Suurel organisatsioonil on harva ainult üks suhe ühe huvirühmaga. Omavalitsusel on käimas loamenetlus, toetustaotlus ja mitteametlik liin volinikuga tuleviku dossiee kohta. Kolm projektimeeskonda, üks huvirühm. Küsimust, kes selle omanik on, tavaliselt ei esitata enne, kui midagi läheb valesti: volinik kuuleb kahelt poolt erinevat lugu, või ühes projektis antud lubadust ei tunta teises projektis ära.
Maatriksorganisatsioonis on projektistruktuur enamasti selge, kuid suhtestruktuur mitte. Igal projektil on projektijuht, ja see projektijuht käitub tihti nii, nagu suhe huvirühmaga kuuluks projekti juurde. Kui projekt lõpeb, kaob suhe sellega kaasa, ka kui huvirühm jääb. See on esimene viga: suhet käsitletakse projektiosana, mitte kui midagi, mis eksisteerib projektist eraldiseisvalt.
Teine viga on vastupidine: mitte kellestki ei saa omanikku, kuna kõik eeldavad, et keegi teine juba tegeleb sellega. See juhtub eriti huvirühmadega, kes saavad korraga kõrge skoori nii mõjukuse kui mõjutatuse osas, täpselt need juhtumid, kus koordineerimist on kõige rohkem vaja. Kuidas see skoor tekib, on kirjeldatud lehtedel kuidas hinnata huvirühma mõjukust ja kuidas tuvastada, kui palju huvirühma mõjutatakse. Sellest tulenevat maatriksit selgitatakse lehel, mis selgitab, mis on mõjukus-mõjutatuse maatriks.
On loogiline siduda omanikkus staažiga: kõrgeima ametikohaga isik ruumis saab omanikuks. See ei toimi, kuna staaž ei ütle midagi selle kohta, kellel on kõige struktuursemat kontakti. Operatiivjuht, kes suhtleb iganädalaselt naabriga, teab sellest suhtest rohkem kui direktor, kes räägib temaga kaks korda aastas. Omanikkus järgib suhet, mitte ametikohta.
Mis toimib, on omanikkuse siduminine küsimusega, kes vastutab lubaduste eest, mis huvirühmale antakse. Isik, kes annab lubadusi, ilma et suudaks neid jälgida, ei ole omanik, vaid risk. Kuidas lubadus konkreetselt kirja pannakse, sealhulgas kes, mida ja millal, on kirjeldatud lehel lubaduse kirja panemise kohta. Ilma selle kirjapanemiseta on küsimus, kes on omanik, peamiselt teoreetiline, kuna puudub midagi, mille vastu kontrollida.
Praktiline lahendus ei ole keeruline: üks isik saab suhte omanikuks, sõltumata sellest, milline projekt käimas on. See isik ei pea olema seotud iga projektiga, kuid peab teadma, mida on organisatsiooni nimel sellele huvirühmale öeldud, ükskõik millises projektis. See eeldab registrit, mis on eraldiseisev projektiadministratsioonist: kohta, kuhu jõuab iga lubadus, mis sellele huvirühmale antakse, sõltumata sellest, kes selle andis.
See register on täpselt see, millest räägib leht suhte omanikkuse kohta: mitte organisatsioonipõhimõttena abstraktses mõttes, vaid küsimusena, kes hoiab ülevaadet, kui rohkem kui üks projekt käib korraga. Kui sellele küsimusele vastust ei anta, tekib olukord, kus volinik, naaber või ajakirjanik kuuleb samast organisatsioonist kolme erinevat versiooni, mitte kuna keegi valetab, vaid kuna mitte keegi ei näe tervikut.
Projektil on lõpptähtaeg. Lubadusel ei ole seda alati. Lubadus anda tagasisidet poole aasta pärast jätkub pärast seda, kui projekt, milles see lubadus anti, on juba lõppenud ja meeskond on laiali saadetud. Ilma suhte omanikuta ei ole enam kedagi, kes seda tähtaega läheneamas näeks. Kes valvab organisatsioonis nende tähtaegade järele ja kuidas välditakse, et lubadus vaikselt vananeb, on kirjeldatud lehel tähtaja jälgimise kohta. See on täpselt põhjus, miks väike, täitmata lubadus maksab tihti rohkem usaldust kui suure investeeringu ärajäämine: väike lubadus oli konkreetne ja kontrollitav, suurel investeeringul ei olnud kunagi kindlat tähtaega.
Jälgimine, kes kus omanik on, milline lubadus kuulub millise huvirühma juurde ja milline tähtaeg veel jookseb, on suuresti administratiivne töö: signaalide kogumine, dossiega sidumine, meeldetuletuse seadmine. See on täpsust nõudev töö, kuid ei ole tingimata töö, mida peaks tegema piiratud arvu seenior töötaja. Kes soovib teada, millist osa selliste ülesannete hulgast saab AI üle võtta ja millist osa mitte, saab selle välja arvutada FTE TO AI töölaadi hindamise abil, mis näitab ülesande kaupa, kus automatiseerimine sobib ja kus mitte.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.