Eine große Organisation hat selten eine Beziehung mit nur einem Stakeholder. Eine Gemeinde hat ein Genehmigungsverfahren laufen, einen Förderantrag, und eine informelle Verbindung zu einem Beigeordneten über ein zukünftiges Dossier. Drei Projektteams, ein Stakeholder. Die Frage, wer davon Eigentümer ist, wird meistens erst gestellt, wenn etwas schiefgeht: Der Beigeordnete bekommt von zwei Seiten eine unterschiedliche Geschichte erzählt, oder eine Zusage aus dem einen Projekt wird im anderen Projekt nicht erkannt.
In einer Matrixorganisation ist die Projektstruktur meist klar, die Beziehungsstruktur aber nicht. Jedes Projekt hat einen Projektleiter, und dieser Projektleiter verhält sich oft so, als gehöre die Beziehung zum Stakeholder zum Projekt. Sobald das Projekt endet, verschwindet die Beziehung mit, auch wenn der Stakeholder bleibt. Das ist der erste Fehler: Eine Beziehung wird als Projektbestandteil behandelt statt als etwas, das unabhängig vom Projekt existiert.
Der zweite Fehler ist der umgekehrte: Niemand wird Eigentümer, weil jeder davon ausgeht, dass ein anderer es bereits tut. Das passiert vor allem bei Stakeholdern, die gleichzeitig hoch bei Einfluss und Betroffenheit einstufen, genau den Fällen, in denen Koordination am nötigsten ist. Wie diese Einstufung zustande kommt, wird auf den Seiten über wie Sie den Einfluss eines Stakeholders einschätzen und wie Sie feststellen, wie betroffen ein Stakeholder ist beschrieben. Die daraus resultierende Matrix wird erläutert auf der Seite, die erklärt, was eine Einfluss-Betroffenheit-Matrix ist.
Es liegt nahe, Eigentümerschaft an Seniorität zu koppeln: Die höchste Funktion im Raum wird Eigentümer. Das funktioniert nicht, weil Seniorität nichts darüber aussagt, wer den strukturellsten Kontakt hat. Ein operativer Manager, der wöchentlich Kontakt mit einem Anwohner hat, weiß mehr über diese Beziehung als ein Direktor, der zweimal jährlich mit ihm spricht. Eigentümerschaft folgt der Beziehung, nicht der Funktion.
Was funktioniert, ist Eigentümerschaft an die Frage zu koppeln, wer für die Zusagen verantwortlich ist, die diesem Stakeholder gegenüber gemacht werden. Jemand, der Zusagen macht, ohne sie überwachen zu können, ist kein Eigentümer, sondern ein Risiko. Wie eine Zusage konkret festgehalten wird, einschließlich wer, was und wann, steht auf der Seite über das Festhalten einer Zusage. Ohne diese Dokumentation ist die Frage, wer Eigentümer ist, vor allem theoretisch, weil es nichts gibt, worauf man sich beziehen kann.
Die praktische Lösung ist nicht kompliziert: Eine Person wird Eigentümer der Beziehung, unabhängig davon, welches Projekt läuft. Diese Person muss nicht an jedem Projekt beteiligt sein, muss aber wissen, was im Namen der Organisation gegenüber diesem Stakeholder gesagt wurde, in welchem Projekt auch immer. Das erfordert ein Register, das unabhängig von der Projektverwaltung besteht: eine Stelle, an der jede Zusage an diesen Stakeholder landet, unabhängig davon, wer sie gemacht hat.
Genau darauf geht die Seite über Eigentümerschaft einer Beziehung ein: nicht als Organisationsprinzip im abstrakten Sinne, sondern als Frage, wer den Überblick behält, sobald mehr als ein Projekt gleichzeitig läuft. Ohne diese Frage beantwortet zu haben, entsteht das Szenario, in dem der Beigeordnete, der Anwohner oder der Journalist drei verschiedene Versionen derselben Organisation zu hören bekommt, nicht weil jemand lügt, sondern weil niemand das Ganze überblickt.
Ein Projekt hat ein Enddatum. Eine Zusage nicht immer. Eine Zusage, in einem halben Jahr Rückmeldung zu geben, läuft weiter, nachdem das Projekt, in dem diese Zusage gemacht wurde, bereits abgeschlossen und das Team aufgelöst ist. Ohne Eigentümer der Beziehung gibt es niemanden mehr, der diese Frist herannahen sieht. Wer diese Fristen in der Organisation überwacht und wie verhindert wird, dass eine Zusage stillschweigend verfällt, steht auf der Seite über das Überwachen einer Frist. Das ist genau der Grund, warum eine kleine, nicht eingehaltene Zusage oft mehr Vertrauen kostet als das Ausbleiben einer großen Investition: Die kleine Zusage war konkret und nachprüfbar, die große Investition hatte nie ein festes Datum.
Das Nachhalten, wer wofür Eigentümer ist, welche Zusage zu welchem Stakeholder gehört und welche Frist noch läuft, ist größtenteils administrative Arbeit: Signale sammeln, mit einem Dossier verknüpfen, eine Erinnerung setzen. Das ist präzise Arbeit, aber nicht unbedingt Arbeit, die ein knapper, erfahrener Mitarbeiter erledigen muss. Wer wissen möchte, welcher Teil solcher Aufgaben von KI übernommen werden kann und welcher Teil nicht, kann das mit dem Werkscan von FTE TO AI berechnen lassen, der pro Aufgabe angibt, wo Automatisierung ansetzt und wo nicht.
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