Een stakeholder is zelden maar door één project geraakt. De omwonende die te maken heeft met een verbouwing, ook met een vergunningstraject en misschien ook met een reorganisatie bij de partij die naast hem zit. Wie geraaktheid per project apart scoort, telt drie keer een klein getal en mist dat de optelsom voor die stakeholder groot is.
Geraaktheid is niet hetzelfde als invloed. Een omwonende heeft weinig invloed op de uitkomst van een besluit, maar kan wel zwaar geraakt zijn door de gevolgen ervan. Andersom kan een toezichthouder veel invloed hebben terwijl de directe impact op hemzelf beperkt is. Wie deze twee assen samenvoegt tot één score, verliest het onderscheid dat nodig is om te bepalen wat voor soort aandacht een stakeholder nodig heeft. Meer over die twee assen en hoe ze zich tot elkaar verhouden staat op wat is een invloed-geraaktheid-matrix.
Geraaktheid scoren gaat over de vraag hoeveel iets voor deze stakeholder verandert, niet over hoeveel macht hij heeft om daar iets aan te doen. Dat verschil is bepalend bij meerdere lopende projecten, omdat invloed vaak per project vergelijkbaar blijft terwijl geraaktheid zich opstapelt.
Als drie projecten los van elkaar worden gescoord, ontstaat een vertekend beeld. Project een scoort de omwonende als beperkt geraakt. Project twee ook. Project drie ook. Geen van de projectteams ziet aanleiding om extra aandacht te geven. Maar de stakeholder zelf ervaart drie keer gedoe, drie keer onzekerheid, drie keer een ander aanspreekpunt. De optelsom van beperkt, beperkt en beperkt is voor de persoon die het ondergaat vaak niet beperkt.
Om dit zichtbaar te maken, moet geraaktheid op stakeholderniveau worden bekeken, niet op projectniveau. Dat betekent dat er een overzicht moet bestaan waarin dezelfde stakeholder terugkomt over projecten heen, met per project een score en met een gecombineerd beeld ernaast. Hoe die score precies wordt opgebouwd en waar hij van afhangt, staat beschreven op hoe scoort u geraaktheid.
Zodra geraaktheid over projecten heen wordt opgeteld, ontstaat een andere vraag: wie is verantwoordelijk voor die stakeholder als geheel. Project een heeft een projectleider, project twee heeft een andere, project drie weer een andere. Geen van hen heeft het volledige beeld, en geen van hen is aangewezen om dat beeld te bewaken.
Dit is het moment waarop een relatie een eigenaar nodig heeft die los staat van een individueel project. Niet om projectleiders te vervangen, maar om de stakeholder als persoon te volgen: wat er eerder is gezegd, wat er is toegezegd, en wat de gecombineerde impact van alle lopende zaken is. Wie die rol op zich neemt en hoe die rol zich verhoudt tot de projectstructuur, staat uitgewerkt op wie wordt eigenaar van een relatie als er meerdere projecten.
Zonder die eigenaar is het risico dat drie teams onafhankelijk van elkaar iets toezeggen aan dezelfde persoon, zonder dat een van hen weet wat de anderen al hebben gezegd. Een kleine toezegging die daardoor niet wordt nagekomen, kost meer vertrouwen dan een grote investering die uitblijft. Hoe een toezegging wordt vastgelegd zodat dit soort overlap zichtbaar wordt voordat het misgaat, staat op hoe legt u een toezegging vast.
Een gecombineerde geraaktheidsscore vertelt wat er vanuit de organisatie gezien op een stakeholder afkomt. Het vertelt niet wat die stakeholder daarvan vindt. Dat onderscheid is fundamenteel: geraaktheid scoren is een inschatting van het management, geen uitspraak over de beleving van de stakeholder zelf. Die beleving wordt pas duidelijk als de stakeholder hem zelf uitspreekt, in een gesprek of in een uitvraag die daarvoor is bedoeld.
De score die hier wordt beschreven, is dus een intern instrument om prioriteit te bepalen, niet een vervanging van het daadwerkelijk vragen aan de stakeholder hoe hij erin staat. Het is een manier om te zien waar de eigen aandacht heen moet, niet een manier om te weten wat er speelt.
Als dezelfde stakeholder in meerdere projecten voorkomt, komen ook de termijnen van die projecten bij elkaar. Een toezegging uit project een kan een deadline hebben die vlak voor een beslismoment in project twee valt. Wie dat niet ziet omdat de projecten los van elkaar worden beheerd, loopt het risico dat een termijn wordt gemist op een moment dat de stakeholder toch al onder druk staat door iets anders. Wie die termijnen bewaakt als er meerdere projecten tegelijk lopen, staat toegelicht op wie bewaakt een termijn.
Deze pagina gaat over scoren en over eigenaarschap van een relatie. Dat is één onderdeel van de Trust Baseline: een interne uitvraag naast een externe stakeholder-uitvraag, waarbij het verschil tussen die twee beelden de eerste uitkomst is. Daarnaast bestaat een commitment-tracker en een signaal-ritme, zodat toezeggingen en termijnen niet alleen worden vastgelegd maar ook worden opgevolgd.
Deze tool is in aanbouw. Wie hier nu al mee wil werken, kan zich aanmelden voor de wachtlijst; er wordt op dit moment nog niets aangeboden dat af is.
Het scoren van geraaktheid en het toewijzen van eigenaarschap zijn taken die uit vaste stappen bestaan: gegevens verzamelen, combineren, en herhalen zodra een project verandert. Wie wil weten welk deel van dat soort terugkerend werk door AI is over te nemen, kan dat laten uitrekenen met de werkscan van FTE TO AI, die per taak aangeeft wat zich daarvoor leent.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.