Įtakos ir paveiktumo matrica priešpriešina du klausimus: kiek įtakos turi suinteresuotoji šalis ir kiek ta suinteresuotoji šalis yra paveikta to, kas vyksta. Esant vienam projektui, tai apžvelgiamas pratimas. Esant keliems projektams, kurie vyksta vienu metu, klausimas pasikeičia. Ta pati suinteresuotoji šalis viename projekte gali turėti mažai įtakos, o kitame – daug. Ta pati suinteresuotoji šalis viename projekte gali būti paveikta vos vos, o kitame – iš esmės.
Pirmasis pasirinkimas, kurį reikia priimti, yra ar sukurti vieną matricą visam suinteresuotųjų šalių ratui, ar matricą pagal projektą. Viena bendra matrica visiems iš karto duoda vidurkį, kuris netinka nė vienam iš projektų. Aplinkinis gyventojas, kurį labai paveikia statybos projektas, bet kuris neturi nieko bendra su reorganizacija, dingsta vidurkyje, jei abu projektai sujungiami į vieną balą.
Kaip tiksliai veikia šis vertinimas balais ir kokie klausimai tuo metu padeda, aprašyta kaip vertinti įtaką balais, kai vienu metu vyksta keli projektai. Paveiktumui reikia kiek kitokio klausimų rinkinio, nes tai kalba ne apie galią, o apie pasekmę; šis skirtumas išdėstytas kaip vertinti paveiktumą balais, kai vienu metu vyksta keli projektai. Kas šiuos du balus laiko atskirai pagal projektą, mato, kur dėmesys konkrečiu momentu tikrai turi krypti, o ne į vidurkį, kuris niekur tiksliai netinka.
Jei ta pati suinteresuotoji šalis pasikartoja keliose matricose, kyla antras klausimas, kuris yra tiek pat svarbus, kiek ir pats balas: kas yra to santykio savininkas. Ne kas yra projekto savininkas, o kas yra kontaktinis asmuo šiai konkrečiai suinteresuotajai šaliai, visų projektų atveju. Neturint tokio pasirinkimo, suinteresuotoji šalis gali vienu metu iš dviejų projektų komandų išgirsti skirtingą istoriją, arba iš vienos komandos sužinoti tai, ko kita komanda dar nežinojo pasakyti.
Klausimas, kas tampa tuo savininku, ir kokie svarstymai tuo metu turi reikšmės, aprašytas kas tampa santykio savininku, kai vyksta keli projektai. Atsakymas priklauso nuo organizacijos: kartais tai asmuo, turintis ilgiausią istoriją su suinteresuotąja šalimi, kartais tas, kuris vadovauja projektui su didžiausiu paveiktumo balu tai suinteresuotajai šaliai, kartais atskiras vaidmuo, kuris žvelgia skersai visų projektų. Matrica su keliais projektais taigi suteikia ne tik balus, bet ir savininkystės paskirstymą, kurį reikia užfiksuoti, kitaip jis dingsta, vos kam pasikeičia vaidmuo.
Kas norėtų platesnio paaiškinimo, kas iš tikrųjų yra įtakos ir paveiktumo matrica, nepriklausomai nuo klausimo, kiek projektų vyksta, tai ras kas tiksliai yra įtakos ir paveiktumo matrica.
Matrica su keliais projektais ir keliais savininkais padidina vieną riziką: tikimybę, kad vienas iš tų savininkų kažką pažada suinteresuotajai šaliai, ko kita organizacijos dalis neįvykdys. Neįvykdytas mažas pažadas kainuoja daugiau pasitikėjimo nei neatlikta didelė investicija. Esant vienam projektui su vienu kontaktiniu asmeniu, ši rizika yra apžvelgiama. Esant keliems projektams su keliais savininkais, kalbančiais su ta pačia suinteresuotąja šalimi, ši rizika kaupiasi, jei įsipareigojimai kažkur nefiksuojami centralizuotai.
Kaip įsipareigojimas fiksuojamas, kad jis nepasimestų tarp projektų komandų, aprašyta kaip fiksuoti įsipareigojimą. Ir kadangi įsipareigojimas dažnai turi terminą, kurio niekas nepastebi, kol jis nesueina, kyla ir klausimas, kas stebi terminą, išdėstytas kas stebi terminą. Abu klausimai tiesiogiai kyla iš momento, kai matrica apima kelis projektus ir kelis savininkus: vertinimas balais yra pradžia, stebėjimas – tai, kas svarbiausia.
Ši matrica, kad ir kaip kruopščiai sudaryta pagal projektą ir pagal savininką, nepasako nieko apie tai, ką suinteresuotoji šalis iš tikrųjų mano apie vieną iš vykstančių projektų. Matrica sutvarko įtaką ir paveiktumą taip, kaip organizacija tai vertina. Ką suinteresuotoji šalis iš tiesų mano, paaiškėja tik tada, kai ji tai pati pasako – pokalbyje, reakcijoje į įsipareigojimą, ar signale, kuris kažkur ateina.
Kelių matricų, kelių savininkų ir kelių įsipareigojimų priežiūra yra darbas, kuris tęsiasi tol, kol vyksta projektai: balų atnaujinimas, savininkystės perdavimas keičiantis personalui, terminų signalizavimas prieš jiems sueinant. Dalis šio priežiūros darbo yra rutininio pobūdžio. FTE TO AI darbo skenavimas apskaičiuoja pagal užduotį, kokią dalį šio darbo galima perduoti dirbtiniam intelektui, kad būtų aišku, kur eina laikas ir kur tas laikas atsilaisvina pokalbiui su pačia suinteresuotąja šalimi.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.