Įsipareigojimui dažnai priskiriamas terminas. Iki metų pabaigos, iki kito akcininkų susirinkimo, per du ketvirčius. Tuo momentu, kai terminas paskelbiamas, jis skamba aiškiai. Po metų klausimas yra, kas dar atmena, kad jis galiojo, ir kas sekė, ar data artėja.
Terminas savaime nieko neseka. Data ataskaitoje, pranešime spaudai ar pažadas valdybos posėdyje yra pastaba, ne mechanizmas. Neturint savininko ir vietos, kur seka statusas, terminas dingsta krūvoje dalykų, kurie kadaise buvo pasakyti. Kol kas nors apie tai paklaus, klausimas nebėra, ar terminas buvo įvykdytas, o ar kas nors jį dar prisimena.
Terminas tampa kažkuo, ką galima sekti, tik kai nustatyti trys dalykai: kas davė įsipareigojimą, kas tiksliai buvo pažadėta ir kada tai turėtų būti atlikta. Trūkstant vienam iš trijų, nėra termino, kurį sekti, yra tik prisiminimas apie pasakytus žodžius. Tai tas pats, kaip ką jūs darote su pirmtako duotu įsipareigojimu: neturint užfiksuoto pradinio susitarimo, lieka tik klausimas, ar kas nors jį dar prisimena, ir tai nėra pagrindas, kuriuo vadovautis.
Termino savininkas ne automatiškai yra tas, kuris jį išsakė. Vadovai keičiasi, portfeliai persiskirsto, ir įsipareigojimas, duotas prieš trejus metus, gali tapti kažkieno, kuris net nebuvo jo davimo metu, atsakomybe. Sekimas reiškia, kad terminas turi vietą, kuri nepriklauso nuo vieno žmogaus atminties.
Sekimo naudingumas nėra tame momente, kai terminas baigiasi, o laikotarpyje prieš tai. Terminas, kuris pasirodo tik tą dieną, kai jis baigiasi, jau nebeleidžia rinktis. Tuomet nebėra laiko kažką pakoreguoti, paaiškinti, kodėl kažkas užtruko ilgiau, ar iš anksto pranešti, kad kažkas nepavyks.
Signalų ritmas, laiku iškeliantis terminus, duoda erdvės su tuo kažką padaryti, kol pats termino spaudimas nebetampa vieninteliu signalu. Tai nepakeičia įvykdytų įsipareigojimų skaičiaus, tačiau pakeičia būdą, kuriuo organizacija su tuo susidoroja: laiku koreguoti skiriasi nuo aiškinimosi po fakto.
Kyla pagunda sekti tik didelius terminus: strateginį įsipareigojimą, viešą pažadą, tikslą, įrašytą metinėje ataskaitoje. Mažesnis įsipareigojimas, duotas pokalbyje su vietos bendruomene ar atsakant į žurnalisto klausimą, tuomet neturi nei savininko, nei datos.
Toks skirtumas nėra savaime suprantamai protingas. Kiek kainuoja neįvykdytas mažas įsipareigojimas nesusijęs su įsipareigojimo dydžiu, o su jo pastebimumu tam, kuris jį girdėjo. Mažas, konkretus pažadas, kuris nebuvo įvykdytas, gavėjui dažnai lengviau patikrinamas nei didelė ambicija, kuri dar vykdoma. Terminų sekimas todėl geriausiai veikia, kai jis neatrenka pagal dydį, o pagal paprastą faktą, kad prie to prisegta data.
Termino sekimas ir termino įvykdymas yra du skirtingi dalykai. Sekimas užtikrina, kad organizacija laiku žinotų, kas vyksta. Įrodymas, kad įsipareigojimas buvo įvykdytas, yra atskiras žingsnis, kuriam reikia pėdsako: kada įsipareigojimas buvo duotas, kas jį davė, kas atsitiko ir kada. Neturint to pėdsako, rezultatas išlieka teiginiu, net jei jis faktiškai teisingas. Tai tiesiogiai susijęs su kaip jūs užfiksuojate įsipareigojimą ir kaip parodote, kad jis buvo įvykdytas, ir su klausimu kas seka terminą ir kaip parodote, kad tai įvyko: sekimas ir atskaitomybė yra du žingsniai, kurių abiejų reikia, ne vienas žingsnis, kuris atsitiktinai turi du pavadinimus.
Trust Baseline susideda iš vidinės apklausos kartu su išorine suinteresuotųjų šalių apklausa. Skirtumas tarp šių dviejų vaizdų yra pirmas rezultatas. Papildomai yra įsipareigojimų sekimo įrankis (commitment-tracker), kuris laiko įsipareigojimus, jų savininkus ir terminus, su signalų ritmu, kuris laiku parodo, kas artėja. Tai nėra pareiškimas apie tai, ką suinteresuotoji šalis apie tai mano: mes matuojame skirtumą tarp to, ką vadovybė mano, kad pasakė, ir to, kas buvo užfiksuota, ne tai, ką gavėjas apie tai atmena.
Įrankis kuriamas. Kas norėtų juo naudotis jau dabar, gali užsiregistruoti į laukiančiųjų sąrašą; šiandien mes dar neturime kuo pasidalinti.
Kas seka terminą, dažniausiai taip pat seka, kada apie jį reikia atsiskaityti, o tai kelia klausimą, kuris eina toliau nei vien sekimo įrankis, būtent kaip jūs atsiskaitote apie įsipareigojimus tokiu būdu, kuris išlaikys patikrinimą. Terminų sekimas, laiku pateikiami signalai ir ataskaitos sudarymas yra kiekvienas savo ruožtu užduotys, susidedančios iš pasikartojančių, aiškiai nustatomų žingsnių. Kas norėtų sužinoti, kurią dalį iš to gali perimti AI ir kuri dalis išlieka žmogaus darbu, FTE TO AI darbo skanavimo įrankis (werkscan) kiekvienai užduočiai apskaičiuoja tą dalį.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.