En intressent är sällan påverkad av bara ett projekt. Grannen som berörs av en ombyggnad, även av en tillståndsprocess och kanske också av en omorganisation hos parten som sitter bredvid honom. Den som poängsätter påverkansgrad per projekt separat, räknar tre gånger ett litet tal och missar att summan för den intressenten är stor.
Påverkansgrad är inte samma sak som inflytande. En granne har litet inflytande på utfallet av ett beslut, men kan väl vara starkt påverkad av dess konsekvenser. Omvänt kan en tillsynsmyndighet ha stort inflytande medan den direkta effekten på den själv är begränsad. Den som slår samman dessa två axlar till en enda poäng förlorar den distinktion som behövs för att avgöra vilken typ av uppmärksamhet en intressent behöver. Mer om dessa två axlar och hur de förhåller sig till varandra finns på vad är en inflytande-påverkansgrad-matris.
Att poängsätta påverkansgrad handlar om frågan hur mycket något förändras för denna intressent, inte om hur mycket makt han har att göra något åt det. Den skillnaden är avgörande vid flera pågående projekt, eftersom inflytande ofta förblir jämförbart per projekt medan påverkansgrad ackumuleras.
Om tre projekt poängsätts separat från varandra uppstår en skev bild. Projekt ett poängsätter grannen som begränsat påverkad. Projekt två också. Projekt tre också. Inget av projektteamen ser anledning att ge extra uppmärksamhet. Men intressenten själv upplever tre gånger krångel, tre gånger osäkerhet, tre gånger en annan kontaktperson. Summan av begränsat, begränsat och begränsat är för personen som genomlider det ofta inte begränsad.
För att göra detta synligt måste påverkansgrad betraktas på intressentnivå, inte på projektnivå. Det innebär att det måste finnas en översikt där samma intressent återkommer över projekt, med en poäng per projekt och med en sammanslagen bild bredvid. Hur den poängen exakt byggs upp och vad den beror på beskrivs på hur poängsätter ni påverkansgrad.
Så snart påverkansgrad summeras över projekt uppstår en annan fråga: vem är ansvarig för den intressenten som helhet. Projekt ett har en projektledare, projekt två har en annan, projekt tre ännu en annan. Ingen av dem har den fullständiga bilden, och ingen av dem är utsedd att bevaka den bilden.
Detta är ögonblicket då en relation behöver en ägare som står fristående från ett enskilt projekt. Inte för att ersätta projektledare, utan för att följa intressenten som person: vad som tidigare sagts, vad som lovats, och vad den sammanlagda effekten av alla pågående ärenden är. Vem som tar på sig den rollen och hur den rollen förhåller sig till projektstrukturen finns utvecklat på vem blir ägare av en relation när det finns flera projekt.
Utan den ägaren finns risken att tre team oberoende av varandra lovar något till samma person, utan att någon av dem vet vad de andra redan har sagt. Ett litet löfte som därigenom inte hålls kostar mer förtroende än en stor investering som uteblir. Hur ett löfte dokumenteras så att den här typen av överlappning blir synlig innan det går fel, finns på hur dokumenterar ni ett löfte.
En sammanslagen påverkansgradspoäng berättar vad som, sett från organisationens sida, kommer emot en intressent. Den berättar inte vad den intressenten tycker om det. Den distinktionen är grundläggande: att poängsätta påverkansgrad är en bedömning från ledningen, inte ett uttalande om intressentens egen upplevelse. Den upplevelsen blir bara tydlig när intressenten själv uttrycker den, i ett samtal eller i en förfrågan avsedd för det ändamålet.
Poängen som beskrivs här är alltså ett internt verktyg för att avgöra prioritet, inte en ersättning för att faktiskt fråga intressenten hur han ser på det. Det är ett sätt att se vart den egna uppmärksamheten bör riktas, inte ett sätt att veta vad som pågår.
Om samma intressent förekommer i flera projekt, sammanfaller också tidsramarna för dessa projekt. Ett löfte från projekt ett kan ha en deadline som infaller precis före ett beslutsögonblick i projekt två. Den som inte ser det eftersom projekten förvaltas separat riskerar att en tidsram missas vid en tidpunkt då intressenten redan är under press av något annat. Vem som bevakar dessa tidsramar när flera projekt pågår samtidigt finns förklarat på vem bevakar en tidsram.
Denna sida handlar om poängsättning och om ägarskap av en relation. Det är en del av Trust Baseline: en intern förfrågan tillsammans med en extern intressentförfrågan, där skillnaden mellan dessa två bilder är det första resultatet. Dessutom finns en commitment-tracker och en signalrytm, så att löften och tidsramar inte bara dokumenteras utan också följs upp.
Detta verktyg är under uppbyggnad. Den som redan nu vill arbeta med detta kan anmäla sig till väntelistan; för närvarande erbjuds ännu ingenting som är klart.
Att poängsätta påverkansgrad och tilldela ägarskap är uppgifter som består av fasta steg: samla in data, kombinera, och upprepa så snart ett projekt förändras. Den som vill veta vilken del av den här typen av återkommande arbete som kan tas över av AI kan låta räkna ut det med arbetsscanen från FTE TO AI, som per uppgift anger vad som lämpar sig för det.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.