiê futuro. Três equipas de projeto, um stakeholder. A pergunta sobre quem é o proprietário dessa relação normalmente não é feita até que algo corra mal: o vereador recebe uma versão diferente de dois lados diferentes, ou um compromisso assumido num projeto não é reconhecido noutro projeto.
Numa organização matricial, a estrutura de projetos costuma ser clara, mas a estrutura de relações não é. Cada projeto tem um líder de projeto, e esse líder de projeto comporta-se muitas vezes como se a relação com o stakeholder pertencesse ao projeto. Assim que o projeto termina, a relação desaparece com ele, mesmo que o stakeholder permaneça. Esse é o primeiro erro: uma relação é tratada como parte do projeto em vez de algo que existe independentemente do projeto.
O segundo erro é o inverso: ninguém se torna proprietário porque todos assumem que outra pessoa já o faz. Isso acontece sobretudo com stakeholders que pontuam alto tanto em influência como em impacto ao mesmo tempo, precisamente os casos em que a coordenação é mais necessária. A forma como essa pontuação é determinada está descrita nas páginas sobre como avalia a influência de um stakeholder e como determina o grau de impacto sobre um stakeholder. A matriz que resulta disso é explicada em a página que explica o que é uma matriz de influência-impacto.
É tentador associar o eigenaarschap à senioridade: a função mais alta na sala torna-se proprietária. Isso não funciona, porque a senioridade nada diz sobre quem tem o contacto mais estrutural. Um gestor operacional que tem contacto semanal com um residente vizinho sabe mais sobre essa relação do que um diretor que fala com ele duas vezes por ano. O eigenaarschap segue a relação, não a função.
O que funciona é associar o eigenaarschap à questão de quem é responsável pelos compromissos assumidos junto desse stakeholder. Alguém que assume compromissos sem conseguir acompanhá-los não é um proprietário, mas um risco. A forma como um compromisso é registado em concreto, incluindo quem, o quê e quando, está descrita em a página sobre o registo de um compromisso. Sem esse registo, a pergunta sobre quem é o proprietário é sobretudo teórica, porque não há nada a que se possa recorrer.
A solução prática não é complicada: uma pessoa torna-se proprietária da relação, independentemente do projeto que esteja em curso. Essa pessoa não precisa de estar envolvida em cada projeto, mas deve saber o que foi dito em nome da organização a esse stakeholder, seja em que projeto for. Isso exige um registo independente da administração de projetos: um local onde cada compromisso assumido junto desse stakeholder é registado, independentemente de quem o assumiu.
Esse registo é precisamente o tema de a página sobre o eigenaarschap de uma relação: não como princípio organizacional em sentido abstrato, mas como a questão de quem mantém a visão de conjunto quando há mais do que um projeto em curso simultaneamente. Sem responder a essa questão, surge o cenário em que o vereador, o residente vizinho ou o jornalista ouve três versões diferentes da mesma organização, não porque alguém mente, mas porque ninguém vê o todo.
Um projeto tem uma data de conclusão. Um compromisso nem sempre tem. Um compromisso de dar um retorno dentro de meio ano continua a correr depois de o projeto em que esse compromisso foi assumido já ter terminado e a equipa ter sido dissolvida. Sem um proprietário da relação, já não há ninguém que veja esse prazo a aproximar-se. Quem acompanha esses prazos na organização, e como se evita que um compromisso caduque silenciosamente, está descrito em a página sobre o acompanhamento de um prazo. É exatamente por isso que um pequeno compromisso não cumprido custa muitas vezes mais confiança do que a falta de um grande investimento: o pequeno compromisso era concreto e verificável, o grande investimento nunca teve uma data fixa.
Manter o registo de quem é proprietário de quê, qual compromisso pertence a qual stakeholder e qual prazo ainda está a correr é, em grande parte, trabalho administrativo: recolher sinais, associá-los a um dossiê, colocar um lembrete. É trabalho meticuloso, mas não necessariamente trabalho que um colaborador sénior e escasso deva fazer. Quem quiser saber qual parte desse tipo de tarefas pode ser assumida pela IA e qual parte não pode, pode calculá-lo com o werkscan da FTE TO AI, que indica por tarefa onde a automatização se aplica e onde não se aplica.
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