Kennisbank

Разговорът с доставчици: защо върви различно от планираното

Доставчиците са група заинтересовани страни, която малко организации съзнателно разпитват. Има договор, има уговорки за доставка и качество, а контактът минава през отдела за доставки или през звеното, което управлява отношенията. Отделен разговор за доверие тогава изглежда излишен. Това е погрешно схващане. Доставчик, който се чувства зависим от вашата организация, рядко казва какво реално се случва, а доставчик, който знае, че лесно може да бъде заменен, също не казва какво реално се случва, но по друга причина. Двете позиции изкривяват представата, която отделът по доставки или управлението има за отношенията.

Какво искате да знаете от доставчиците

Въпросът, който стои зад този разговор, не е дали доставката пристига навреме. Това вече се измерва в показателите за качество и изпълнение. Липсващият въпрос е дали доставчикът възприема вашата организация като страна, която спазва договорености, която преговаря разумно и която прави проблемите обсъждаеми, преди те да се ескалират. Доставчик, който се колебае да съобщи за проблем, защото предния път сигналът не довел до нищо, е доставчик, когото бавно губите, без договорните показатели да го показват.

Осен това е важно как доставчиците сравняват вашата организация с други възложители. Не за да се конкурирате по цена или условия, а за да знаете дали вашата организация е известна като страна, с която е приятно да се работи, или като страна, която най-вече пази собствената си позиция. Тази репутация определя дали най-добрите доставчици първо се обръщат към вас, или първо към друг.

Как да го питате

Разговорът с доставчиците върви по-добре извън цикъла на преговорите. Който по време на продължаване на договор пита как се възприема отношението, получава отговор, оцветен от текущия интерес. Доставчик, който току-що е предложил повишение на цената, отговаря различно от доставчик, който току-що е завършил дългогодишно сътрудничество без спорове.

Помага също да не се разпитва само пряката контактна личност, а и някой, който е по-далеч от ежедневната връзка: акаунт мениджър на по-високо ниво, или някой от собствената верига на доставчика. Те са по-малко предпазливи, защото за тях по-малко е заложено в текущия контакт.

Формата на въпроса прави разлика. Питането за удовлетвореност дава малко резултат; всеки е разумно доволен, докато фактурите се плащат. Питането за конкретни ситуации — момент, в който уговорка не била изпълнена, момент, в който проблем бил решен добре — дава по-полезни отговори от общата оценка.

Защо този разговор върви различно от очакваното

Съотношението на силите между възложител и доставчик често определя повече за изхода на този разговор от качеството на въпросите. Малък доставчик, който е зависим от вас за голяма част от оборота си, рядко ще изрази критика, дори в анонимен въпрос, от страх, че произходът все пак може да се разпознае. Голям доставчик, от когото вие се нуждаете, е по-свободен в отговорите си, но има и по-малък интерес да поддържа отношенията, ако те не му харесват.

Осен това често се оказва, че доставчиците дават по-голяма тежест на малко обещание, което не е изпълнено, отколкото на голяма инвестиция, която не се реализира. Доставчик, на когото е обещано, че срокът за плащане ще бъде коригиран, и забелязва, че това не се случва, го помни по-добре от доставчик, който знае, че голяма съвместна иновация не се случва поради външни обстоятелства. Малкото обещание се усеща лично; голямата инвестиция се усеща делово. Тази разлика е причината, поради която следенето на обещанията към доставчиците е поне толкова важно, колкото следенето на самия договор.

Това, което този разговор не дава, е твърдение за какво доставчикът наистина мисли. Той дава какво се казва, и дава къде тази представа се различава от онова, което отделът по доставки или управлението предварително е приемал. Тази разлика, а не отделният отговор, е това, за което всъщност служи.

Доставчиците рядко са единствената група заинтересовани страни, при която се появяват такива разлики. Който подготвя това за доставчици, разпознава сходни модели при общини и провинции, при които формалната зависимост влияе на разговора, при финансиращи, които реагират най-вече на онова, което не се казва, и при браншова асоциация, при която колективните интереси замъгляват индивидуалната представа. Също и разговор с регулаторни органи, които официално преценяват, но неофициално сигнализират познава същото напрежение между онова, което се казва, и онова, което се мисли.

Самата анкета, и какво още липсва там

Тази страница описва защо разговорът с доставчиците рядко дава онова, което би трябвало да даде, и на какво трябва да обърнете внимание, за да изостри тази представа. Това, което тук не стои, е твърдение за какво мислят вашите доставчици. Това ние не знаем, докато те самите не го кажат, в анкета, която стои отделно от преговорите.

Trust Baseline е инструментът, който структурира този разговор: вътрешна анкета редом с външна, при която разликата между тези две представи е първият резултат, последвана от commitment-tracker, който следи обещанията към доставчиците, и сигнален ритъм, който прави повторението възможно. Този инструмент е в процес на изграждане. Който има интерес към това, може да се запише в списъка с изчакващи.

Картографирането на отношенията със заинтересовани страни е работа, която отчасти се състои от повтарящи се, структурируеми задачи: съставяне на анкети, обработка на отговори, сигнализиране на отклонения. Който иска да знае каква част от такава работа може да бъде поета от AI, може да го изчисли с работния скенер на FTE TO AI, който за всяка задача показва къде автоматизацията е реалистична и къде не е.