Didelė organizacija retai turi vieną ryšį su vienu suinteresuotu asmeniu. Savivaldybė gali turėti vykstantį leidimų procesą, subsidijos paraišką ir neformalią liniją su tarybos nariu dėl ateities dokumento. Trys projektų komandos, vienas suinteresuotas asmuo. Klausimas, kas tam yra savininkas, dažniausiai neuždedamas tol, kol kažkas nepavyksta: tarybos narys iš dviejų pusių gauna skirtingą pasakojimą, arba pažadas iš vieno projekto kitame projekte nėra pripažįstamas.
Matricinėje organizacijoje projektų struktūra dažniausiai yra aiški, tačiau ryšių struktūra – ne. Kiekvienas projektas turi projekto vadovą, ir tas projekto vadovas dažnai elgiasi taip, tarsi ryšys su suinteresuotu asmeniu priklausytų projektui. Kai tik projektas sustoja, ryšys dingsta kartu su juo, net jei suinteresuotas asmuo tebėra. Tai pirmoji klaida: ryšys yra traktuojamas kaip projekto dalis, o ne kaip kažkas, kas egzistuoja nepriklausomai nuo projekto.
Antroji klaida yra atvirkštinė: niekas netampa savininku, nes visi tikisi, kad kažkas kitas tuo jau užsiima. Tai vyksta dažniausiai su suinteresuotais asmenimis, kurie vienu metu turi didelę įtaką ir yra stipriai paveikti – tiksliai tuose atvejuose, kai koordinavimas labiausiai reikalingas. Kaip tas įvertinimas sudaromas, aprašyta puslapiuose apie kaip įvertinti suinteresuotos šalies įtaką ir kaip nustatyti, kiek suinteresuota šalis yra paveikta. Matrica, kuri iš to susidaro, paaiškinta puslapyje, kuris paaiškina, kas yra įtakos-paveiktumo matrica.
Atrodo logiška savininkystę susieti su vyresniškumu: aukščiausią pareigybę kambaryje tampa savininku. Tai neveikia, nes vyresniškumas nieko nepasako apie tai, kas turi struktūriškiausią ryšį. Operacijų vadovas, kuris savaitgaliais bendrauja su kaimynu, žino apie tą ryšį daugiau nei direktorius, kuris su juo kalbasi du kartus per metus. Savininkystė seka ryšį, ne pareigybę.
Kas veikia, yra savininkystės susiejimas su klausimu, kas yra atsakingas už pažadus, duotus tam suinteresuotam asmeniui. Kas duoda pažadus, negalėdamas jų prižiūrėti, yra ne savininkas, o rizika. Kaip pažadas konkrečiai fiksuojamas, įskaitant kas, kas ir kada, aprašyta puslapyje apie pažado fiksavimą. Be tokio fiksavimo, klausimas, kas yra savininkas, yra daugiausia teorinis, nes nėra nieko, kuo galima remtis.
Praktinis sprendimas nėra sudėtingas: vienas asmuo tampa ryšio savininku, nepriklausomai nuo to, kuris projektas vyksta. Tas asmuo neprivalo dalyvauti kiekviename projekte, tačiau turi žinoti, kas organizacijos vardu buvo pasakyta tam suinteresuotam asmeniui, kad ir kuriame projekte. Tam reikalingas registras, kuris yra atskirtas nuo projektų administravimo: vieta, kur atsiduria kiekvienas pažadas tam suinteresuotam asmeniui, nepaisant to, kas jį davė.
Toks registras yra tiksliai tai, apie ką kalba puslapis apie ryšio savininkystę: ne kaip abstraktus organizacijos principas, o kaip klausimas, kas palaiko bendrą vaizdą, kai vyksta daugiau nei vienas projektas vienu metu. Neatsakius į šį klausimą, susidaro scenarijus, kuriame tarybos narys, kaimynas ar žurnalistas išgirsta tris skirtingas tos pačios organizacijos versijas – ne todėl, kad kažkas meluoja, o todėl, kad niekas nemato viso vaizdo.
Projektas turi pabaigos datą. Pažadas – ne visada. Pažadas per pusę metų pateikti atsiliepimą tęsiasi ir toliau, net po to, kai projektas, kuriame tas pažadas buvo duotas, jau baigtas, o komanda paleista. Be ryšio savininko nebėra nė vieno, kas pastebėtų tą besibaigiantį terminą. Kas organizacijoje prižiūri tokius terminus ir kaip užkertamas kelias tam, kad pažadas tyliai nueitų į užmarštį, aprašyta puslapyje apie termino priežiūrą. Tai tiksliai priežastis, kodėl mažas, neįvykdytas pažadas dažnai kainuoja daugiau pasitikėjimo nei didelės investicijos nebuvimas: mažas pažadas buvo konkretus ir patikrinamas, didelė investicija niekada neturėjo aiškios datos.
Stebėti, kas kur yra savininkas, kuris pažadas priklauso kuriam suinteresuotam asmeniui ir kuris terminas tebėra galiojantis, yra daugiausia administracinis darbas: signalų rinkimas, susiejimas su dokumentu, priminimo nustatymas. Tai kruopštus darbas, bet ne būtinai darbas, kurį turėtų daryti retas ir vyresnis darbuotojas. Kas norėtų sužinoti, kokią dalį tokių užduočių gali perimti AI, o kokios – ne, gali tai išsiaiškinti naudojant FTE TO AI darbo skanavimą, kuris pagal kiekvieną užduotį parodo, kur automatizavimas tinka, o kur – ne.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.