Kennisbank

Samtalet med medarbetare om förtroende

Medarbetare är den intressentgrupp som står ledningen närmast, och just därför den grupp vars uppfattning minst undersöks. Det finns ett medarbetarsamtal, en medarbetarundersökning, ett teammöte. Det finns sällan ett samtal som specifikt handlar om frågan huruvida medarbetare tror att organisationen gör vad den säger att den ska göra.

Den skillnaden är inte trivial. Tillfredsställelse med arbetsbelastning, lön eller arbetsklimat säger något annat än förtroende för de utfästelser som görs utåt och inåt. En medarbetare kan vara nöjd med sitt arbete och ändå vara skeptisk till hållbarhetspåståendet i årsredovisningen, eller till tillkännagivandet att omorganisationer denna gång ska hanteras annorlunda. Den skepsisen kommer sällan fram i en standardundersökning, eftersom det inte frågas efter den.

Vad ni vill veta av medarbetare

Kärnfrågan är inte om medarbetare är stolta över organisationen. Kärnfrågan är om de tror att gjorda utfästelser hålls, och på vilken erfarenhet de grundar den uppfattningen. Det kräver konkreta exempel, inte en siffra på en skala. När tillkännagav organisationen senast något, och vad blev resultatet av det? Vilken skillnad ser medarbetare mellan vad som sägs vid en kick-off och vad som faktiskt har förändrats ett år senare?

Dessa frågor ligger nära det samtal som också förs externt. Skillnaden är att medarbetare ser genomförandet på nära håll. De vet om en intern policy som fastställts på papper också faktiskt tillämpas i den dagliga praktiken, och de ser det ofta tidigare än en extern part som en kommun eller region eller en tillsynsmyndighet kan se det.

Hur ni frågar det

Fallgropen vid medarbetarundersökningar är anonymiteten som inte fungerar. Medarbetare vet ofta vem som leder vilket team och vågar därför inte svara fritt, även om ingen namn står vid frågan. En strukturerad kartläggning tar hänsyn till detta genom att ställa frågor på en nivå där individuell igenkänning inte är möjlig, och genom att ge utrymme för förklaring i stället för att endast fråga efter en poäng.

En annan fallgrop är tidpunkten. En kartläggning som genomförs strax efter en omorganisation eller ett svårt kvartal mäter något annat än en kartläggning som genomförs vid en neutral tidpunkt. Det är inte möjligt att helt undvika detta, men det är något som måste beaktas vid tolkningen av resultaten.

Varför samtalet förlöper annorlunda än ni förväntar er

Resultatet av en medarbetarkartläggning avviker ofta från den bild som ledningen har av sig själv, och det är precis den punkt som Trust Baseline riktar in sig på. Den interna kartläggningen bland chefer eller ledning ger en bild av vad organisationen anser sig ha fullgjort. Kartläggningen bland medarbetare ger en annan bild. Skillnaden mellan dessa två är inte ett fel som ska korrigeras, det är den första slutsatsen.

Den skillnaden uppstår ofta på en specifik plats: små utfästelser som inte hålls. Ett aviserat möte som inte äger rum, en utlovad återkoppling som uteblir, en ny process som existerar på papper men inte följs i praktiken. Sådana saker betraktas ofta som små på ledningsnivå, medan de för medarbetare är en signal om tillförlitligheten hos alla andra utfästelser. En stor investering som inte genomförs förklaras och förstås ofta ändå. En liten detalj som strukturellt glöms bort nagger på förtroendet snabbare.

Det är anledningen till att det förutom Trust Baseline finns en commitment-tracker: en plats där utfästelser till medarbetare dokumenteras och följs upp, så att det finns något att falla tillbaka på när frågan uppstår om något har fullgjorts. Utan den dokumentationen stannar det vid ett intryck, och intryck är svåra att motbevisa eller bekräfta.

Gränsen för detta samtal

Vi kan kartlägga skillnaden mellan vad ledningen tror att den fullgör och vad som internt sägs om fullgörande. Vi kan inte fastställa vad en enskild medarbetare faktiskt tycker, innan denne själv säger det. Det gäller för medarbetare precis lika mycket som för kunder, leverantörer eller intresseorganisationer. Kartläggningen ger en bild, ingen garanti för att denna bild är fullständig eller definitiv.

Trust Baseline är under uppbyggnad. Den som vill arbeta med detta kan anmäla sig till väntelistan; det finns ännu inget verktyg som kan tas i bruk direkt.

Ett strukturerat samtal med medarbetare avslöjar ofta något annat: hur mycket av det dagliga arbetet består av uppgifter som utförs eftersom processen kräver det, inte eftersom någon nyligen har granskat det. Den som vill utreda den frågan vidare kan hos FTE TO AI:s werkscan låta beräkna, per uppgift, vilken del av arbetet som kan övertas av AI.