Velika organizacija rijetko ima jedan odnos s jednim dionikom. Općina ima u tijeku postupak izdavanja dozvole, zahtjev za subvenciju i informalnu liniju s vijećnikom o budućem dosjeu. Tri projektna tima, jedan dionik. Pitanje tko je vlasnik toga obično se ne postavlja dok nešto ne krene po zlu: vijećnik s dvije strane čuje drugačiju priču, ili obećanje iz jednog projekta u drugom projektu nije poznato.
U matričnoj organizaciji projektna struktura je obično jasna, ali struktura odnosa nije. Svaki projekt ima voditelja projekta, i taj voditelj projekta se često ponaša kao da odnos s dionikom pripada projektu. Čim se projekt zaustavi, odnos nestaje s njim, i to čak i ako dionik ostaje. To je prva pogreška: odnos se tretira kao dio projekta umjesto kao nešto što postoji odvojeno od projekta.
Druga pogreška je obrnuta: nitko ne postaje vlasnik jer svatko pretpostavlja da to već radi neko drugi. To se najčešće događa kod dionika koji istovremeno visoko ocjenjuju na utjecaju i pogođenosti, upravo u slučajevima gdje je koordinacija najpotrebnija. Kako ta ocjena nastaje, opisano je na stranicama o tome kako procjenjujete utjecaj dionika i tome kako utvrđujete koliko je dionik pogođen. Matrica koja iz toga proizlazi objašnjena je na stranici koja objašnjava što je matrica utjecaja i pogođenosti.
Čini se logičnim vezati vlasništvo za senioritet: najviša funkcija u prostoriji postaje vlasnik. To ne funkcionira, jer senioritet ništa ne govori o tome ko ima najstrukturiraniji kontakt. Operativni menadžer koji tjedno ima kontakt sa stanovnikom iz susjedstva zna više o tom odnosu nego direktor koji s njim razgovara dva puta godišnje. Vlasništvo slijedi odnos, ne funkciju.
Ono što funkcionira jest vezati vlasništvo za pitanje ko je odgovoran za obećanja koja se dionicima daju. Osoba koja daje obećanja bez mogućnosti da ih nadzire nije vlasnik, već rizik. Kako se obećanje konkretno zapisuje, uključujući ko, što i kada, opisano je na stranici o zapisivanju obećanja. Bez tog zapisa, pitanje tko je vlasnik uglavnom je teoretsko, jer nema ničega na što se možemo pozvati.
Praktično rješenje nije kompliciano: jedna osoba postaje vlasnik odnosa, bez obzira koji projekt je u tijeku. Ta osoba ne mora biti uključena u svaki projekt, ali mora znati što je u ime organizacije rečeno tom dioniku, u bilo kojem projektu. To zahtijeva registar koji je odvojen od projektne administracije: mjesto gdje se bilježi svako obećanje dano tom dioniku, bez obzira ko ga je dao.
Upravo se tim registrom bavi stranica o vlasništvu nad odnosom: ne kao organizacijski princip u apstraktnom smislu, već kao pitanje ko vodi pregled čim je u tijeku više od jednog projekta istovremeno. Ako se to pitanje ne odgovori, nastaje scenarij u kojem vijećnik, stanovnik iz susjedstva ili novinar čuju tri različite verzije iste organizacije, ne zato što neko laže, već zato što nitko ne vidi cjelinu.
Projekt ima krajnji datum. Obećanje ne uvijek. Obećanje da će se za pola godine dati povratna informacija teče dalje i nakon što je projekt u kojem je to obećanje dano već zaključen i tim raspušten. Bez vlasnika odnosa, više nema nikoga ko vidi da taj rok dolazi. Ko u organizaciji nadzire te rokove, i kako se sprječava da obećanje tiho zastari, opisano je na stranici o nadziranju roka. Upravo je to razlog zašto malo, neispunjeno obećanje često košta više povjerenja nego izostanak velikog ulaganja: malo obećanje bilo je konkretno i provjerljivo, veliko ulaganje nikad nije imalo čvrst datum.
Praćenje toga ko je gdje vlasnik, koje obećanje pripada kojem dioniku i koji rok još teče, uglavnom je administrativni posao: prikupljanje signala, povezivanje s dosjeom, postavljanje podsjetnika. To je precizan posao, ali ne nužno posao koji mora obavljati rijedak seniorni djelatnik. Tko želi znati koji dio takvih zadataka AI može preuzeti a koji ne, to može izračunati putem radne analize FTE TO AI, koja po zadatku pokazuje gdje automatizacija odgovara a gdje ne.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.