Kennisbank

Własność relacji przy kilku równoległych projektach

Duża organizacja rzadko ma tylko jedną relację z jednym interesariuszem. Gmina prowadzi postępowanie o wydanie pozwolenia, wniosek o dotację i nieformalny kontakt z radnym w sprawie przyszłego dossier. Trzy zespoły projektowe, jeden interesariusz. Pytanie, kto jest tego właścicielem, zazwyczaj nie jest zadawane, aż do momentu, gdy coś idzie nie tak: radny słyszy dwie różne wersje z dwóch stron, albo obietnica złożona w jednym projekcie nie jest rozpoznawana w drugim.

Dlaczego własność nie powstaje sama z siebie

W organizacji matrycowej struktura projektowa jest zazwyczaj jasna, ale struktura relacji nie. Każdy projekt ma swojego kierownika projektu, i ten kierownik często zachowuje się tak, jakby relacja z interesariuszem należała do projektu. Gdy projekt się kończy, relacja znika wraz z nim, nawet jeśli interesariusz pozostaje. To jest pierwszy błąd: relacja jest traktowana jako część projektu, a nie jako coś, co istnieje niezależnie od projektu.

Drugi błąd jest odwrotny: nikt nie staje się właścicielem, bo każdy zakłada, że ktoś inny już się tym zajmuje. Dzieje się to zwłaszcza w przypadku interesariuszy, którzy wysoko punktują jednocześnie pod względem wpływu i stopnia, w jakim są dotknięci sprawą, czyli właśnie w tych przypadkach, w których koordynacja jest najbardziej potrzebna. Jak dochodzi się do takiej oceny, opisano na stronach o tym, jak ocenić wpływ interesariusza oraz tym, jak ustalić, w jakim stopniu interesariusz jest dotknięty sprawą. Matryca, która z tego wynika, jest wyjaśniona na stronie objaśniającej, czym jest matryca wpływu i stopnia, w jakim sprawa dotyka interesariusza.

Własność nie jest pytaniem hierarchicznym

Wydaje się logiczne, aby powiązać własność ze stażem lub stanowiskiem: najwyższa funkcja w pokoju staje się właścicielem. To nie działa, ponieważ staż nie mówi niczego o tym, kto ma najbardziej strukturalny kontakt. Kierownik operacyjny, który ma tygodniowy kontakt z mieszkańcem z okolicy, wie więcej o tej relacji niż dyrektor, który rozmawia z nim dwa razy w roku. Własność wynika z relacji, nie z funkcji.

Co natomiast działa, to powiązanie własności z pytaniem, kto jest odpowiedzialny za obietnice składane danemu interesariuszowi. Ktoś, kto składa obietnice, nie mogąc ich pilnować, nie jest właścicielem, lecz ryzykiem. Jak konkretnie zapisać obietnicę, w tym kto, co i kiedy, opisano na stronie o zapisywaniu obietnicy. Bez takiego zapisu pytanie, kto jest właścicielem, jest głównie teoretyczne, ponieważ nie ma niczego, na czym można się oprzeć.

Jeden właściciel, wiele projektów

Rozwiązanie praktyczne nie jest skomplikowane: jedna osoba staje się właścicielem relacji, niezależnie od tego, który projekt jest w danym momencie prowadzony. Ta osoba nie musi być zaangażowana w każdy projekt, ale musi wiedzieć, co w imieniu organizacji zostało powiedziane danemu interesariuszowi, w jakimkolwiek projekcie. To wymaga rejestru niezależnego od administracji projektowej: miejsca, do którego trafia każda obietnica złożona danemu interesariuszowi, niezależnie od tego, kto ją złożył.

Właśnie tym rejestrem zajmuje się strona o własności relacji: nie jako zasada organizacyjna w sensie abstrakcyjnym, lecz jako pytanie, kto prowadzi przegląd, gdy równolegle toczy się więcej niż jeden projekt. Bez odpowiedzi na to pytanie powstaje scenariusz, w którym radny, mieszkaniec z okolicy lub dziennikarz słyszy trzy różne wersje tej samej organizacji, nie dlatego że ktoś kłamie, lecz dlatego że nikt nie widzi całości.

Terminy trwają dalej, nawet gdy projekt się kończy

Projekt ma datę zakończenia. Obietnica nie zawsze. Obietnica dotycząca informacji zwrotnej za pół roku trwa dalej po tym, jak projekt, w którym została złożona, już się zakończył, a zespół został rozwiązany. Bez właściciela relacji nie ma już nikogo, kto widziałby nadchodzący termin. Kto w organizacji pilnuje takich terminów i jak zapobiega się temu, aby obietnica przedawniła się w milczeniu, opisano na stronie o pilnowaniu terminu. To jest właśnie powód, dla którego mała, niewypełniona obietnica często kosztuje więcej zaufania niż brak dużej inwestycji: mała obietnica była konkretna i możliwa do zweryfikowania, duża inwestycja nigdy nie miała ustalonej daty.

Od własności relacji do skanu pracy

Pilnowanie tego, kto jest właścicielem czego, która obietnica należy do którego interesariusza i jaki termin jeszcze trwa, jest w dużej mierze pracą administracyjną: zbieranie sygnałów, łączenie ich z dokumentacją, ustawianie przypomnienia. To praca wymagająca precyzji, ale nie musi być wykonywana przez rzadko dostępnego, doświadczonego pracownika. Kto chce wiedzieć, jaka część tego typu zadań może zostać przejęta przez AI, a jaka nie, może to sprawdzić za pomocą skanu pracy FTE TO AI, który dla każdego zadania wskazuje, gdzie automatyzacja się sprawdza, a gdzie nie.