Ένας μεγάλος οργανισμός σπάνια έχει μία σχέση με ένα ενδιαφερόμενο μέρος. Ένας δήμος μπορεί να έχει σε εξέλιξη μια διαδικασία αδειοδότησης, μια αίτηση επιχορήγησης, και μια άτυπη επαφή με έναν δημοτικό σύμβουλο σχετικά με ένα μελλοντικό ζήτημα. Τρεις ομάδες έργου, ένα ενδιαφερόμενο μέρος. Το ερώτημα ποιος είναι ο ιδιοκτήτης αυτής της σχέσης συνήθως δεν τίθεται μέχρι να πάει κάτι στραβά: ο δημοτικός σύμβουλος ακούει δύο διαφορετικές εκδοχές από δύο πλευρές, ή μια δέσμευση από το ένα έργο δεν αναγνωρίζεται στο άλλο έργο.
Σε έναν οργανισμό με δομή μήτρας, η δομή του έργου είναι συνήθως σαφής, αλλά η δομή της σχέσης όχι. Κάθε έργο έχει έναν υπεύθυνο έργου, και αυτός ο υπεύθυνος συχνά συμπεριφέρεται σαν η σχέση με το ενδιαφερόμενο μέρος να ανήκει στο έργο. Μόλις σταματήσει το έργο, η σχέση εξαφανίζεται μαζί του, ακόμη και όταν το ενδιαφερόμενο μέρος παραμένει. Αυτό είναι το πρώτο λάθος: μια σχέση αντιμετωπίζεται ως τμήμα του έργου αντί ως κάτι που υπάρχει ανεξάρτητα από το έργο.
Το δεύτερο λάθος είναι το αντίστροφο: κανείς δεν γίνεται ιδιοκτήτης επειδή όλοι υποθέτουν ότι κάποιος άλλος το κάνει ήδη. Αυτό συμβαίνει ιδιαίτερα με ενδιαφερόμενα μέρη που έχουν υψηλή βαθμολογία τόσο σε επιρροή όσο και σε βαθμό επίπτωσης ταυτόχρονα, ακριβώς οι περιπτώσεις όπου ο συντονισμός είναι πιο απαραίτητος. Πώς προκύπτει αυτή η βαθμολογία περιγράφεται στις σελίδες σχετικά με πώς εκτιμάτε την επιρροή ενός ενδιαφερόμενου μέρους και πώς προσδιορίζετε σε ποιο βαθμό επηρεάζεται ένα ενδιαφερόμενο μέρος. Ο πίνακας που προκύπτει από αυτά εξηγείται στη σελίδα που εξηγεί τι είναι ένας πίνακας επιρροής-επίπτωσης.
Είναι λογικό να συνδέσουμε την ιδιοκτησία με την ανωτερότητα: ο υψηλότερος βαθμός στο δωμάτιο γίνεται ιδιοκτήτης. Αυτό δεν λειτουργεί, επειδή η ανωτερότητα δεν λέει τίποτα για ποιος έχει την πιο διαρθρωτική επαφή. Ένας επιχειρησιακός διευθυντής που έχει εβδομαδιαία επαφή με έναν περίοικο γνωρίζει περισσότερα για αυτή τη σχέση από έναν διευθυντή που μιλάει μαζί του δύο φορές τον χρόνο. Η ιδιοκτησία ακολουθεί τη σχέση, όχι τη θέση.
Αυτό που λειτουργεί είναι να συνδεθεί η ιδιοκτησία με το ερώτημα ποιος είναι υπεύθυνος για τις δεσμεύσεις που γίνονται προς αυτό το ενδιαφερόμενο μέρος. Κάποιος που κάνει δεσμεύσεις χωρίς να μπορεί να τις παρακολουθήσει δεν είναι ιδιοκτήτης αλλά κίνδυνος. Πώς καταγράφεται συγκεκριμένα μια δέσμευση, συμπεριλαμβανομένου του ποιος, τι και πότε, περιγράφεται στη σελίδα σχετικά με την καταγραφή μιας δέσμευσης. Χωρίς αυτή την καταγραφή, το ερώτημα ποιος είναι ιδιοκτήτης είναι κυρίως θεωρητικό, καθώς δεν υπάρχει τίποτα πάνω στο οποίο να στηριχθεί κανείς.
