Sidosryhmä on harvoin vain yhden projektin koskettama. Lähiasukas, jota koskee remontti, koskettaa myös lupamenettely ja mahdollisesti myös reorganisaatio naapurissa toimivalla osapuolella. Kun vaikutus pisteytetään erikseen per projekti, lasketaan kolme kertaa pieni luku ja jää huomaamatta, että summa on tälle sidosryhmälle suuri.
Vaikutus ei ole samaa kuin vaikutusvalta. Lähiasukkaalla on vähän vaikutusvaltaa päätöksen lopputulokseen, mutta hän voi olla voimakkaasti sen seurausten koskettama. Toisin päin valvontaviranomaisella voi olla paljon vaikutusvaltaa, vaikka suora vaikutus häneen itseensä on rajallinen. Kun näitä kahta ulottuvuutta yhdistetään yhdeksi pisteeksi, menetetään erottelu, joka tarvitaan sen määrittämiseen, millaista huomiota sidosryhmä tarvitsee. Lisää näistä kahdesta ulottuvuudesta ja niiden suhteesta toisiinsa löytyy sivulta mikä on vaikutusvalta-vaikutus-matriisi.
Vaikutuksen pisteytys koskee sitä, kuinka paljon jokin muuttuu tälle sidosryhmälle, ei sitä, kuinka paljon valtaa hänellä on vaikuttaa siihen. Tämä ero on ratkaiseva useiden käynnissä olevien projektien yhteydessä, koska vaikutusvalta pysyy usein projektien välillä samankaltaisena, kun vaikutus sen sijaan kertyy.
Jos kolme projektia pisteytetään erillään toisistaan, syntyy vääristynyt kuva. Projekti yksi pisteyttää lähiasukkaan rajallisesti koskettuneeksi. Projekti kaksi samoin. Projekti kolme samoin. Yksikään projektitiimeistä ei näe syytä antaa ylimääräistä huomiota. Mutta sidosryhmä itse kokee kolme kertaa vaivaa, kolme kertaa epävarmuutta, kolme kertaa eri yhteyshenkilön. Rajallisen, rajallisen ja rajallisen summa ei kokijan kannalta ole usein rajallinen.
Jotta tämä tulisi näkyväksi, vaikutusta on tarkasteltava sidosryhmätasolla, ei projektitasolla. Tämä tarkoittaa, että on oltava olemassa yleiskatsaus, jossa sama sidosryhmä toistuu useiden projektien yli, siten että kullakin projektilla on omat pisteensä ja niiden vierellä yhdistetty kokonaiskuva. Se, miten tämä pisteytys tarkalleen muodostuu ja mistä se riippuu, on kuvattu sivulla miten pisteytätte vaikutuksen.
Kun vaikutus lasketaan yhteen useiden projektien yli, syntyy toinen kysymys: kuka on vastuussa tästä sidosryhmästä kokonaisuutena. Projektilla yksi on projektipäällikkö, projektilla kaksi on toinen, projektilla kolme jälleen toinen. Kenelläkään heistä ei ole täyttä kokonaiskuvaa, eikä kukaan heistä ole nimetty valvomaan sitä.
Tämä on hetki, jolloin suhde tarvitsee omistajan, joka on erillään yksittäisestä projektista. Ei korvaamaan projektipäälliköitä, vaan seuraamaan sidosryhmää henkilönä: mitä on aiemmin sanottu, mitä on luvattu, ja mikä on kaikkien käynnissä olevien asioiden yhdistetty vaikutus. Se, kuka ottaa tämän roolin ja miten se suhteutuu projektirakenteeseen, on esitetty sivulla kuka tulee suhteen omistajaksi, kun projekteja on useita.
Jos tätä omistajaa ei ole, riskinä on, että kolme tiimiä lupaa toisistaan riippumatta jotain samalle henkilölle, tietämättä mitä muut ovat jo sanoneet. Pieni lupaus, joka tämän seurauksena jää täyttämättä, maksaa enemmän luottamusta kuin suuri investointi, joka jää tulematta. Se, miten lupaus kirjataan niin, että tällainen päällekkäisyys tulee näkyväksi ennen kuin se menee pieleen, on kuvattu sivulla miten kirjaatte lupauksen.
Yhdistetty vaikutuspiste kertoo, mitä organisaation näkökulmasta on tulossa sidosryhmän kohdalle. Se ei kerro, mitä sidosryhmä itse ajattelee tästä. Tämä ero on perustavanlaatuinen: vaikutuksen pisteytys on johdon arvio, ei lausunto sidosryhmän omasta kokemuksesta. Tämä kokemus selviää vasta, kun sidosryhmä itse ilmaisee sen, keskustelussa tai siihen tarkoitetussa kyselyssä.
Tässä kuvattu pisteytys on siis sisäinen työkalu prioriteettien määrittämiseen, ei korvike sille, että sidosryhmältä todella kysytään, miten hän suhtautuu asiaan. Se on tapa nähdä, mihin omaa huomiota on kohdistettava, ei tapa tietää, mitä todella on meneillään.
Kun sama sidosryhmä esiintyy useissa projekteissa, kohtaavat myös näiden projektien määräajat. Projektin yksi lupauksella voi olla määräaika, joka osuu juuri ennen projektin kaksi päätöksentekohetkeä. Se, joka ei näe tätä, koska projekteja hallinnoidaan erillään toisistaan, ottaa riskin, että määräaika jää täyttymättä juuri hetkellä, jolloin sidosryhmä on jo muutenkin paineen alla jonkin toisen asian takia. Se, kuka valvoo näitä määräaikoja, kun useita projekteja on käynnissä samanaikaisesti, on selitetty sivulla kuka valvoo määräaikaa.
Tämä sivu käsittelee pisteytystä ja suhteen omistajuutta. Se on yksi osa Trust Baselinea: sisäinen kysely rinnan ulkoisen sidosryhmäkyselyn kanssa, jossa näiden kahden kuvan välinen ero on ensimmäinen tulos. Sen lisäksi on olemassa sitoumusten seuranta ja signaalirytmi, jotta lupaukset ja määräajat ei ainoastaan kirjata vaan niitä myös seurataan.
Tämä työkalu on rakenteilla. Ne, jotka haluavat työskennellä tämän kanssa jo nyt, voivat ilmoittautua odotuslistalle; tällä hetkellä ei tarjota vielä mitään valmista.
Vaikutuksen pisteytys ja omistajuuden osoittaminen ovat tehtäviä, jotka koostuvat vakiovaiheista: tietojen kerääminen, yhdistäminen ja toistaminen aina, kun projekti muuttuu. Ne, jotka haluavat tietää, kuinka suuren osan tällaisesta toistuvasta työstä AI voi ottaa hoitaakseen, voivat laskea sen FTE TO AI:n työskannauksella, joka osoittaa tehtäväkohtaisesti, mikä siihen soveltuu.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.