Eine Einfluss-Betroffenheitsmatrix stellt zwei Fragen gegenüber: wie viel Einfluss hat ein Stakeholder, und wie stark ist dieser Stakeholder von dem betroffen, was geschieht. Bei einem Projekt ist das eine übersichtliche Übung. Bei mehreren Projekten, die gleichzeitig laufen, ändert sich die Frage. Derselbe Stakeholder kann beim einen Projekt wenig Einfluss haben und beim anderen viel. Derselbe Stakeholder kann durch das eine Projekt kaum betroffen sein und durch das andere gravierend.
Die erste Entscheidung, die getroffen werden muss, ist, ob es eine einzige Matrix für den gesamten Stakeholderkreis gibt, oder eine Matrix pro Projekt. Eine einzelne Matrix für alles zusammen liefert einen Durchschnitt, der für keines der Projekte stimmt. Ein Anwohner, der von einem Bauprojekt stark betroffen ist, aber mit einer Reorganisation nichts zu tun hat, verschwindet im Durchschnitt, wenn beide Projekte in einer Bewertung zusammengeführt werden.
Wie diese Bewertung genau funktioniert und welche Fragen dabei helfen, steht beschrieben unter wie Sie Einfluss bewerten, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen. Betroffenheit erfordert einen leicht anderen Fragenkatalog, weil es dabei nicht um Macht geht, sondern um Konsequenz; dieser Unterschied ist ausgearbeitet unter wie Sie Betroffenheit bewerten, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen. Wer diese beiden Bewertungen pro Projekt getrennt hält, sieht, worauf die Aufmerksamkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich gerichtet sein sollte, statt auf einen Durchschnitt, der nirgends genau passt.
Wenn derselbe Stakeholder in mehreren Matrizen wiederkehrt, entsteht eine zweite Frage, die ebenso wichtig ist wie die Bewertung selbst: wer Eigentümer dieser Beziehung ist. Nicht wer Eigentümer des Projekts ist, sondern wer Ansprechpartner für diesen spezifischen Stakeholder ist, über alle Projekte hinweg. Ohne diese Entscheidung bekommt ein Stakeholder möglicherweise von zwei Projektteams gleichzeitig eine andere Geschichte zu hören, oder er hört vom einen Team etwas, das das andere Team noch nicht wusste zu erzählen.
Die Frage, wer dieser Eigentümer wird, und welche Überlegungen dabei eine Rolle spielen, steht unter wer Eigentümer einer Beziehung wird, wenn mehrere Projekte laufen. Die Antwort hängt von der Organisation ab: manchmal ist das die Person mit der längsten Geschichte mit einem Stakeholder, manchmal derjenige, der das Projekt mit der höchsten Betroffenheitsbewertung für diesen Stakeholder leitet, manchmal eine eigene Rolle, die quer durch alle Projekte blickt. Eine Matrix mit mehreren Projekten liefert also nicht nur Bewertungen, sondern auch eine Verteilung von Eigentümerschaft, die festgelegt werden muss, sonst verschwindet sie, sobald jemand die Rolle wechselt.
Wer eine breitere Erklärung dazu braucht, was eine Einfluss-Betroffenheitsmatrix genau ist, unabhängig davon, wie viele Projekte laufen, findet diese unter was eine Einfluss-Betroffenheitsmatrix genau bedeutet.
Eine Matrix mit mehreren Projekten und mehreren Eigentümern macht ein Risiko größer: die Möglichkeit, dass einer dieser Eigentümer einem Stakeholder etwas zusagt, das ein anderer Teil der Organisation nicht einhält. Eine kleine Zusage nicht einzuhalten kostet mehr Vertrauen als eine große Investition nicht zu tätigen. Bei einem Projekt mit einem Ansprechpartner ist dieses Risiko überschaubar. Bei mehreren Projekten mit mehreren Eigentümern, die mit demselben Stakeholder sprechen, summiert sich dieses Risiko, es sei denn, Zusagen werden irgendwo zentral festgehalten.
Wie eine Zusage festgehalten wird, sodass sie nicht zwischen Projektteams verloren geht, steht unter wie Sie eine Zusage festhalten. Und weil eine Zusage oft eine Frist hat, die niemand nahen sieht, bis sie verstrichen ist, gibt es auch die Frage, wer eine Frist überwacht, ausgearbeitet unter wer eine Frist überwacht. Beide Fragen ergeben sich unmittelbar aus dem Moment, in dem eine Matrix mehrere Projekte und mehrere Eigentümer umfasst: Bewerten ist der Anfang, Überwachen ist das, worauf es ankommt.
Diese Matrix, wie sorgfältig auch immer pro Projekt und pro Eigentümer aufgebaut, sagt nichts darüber aus, was ein Stakeholder tatsächlich von einem der laufenden Projekte hält. Die Matrix ordnet Einfluss und Betroffenheit so, wie die Organisation sie einschätzt. Was ein Stakeholder wirklich denkt, zeigt sich erst in dem Moment, in dem er das selbst sagt, in einem Gespräch, einer Reaktion auf eine Zusage, oder einem Signal, das irgendwo eingeht.
Das Pflegen mehrerer Matrizen, mehrerer Eigentümer und mehrerer Zusagen ist Arbeit, die weiterläuft, solange die Projekte laufen: Bewertungen aktualisieren, Eigentümerschaft bei Personalwechseln übertragen, Fristen erkennen, bevor sie verstreichen. Ein Teil dieser Pflegearbeit ist routinemäßiger Natur. Der Arbeitsscan von FTE TO AI berechnet pro Aufgabe, welcher Teil dieser Arbeit von KI übernommen werden kann, sodass sichtbar wird, wohin Zeit fließt und wo diese Zeit frei wird für das Gespräch mit dem Stakeholder selbst.
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