Dobavljači su skupina dionika koju malo organizacija svjesno ispituje. Postoji ugovor, postoje dogovori o isporuci i kvaliteti, a kontakt se odvija putem nabave ili putem stručnog odjela koji upravlja odnosom. Zaseban razgovor o povjerenju tada djeluje suvišno. To je pogrešna pretpostavka. Dobavljač koji se osjeća ovisnim o vašoj organizaciji rijetko kaže što se zapravo događa, a dobavljač koji zna da ga lako možete zamijeniti isto tako ne kaže što se zapravo događa, ali iz drugog razloga. Obje pozicije iskrivljuju sliku koju nabava ili menadžment ima o odnosu.
Pitanje koje stoji u pozadini ovog razgovora nije stiže li isporuka na vrijeme. To se već mjeri kroz pokazatelje kvalitete i uspješnosti. Pitanje koje nedostaje jest doživljava li dobavljač vašu organizaciju kao stranu koja poštuje dogovore, koja razumno pregovara, i koja probleme čini otvorenima za razgovor prije nego što eskaliraju. Dobavljač koji ne odlučuje prijaviti problem jer se prošli put ništa nije dogodilo s prijavom, dobavljač je kojeg polako gubite, a ugovorni brojevi to ne pokazuju.
Osim toga, relevantno je i kako dobavljači uspoređuju vašu organizaciju s drugim naručiteljima. Ne radi natjecanja u cijeni ili uvjetima, nego da bi se znalo je li vaša organizacija poznata kao strana s kojom je ugodno poslovati, ili kao strana koja prije svega čuva vlastitu poziciju. Ta reputacija određuje jesu li najbolji dobavljači spremni ponuditi se vama, ili prvo drugome.
Razgovor s dobavljačima teče bolje izvan pregovaračkog ciklusa. Onaj tko tijekom obnove ugovora pita kako se odnos doživljava, dobiva odgovor obojen tekućim interesom. Dobavljač koji je upravo predložio povećanje cijene odgovara drugačije od dobavljača koji je upravo završio dugu suradnju bez spornih pitanja.
Pomaže i da se ne ispituje samo direktna kontakt-osoba, nego i onaj koji je udaljeniji od svakodnevnog odnosa: account manager na višoj razini, ili neko iz vlastitog lanca dobavljača. Oni su manje suzdržani, jer za njih je manje u pitanju u tekućem kontaktu.
Oblik pitanja pravi razliku. Pitanja o zadovoljstvu daju malo; svi su razumno zadovoljni sve dok se računi plaćaju. Pitanja o konkretnim situacijama — trenutku u kojem dogovor nije bio ispunjen, trenutku u kojem je problem naprotiv dobro riješen — daju korisnije odgovore nego opća procjena.
Odnos moći između naručitelja i dobavljača često više određuje ishod ovog razgovora nego kvaliteta pitanja. Mali dobavljač koji je velikim dijelom svojeg prihoda ovisan o vama rijetko će iznijeti kritiku, ni u anonimnom pitanju, iz straha da se podrijetlo ipak može utvrditi. Veliki dobavljač koji vas treba slobodniji je u odgovorima, ali ima i manje interesa u održavanju odnosa ako mu ne odgovara.
Osim toga, često se pokaže da dobavljači malu obavezu koja nije ispunjena vrednuju teže nego veliko ulaganje koje izostane. Dobavljač kojem je obećano da će se rok plaćanja prilagoditi, a primijeti da se to ne događa, pamti to bolje nego dobavljač koji zna da velika zajednička inovacija ne ide dalje zbog vanjskih okolnosti. Mala obaveza djeluje osobno; veliko ulaganje djeluje poslovno. Ta razlika razlog je zašto je praćenje obećanja dobavljačima najmanje jednako važno kao praćenje samog ugovora.
Ono što ovaj razgovor ne donosi, jest izjava o tome što dobavljač zapravo misli. Donosi ono što se kaže, i donosi mjesto gdje se ta slika razlikuje od onoga što je nabava ili menadžment unaprijed pretpostavljao. Ta razlika, a ne pojedinačan odgovor, ono je za što je ovo namijenjeno.
Dobavljači su rijetko jedina skupina dionika u kojoj se ovakve razlike javljaju. Onaj tko ovo uređuje za dobavljače, prepoznaje slične obrasce kod općina i pokrajina kod kojih formalna ovisnost utječe na razgovor, kod financijera koji uglavnom reagiraju na ono što se ne kaže, i kod strukovnih udruženja gdje kolektivni interesi zamućuju individualnu sliku. I razgovor s nadzornim tijelima koja formalno prosuđuju, ali informalno signaliziraju sadrži istu napetost između onoga što se kaže i onoga što se misli.
Ova stranica opisuje zašto razgovor s dobavljačima rijetko donosi ono što bi trebao donijeti, i na što treba obratiti pažnju da bi se ta slika izoštrila. Ono što ovdje ne stoji jest izjava o tome što vaši dobavljači misle. To ne znamo dok to sami ne kažu, u upitniku koji je zaseban od pregovora.
Trust Baseline je instrument koji strukturira ovaj razgovor: interni upitnik uz eksterni, pri čemu je razlika između te dvije slike prvi rezultat, nakon čega slijedi commitment-tracker koji bilježi obećanja dobavljačima i signal-ritam koji omogućuje ponavljanje. Ovaj instrument je u izradi. Onaj koji za ovo ima interes, može se prijaviti na listu čekanja.
Mapiranje odnosa s dionicima posao je koji se djelomično sastoji od zadataka koji se ponavljaju i koje je moguće strukturirati: izrada upitnika, obrada odgovora, signaliziranje odstupanja. Onaj tko želi znati koji dio takvog posla je moguće prepustiti AI-u, može to izračunati pomoću werkscan alata FTE TO AI, koji po zadatku pokazuje gdje je automatizacija realna, a gdje nije.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.