Регулаторен орган не задава въпроси, за да бъде убеден. Той задава въпроси, за да провери дали това, което казвате, съответства на това, което се случва, и дали това, което се случва, съответства на това, което е било обещано по-рано. Това е различно съотношение спрямо повечето други заинтересовани страни. Регулаторният орган не трябва да формира мнение за вашата организация; той трябва да обоснове преценка относно спазването на изискванията. Това променя какво означава структуриран разговор.
Въпросът, който обикновено се задава вътрешно, е: какво очаква регулаторният орган от нас. Това не е въпросът, който насочва разговора. Въпросът, който насочва разговора, е: каква представа вече е формирал регулаторният орган, въз основа на какви предишни изявления, отчети или инциденти, и къде тази представа се различава от представата, която вашата организация сама има за своето досие. Тази разлика е това, за което на практика става дума в разговора, дори ако дневният ред посочва нещо друго.
За да видите тази разлика, трябва първо да установите какво мисли вашето собствено ръководство, че е налице. Не какво знае отделът по съответствие, а какво хората, които водят разговора, действително мислят, че е състоянието на нещата. Тази вътрешна представа по-често е непълна от очакваното, не защото нещо се укрива, а защото ангажименти от предишни разговори не винаги се отразяват в ежедневното изпълнение.
Организациите се подготвят за големия въпрос: досието, инцидента, мярката, която привлича внимание. Регулаторните органи често първо питат за нещо по-малко. Ангажимент от предишен разговор, записана точка за действие, спомената дата. Когато тази малка точка не е изпълнена или вече не може да се намери, разговорът се измества. Не защото темата е тежка, а защото това дава сигнал за начина, по който вашата организация се отнася към това, което сама е казала.
Това е причината, поради която пропуснат малък ангажимент струва повече от голяма инвестиция, която не е направена. Инвестиция, която не се осъществява, е избор, който може да бъде обяснен. Ангажимент, който не е изпълнен, е несъответствие, което не може да бъде обяснено без да потвърди представата на регулаторния орган, че между това, което се казва, и това, което се прави, има пропаст. Който иска да пробие този модел, се нуждае от нещо, което поддържа ангажиментите независимо от кой е водил разговора или кой отдел е бил отговорен.
Структуриран разговор не започва с регулаторния орган, а с въпроса какво вашата собствена организация смята, че е поела като ангажимент, кога и към кого. Това вътрешно проучване установява какво ръководството очаква, че е актуално. След това е необходим втори слой: какво действително е казано и записано в предишна кореспонденция или протоколи. Разликата между тези две — какво човек мисли, че е казал, и какво действително е записано — често е по-голяма от очакваното, и е точно точката, на която регулаторният орган гледа първо.
Този подход не дава изявление за това какво регулаторният орган мисли за вашата организация. Това не знаем и не можем да измерим, преди регулаторният орган сам да го каже. Това, което може да се структурира, е вътрешната представа и следата на ангажименти, свързана с нея. Това е различен въпрос от как измервате тази представа без да питате тези, които вече са позитивни, но двата въпроса се допират: организация, която не следи собствените си ангажименти, също не знае добре какво е казала на други заинтересовани страни.
Регулаторен орган не работи изолирано. Това, което е казано към браншова организация, може да се появи в разговор с регулатор като референтна точка, и същото важи за изявления към финансиращи институции или медии. Който иска да е подготвен за разговор с регулатор, следователно постъпва добре да знае как този разговор се съотнася с как провеждате структуриран разговор с финансиращи институции, с как провеждате структуриран разговор с браншовата организация, и с как провеждате структуриран разговор с медии. Ангажимент, който е даден към една страна и е противоречив спрямо друга, е един от най-бързите начини да се потвърди представата за несъответствие, която регулаторните органи вече подозират веднага щом нещо се обърка.
Това е и причината, поради която основната разлика между вътрешната и външната представа е повтаряща се тема; който иска да разбере от къде идва тази разлика, може да прочете повече за защо вашата представа се различава от тази на вашите заинтересовани страни.
Trust Baseline, който изграждаме, поставя вътрешната и външната представа една до друга, и след това следва с commitment-tracker дали ангажиментите се изпълняват, с ритъм, който улавя сигнали преди те да ескалират до досие. За разговора с регулаторни органи особено този тракер е релевантен: не защото гарантира, че регулаторен орган е удовлетворен, а защото прави видимо дали вашата организация сама знае какво е казала. Тази част от инструмента е в процес на изграждане. Който иска да го използва веднага след като е наличен, може да се регистрира за списъка на изчакващите.
Запис на ангажименти и поддържане на история на разговорите е работа, която в голяма степен се състои от организиране на текст, дати и отговорности — точно вида задача, от която част може систематично да се прехвърли. Работният скенер на FTE TO AI изчислява за всяка задача каква част от работата може да се поеме от AI, и по този начин дава конкретна представа за къде това прехвърляне може да започне във вашия собствен процес на заинтересовани страни.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.