Kennisbank

Pogovor z dobavitelji: zakaj poteka drugače kot načrtovano

Dobavitelji so skupina deležnikov, ki jo malo organizacij zavestno spraševa. Obstaja pogodba, obstajajo dogovori o dostavi in kakovosti, in stik poteka preko nabave ali preko strokovnega oddelka, ki upravlja odnos. Ločen pogovor o zaupanju se tedaj zdi odveč. To je zmotno prepričanje. Dobavitelj, ki se počuti odvisnega od vaše organizacije, redko pove, kaj se dejansko dogaja, in dobavitelj, ki ve, da ga lahko zlahka zamenjate, tudi ne pove, kaj se dejansko dogaja, vendar iz drugega razloga. Oba položaja izkrivljata podobo, ki jo o odnosu ima nabava ali vodstvo.

Kaj želite vedeti od dobaviteljev

Vprašanje, ki stoji za tem pogovorom, ni, ali dostava prispe pravočasno. To se že merijo s kakovostnimi in uspešnostnimi kazalniki. Vprašanje, ki manjka, je, ali dobavitelj vašo organizacijo dojema kot stranko, ki izpolnjuje dogovore, ki se pogaja razumno in ki težave naredi pogovorljive, preden se zaostrijo. Dobavitelj, ki se obotavlja prijaviti težavo, ker se prejšnjič ni nič zgodilo s prijavo, je dobavitelj, ki ga počasi izgubljate, brez da bi to pokazale pogodbene številke.

Poleg tega je pomembno, kako dobavitelji primerjajo vašo organizacijo z drugimi naročniki. Ne zaradi konkurence pri ceni ali pogojih, temveč da bi vedeli, ali je vaša organizacija znana kot stranka, s katero je prijetno poslovati, ali kot stranka, ki predvsem varuje lastni položaj. Ta ugled določa, ali se najboljši dobavitelji ponudijo vam ali najprej komu drugemu.

Kako to vprašate

Pogovor z dobavitelji poteka bolje zunaj pogajalskega cikla. Kdor med podaljšanjem pogodbe vpraša, kako se odnos doživlja, prejme odgovor, ki je obarvan s trenutnim interesom. Dobavitelj, ki je pravkar predlagal zvišanje cene, odgovori drugače kot dobavitelj, ki je pravkar zaključil dolgo sodelovanje brez sporov.

Pomaga tudi, da povprašate ne le neposredno stično osebo, temveč tudi tistega, ki je bolj oddaljen od vsakodnevnega odnosa: vodjo računov na višji ravni, ali nekoga iz lastne dobaviteljske verige dobavitelja. Ti so manj previdni, ker imajo manj na kocki v trenutnem stiku.

Oblika vprašanja naredi razliko. Vprašanja o zadovoljstvu prinesejo malo; vsi so razmeroma zadovoljni, dokler se plačujejo računi. Vprašanja o konkretnih situacijah — trenutek, ko dogovor ni bil izpolnjen, trenutek, ko je bila težava ravno dobro rešena — prinesejo bolj uporabne odgovore kot splošna presoja.

Zakaj ta pogovor poteka drugače, kot bi pričakovali

Močno razmerje med naročnikom in dobaviteljem pogosto bolj določa izid tega pogovora kot kakovost vprašanj. Majhen dobavitelj, ki je za velik del svojega prihodka odvisen od vas, bo redko izrazil kritiko, tudi ne v anonimnem vprašanju, iz strahu, da bo izvor vseeno mogoče izslediti. Velik dobavitelj, ki vas potrebuje, je pri odgovorih bolj svoboden, vendar ima tudi manj interesa za vzdrževanje odnosa, če mu ta ne ustreza.

Poleg tega se pogosto izkaže, da dobavitelji majhno zavezo, ki ni izpolnjena, štejejo za pomembnejšo kot veliko naložbo, ki je ne pride. Dobavitelj, ki mu je bilo obljubljeno, da bo plačilni rok prilagojen, in opazi, da se to ne zgodi, si to zapomni bolje kot dobavitelj, ki ve, da velika skupna inovacija ne bo izvedena zaradi zunanjih okoliščin. Majhna zaveza se zdi osebna; velika naložba se zdi poslovna. Ta razlika je razlog, zakaj je spremljanje zavez do dobaviteljev vsaj tako pomembno kot spremljanje same pogodbe.

Kar ta pogovor ne prinese, je izjava o tem, kaj dobavitelj resnično meni. Prinese, kaj je povedano, in prinese, kje se ta podoba razlikuje od tega, kar je nabava ali vodstvo vnaprej predpostavljalo. Ta razlika, in ne posamezen odgovor, je namen tega.

Dobavitelji so redko edina skupina deležnikov, pri kateri se pojavljajo takšne razlike. Kdor to uredi za dobavitelje, prepozna podobne vzorce pri občinah in pokrajinah, kjer formalna odvisnost vpliva na pogovor, pri financerjih, ki predvsem odzivajo na to, kar ni povedano, in pri panožnem združenju, kjer skupni interesi zameglijo individualno podobo. Tudi pogovor z nadzorniki, ki formalno presojajo, a neformalno signalizirajo ima enako napetost med tem, kar je povedano, in tem, kar je mišljeno.

Sama poizvedba, in kaj tu še ni

Ta stran opisuje, zakaj pogovor z dobavitelji redko prinese to, kar bi moral prinesti, in na kaj morate biti pozorni, da to podobo dobite bolj ostro. Kar tu ni navedeno, je izjava o tem, kaj vaši dobavitelji menijo. To ne vemo, dokler tega ne povejo sami, v poizvedbi, ki je ločena od pogajanj.

Trust Baseline je orodje, ki strukturira ta pogovor: interna poizvedba poleg zunanje, pri čemer je razlika med tema dvema podobama prvi izsledek, sledi ji sledilnik zavez, ki zadrži zaveze do dobaviteljev, in signalni ritem, ki omogoča ponavljanje. To orodje je v izdelavi. Kdor je zainteresiran, se lahko prijavi na čakalni seznam.

Kartiranje odnosov z deležniki je delo, ki ga deloma sestavljajo ponavljajoče se, strukturirane naloge: pripravljanje poizvedb, obdelava odgovorov, zaznavanje odstopanj. Kdor želi vedeti, kateri del takšnega dela je mogoče prevzeti z AI, lahko to izračuna z delovno skalo (werkscan) podjetja FTE TO AI, ki za posamezno nalogo pokaže, kje je avtomatizacija realna in kje ni.