Η πρακτική λύση δεν είναι περίπλοκη: ένα άτομο γίνεται ιδιοκτήτης της σχέσης, ανεξάρτητα από ποιο έργο βρίσκεται σε εξέλιξη. Αυτό το άτομο δεν χρειάζεται να συμμετέχει σε κάθε έργο, αλλά πρέπει να γνωρίζει τι έχει ειπωθεί εξ ονόματος του οργανισμού προς αυτό το ενδιαφερόμενο μέρος, σε οποιοδήποτε έργο. Αυτό απαιτεί ένα μητρώο ανεξάρτητο από τη διαχείριση των έργων: έναν χώρο όπου καταλήγει κάθε δέσμευση προς αυτό το ενδιαφερόμενο μέρος, ανεξάρτητα από ποιος την έκανε.
Αυτό το μητρώο είναι ακριβώς το θέμα που εξετάζει η σελίδα σχετικά με την ιδιοκτησία μιας σχέσης: όχι ως οργανωτική αρχή σε αφηρημένη έννοια, αλλά ως ερώτημα ποιος διατηρεί την επισκόπηση από τη στιγμή που υπάρχουν περισσότερα από ένα έργα σε εξέλιξη ταυτόχρονα. Χωρίς να έχει απαντηθεί αυτό το ερώτημα, προκύπτει το σκηνικό όπου ο δημοτικός σύμβουλος, ο περίοικος ή ο δημοσιογράφος ακούει τρεις διαφορετικές εκδοχές του ίδιου οργανισμού, όχι επειδή κάποιος λέει ψέματα, αλλά επειδή κανείς δεν βλέπει το σύνολο.
Ένα έργο έχει ημερομηνία λήξης. Μια δέσμευση όχι πάντα. Μια δέσμευση για ανατροφοδότηση σε έξι μήνες συνεχίζει να τρέχει μετά την ολοκλήρωση του έργου στο πλαίσιο του οποίου έγινε αυτή η δέσμευση και τη διάλυση της ομάδας. Χωρίς ιδιοκτήτη της σχέσης, δεν υπάρχει πλέον κανείς που να βλέπει αυτή την προθεσμία να έρχεται. Ποιος παρακολουθεί αυτές τις προθεσμίες στον οργανισμό, και πώς αποφεύγεται να παραγραφεί σιωπηλά μια δέσμευση, περιγράφεται στη σελίδα σχετικά με την παρακολούθηση μιας προθεσμίας. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο μια μικρή, μη εκπληρωμένη δέσμευση κοστίζει συχνά περισσότερη εμπιστοσύνη από την απουσία μιας μεγάλης επένδυσης: η μικρή δέσμευση ήταν συγκεκριμένη και ελεγχόμενη, η μεγάλη επένδυση δεν είχε ποτέ σαφή ημερομηνία.
Η παρακολούθηση του ποιος είναι ιδιοκτήτης τι, ποια δέσμευση αντιστοιχεί σε ποιο ενδιαφερόμενο μέρος και ποια προθεσμία εξακολουθεί να τρέχει, είναι σε μεγάλο βαθμό διοικητική εργασία: συλλογή σημάτων, σύνδεση με έναν φάκελο, τοποθέτηση υπενθύμισης. Αυτή είναι εργασία που απαιτεί ακρίβεια, αλλά όχι απαραίτητα εργασία που πρέπει να κάνει ένα σπάνιο, ανώτερο στέλεχος. Όποιος θέλει να γνωρίζει ποιο μέρος αυτού του είδους εργασιών μπορεί να αναληφθεί από AI και ποιο όχι, μπορεί να το υπολογίσει με τη σάρωση εργασιών της FTE TO AI, η οποία υποδεικνύει ανά εργασία πού ταιριάζει ο αυτοματισμός και πού όχι.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.