Kennisbank

Собственост върху връзка при няколко текущи проекта

Голяма организация рядко има само една връзка с една заинтересована страна. Община има текущ процес за издаване на разрешение, кандидатура за субсидия и неформален контакт с общински съветник относно бъдещо досие. Три проектни екипа, една заинтересована страна. Въпросът кой е собственик на тази връзка обикновено не се задава, докато нещо не се обърка: съветникът получава различна информация от две страни, или ангажимент, поет в един проект, не се разпознава в друг проект.

Защо собствеността не се появява от само себе си

В матрична организация проектната структура обикновено е ясна, но структурата на връзките не е. Всеки проект има ръководител на проект, и този ръководител често се държи, като че ли връзката със заинтересованата страна принадлежи на проекта. Щом проектът приключи, връзката изчезва с него, дори когато заинтересованата страна продължава да съществува. Това е първата грешка: връзка се третира като част от проекта, вместо като нещо, което съществува отделно от проекта.

Втората грешка е обратната: никой не става собственик, защото всеки предполага, че някой друг вече го прави. Това се случва особено при заинтересовани страни, които получават висок резултат едновременно по влияние и засегнатост — точно случаите, в които координацията е най-необходима. Как се формира този резултат, е описано на страниците за как оценявате влиянието на заинтересована страна и как определяте доколко е засегната заинтересована страна. Матрицата, която следва от това, е обяснена на страницата, която обяснява какво представлява матрицата влияние-засегнатост.

Собствеността не е йерархичен въпрос

Логично изглежда да се свърже собствеността със старшинство: най-високата длъжност в стаята става собственик. Това не работи, защото старшинството не казва нищо за това кой има най-структурния контакт. Оперативен ръководител, който всяка седмица е в контакт с жител от квартала, знае повече за тази връзка от директор, който говори с него два пъти годишно. Собствеността следва връзката, не функцията.

Което наистина работи, е да се свърже собствеността с въпроса кой носи отговорност за ангажиментите, поети към тази заинтересована страна. Някой, който поема ангажименти, без да може да ги следи, не е собственик, а риск. Как конкретно се документира ангажимент, включително кой, какво и кога, е описано на страницата за документирането на ангажимент. Без такова документиране въпросът кой е собственик остава главно теоретичен, защото няма нищо, върху което да се позовеш.

Един собственик, няколко проекта

Практическото решение не е сложно: един човек става собственик на връзката, независимо от това кой проект тече. Този човек не трябва да е включен във всеки проект, но трябва да знае какво е казано на тази заинтересована страна от името на организацията, в кой да е проект. Това изисква регистър, който е отделен от проектната администрация: място, където постъпва всеки ангажимент към тази заинтересована страна, независимо кой го е поел.

Точно на този регистър е посветена страницата за собствеността върху връзка: не като организационен принцип в абстрактен смисъл, а като въпрос кой поддържа общата картина, когато вървят повече от един проект едновременно. Без отговор на този въпрос се стига до сценарий, в който съветникът, жителят на квартала или журналистът чуват три различни версии на една и съща организация, не защото някой лъже, а защото никой не вижда цялостната картина.

Сроковете продължават да текат, дори когато проектът приключи

Проектът има крайна дата. Ангажиментът не винаги. Ангажимент да се направи обратна връзка след половин година продължава да тече, след като проектът, в който е поет този ангажимент, вече е приключен и екипът е разпуснат. Без собственик на връзката няма никой, който да види приближаването на този срок. Кой следи тези срокове в организацията и как се предотвратява ангажимент да изтече мълчаливо, е описано на страницата за следенето на срок. Точно затова малък, неспазен ангажимент често струва повече доверие от отсъствието на голяма инвестиция: малкият ангажимент беше конкретен и проверим, голямата инвестиция никога не е имала твърда дата.

От собственост на връзка към работния анализ

Следенето на това кой е собственик на какво, кой ангажимент принадлежи на коя заинтересована страна и какъв срок все още тече, е предимно административна работа: събиране на сигнали, свързване с досие, поставяне на напомняне. Това е прецизна работа, но не непременно работа, която трябва да се извършва от оскъден старши служител. Който иска да разбере коя част от такива задачи може да бъде поета от AI и коя не, може да поръча изчисление с работния анализ на FTE TO AI, който за всяка задача показва къде автоматизацията се вписва и къде не.