Kennisbank

Keskustelu toimittajien kanssa: miksi se etenee eri tavalla kuin suunniteltu

Toimittajat ovat sidosryhmä, jota harvat organisaatiot kysyvät tietoisesti. On sopimus, on toimitus- ja laatusopimuksia, ja yhteydenpito hoituu hankinnan tai suhdetta hoitavan osaston kautta. Erillinen keskustelu luottamuksesta tuntuu silloin tarpeettomalta. Se on väärinkäsitys. Toimittaja, joka kokee olevansa riippuvainen organisaatiostanne, kertoo harvoin, mitä todella tapahtuu, ja toimittaja, joka tietää voivansa korvata teidät helposti, kertoo yhtä lailla harvoin, mitä todella tapahtuu, mutta eri syystä. Molemmat asemat vääristävät kuvaa, joka hankinnalla tai johdolla on suhteesta.

Mitä haluatte tietää toimittajilta

Kysymys tämän keskustelun taustalla ei ole se, tuleeko toimitus ajoissa. Sitä mitataan jo laatu- ja suoritusindikaattoreilla. Puuttuva kysymys on, kokeeko toimittaja organisaationne osapuolena, joka pitää sopimukset, neuvottelee kohtuullisesti ja tekee ongelmista käsiteltäviä ennen kuin ne kärjistyvät. Toimittaja, joka arastelee ilmoittaa ongelmasta, koska edellisellä kerralla ilmoitukselle ei tapahtunut mitään, on toimittaja, jonka menetätte hitaasti ilman että sopimusluvut osoittavat sitä.

Sen lisäksi on olennaista, miten toimittajat vertaavat organisaatiotanne muihin tilaajiin. Ei kilpaillaksenne hinnasta tai ehdoista, vaan tietääksenne, tunnetaanko organisaationne osapuolena, jonka kanssa on miellyttävää tehdä liiketoimintaa, tai osapuolena, joka ennen kaikkea varjelee omaa asemaansa. Tämä maine ratkaisee, tarjoutuvatko parhaat toimittajat teille ensin vai jollekin toiselle.

Miten kysytte sitä

Keskustelu toimittajien kanssa toimii paremmin sopimusneuvottelusyklin ulkopuolella. Kysyjä, joka sopimuksen uusimisen aikana tiedustelee, miten suhde koetaan, saa vastauksen, joka on värittynyt käynnissä olevasta intressistä. Toimittaja, joka on juuri ehdottanut hinnankorotusta, vastaa eri tavalla kuin toimittaja, joka on juuri päättänyt pitkän yhteistyön riidoitta.

Auttaa myös, jos ei kysytä pelkästään suoraa yhteyshenkilöä, vaan myös henkilöä, joka on kauempana päivittäisestä suhteesta: ylemmän tason asiakkuuspäällikköä, tai jotakuta toimittajan omasta ketjusta. Heidän on helpompi puhua avoimemmin, koska heille on vähemmän pelissä käynnissä olevassa yhteydenpidossa.

Kysymyksen muoto vaikuttaa. Tyytyväisyyskysymykset tuottavat vähän; kaikki ovat kohtuullisen tyytyväisiä, kunhan laskut maksetaan. Kysymykset konkreettisista tilanteista — hetki, jolloin sopimusta ei noudatettu, hetki, jolloin ongelma ratkaistiin juuri hyvin — tuottavat käyttökelpoisempia vastauksia kuin yleinen arvio.

Miksi tämä keskustelu etenee eri tavalla kuin odotettu

Valta-asema tilaajan ja toimittajan välillä ratkaisee usein enemmän tämän keskustelun lopputuloksesta kuin kysymysten laatu. Pieni toimittaja, joka on riippuvainen teistä suuren osan liikevaihdostaan, ilmaisee kritiikkiä harvoin, ei myöskään anonyymissa kysymyksessä, pelosta että alkuperä on kuitenkin jäljitettävissä. Suuri toimittaja, joka tarvitsee teitä, on vapaampi vastauksissaan, mutta hänellä on myös vähemmän intressiä ylläpitää suhdetta, jos se ei miellytä.

Sen lisäksi ilmenee usein, että toimittajat painottavat pientä lupausta, jota ei pidetä, enemmän kuin suurta investointia, joka jää toteutumatta. Toimittaja, jolle on luvattu maksuehdon muuttamista ja joka huomaa, että sitä ei tapahdu, muistaa sen paremmin kuin toimittaja, joka tietää, että suuri yhteinen innovaatiohanke ei toteudu ulkoisista syistä. Pieni lupaus tuntuu henkilökohtaiselta; suuri investointi tuntuu liiketoiminnalliselta. Tämä ero on syy, minkä vuoksi toimittajille annettujen lupausten seuraaminen on vähintään yhtä tärkeää kuin sopimuksen itsensä seuraaminen.

Mitä tämä keskustelu ei tuota, on lausunto siitä, mitä toimittaja todella ajattelee. Se tuottaa sen, mitä sanotaan, ja se tuottaa sen, missä tuo kuva poikkeaa siitä, mitä hankinta tai johto etukäteen oletti. Tämä poikkeama, ei irrallinen vastaus, on se, mihin tämä on tarkoitettu.

Toimittajat ovat harvoin ainoa sidosryhmä, jossa tällaisia poikkeamia esiintyy. Tämän toimittajille rakentava tunnistaa vastaavia kuvioita kunnissa ja maakunnissa, joissa muodollinen riippuvuus vaikuttaa keskusteluun, rahoittajissa, jotka reagoivat ennen kaikkea siihen, mitä ei sanota, ja toimialajärjestössä, jossa kollektiiviset edut hämärtävät yksilöllisen kuvan. Myös keskustelu valvojien kanssa, jotka arvioivat muodollisesti mutta signaloivat epämuodollisesti, kantaa samaa jännitettä sanotun ja ajatellun välillä.

Kysely itse, ja mitä siinä ei vielä ole

Tämä sivu kuvaa, miksi keskustelu toimittajien kanssa tuottaa harvoin sen, mitä sen pitäisi tuottaa, ja mihin kannattaa kiinnittää huomiota kuvan tarkentamiseksi. Mitä tässä ei ole, on lausunto siitä, mitä toimittajanne ajattelevat. Sitä emme tiedä, ennen kuin he itse kertovat sen, kyselyssä, joka on erillään neuvottelusta.

Trust Baseline on työkalu, joka jäsentää tämän keskustelun: sisäinen kysely rinnakkain ulkoisen kanssa, jossa näiden kahden kuvan välinen ero on ensimmäinen tulos, jota seuraa commitment-tracker, joka pitää kirjaa toimittajille annetuista lupauksista, ja signaalirytmi, joka mahdollistaa toistamisen. Tämä työkalu on rakenteilla. Kiinnostuneet voivat ilmoittautua jonotuslistalle.

Sidosryhmäsuhteiden kartoittaminen on työtä, joka koostuu osittain toistuvista, jäsennettävistä tehtävistä: kyselyjen laatiminen, vastausten käsittely, poikkeamien tunnistaminen. Kuka haluaa tietää, kuinka suuri osa tällaisesta työstä on siirrettävissä AI:lle, voi laskettaa sen FTE TO AI:n työscanilla, joka osoittaa tehtäväkohtaisesti, missä automaatio on realistista ja missä ei.