Gminy i województwa nie są interesariuszem takim jak klient czy inwestor. Radny wykonawczy (wójt/burmistrz) ma swój zakres kompetencji, radę, która kontroluje, i horyzont czasowy, który przerywają wybory. Członek zarządu województwa pracuje w oparciu o umowę koalicyjną, którą odczytuje się słowo po słowie. Kto podejmuje rozmowę z tymi podmiotami bez uwzględnienia tego, otrzymuje reakcje, które nie odpowiadają na zadane pytanie. To zwykle nie jest niechęć. To inny rodzaj logiki.
Za chęcią „podjęcia rozmowy” z gminą lub województwem często kryje się bardziej konkretne pytanie. Czy gmina widzi Pana/Pani organizację jako partnera w realizacji zadania, czy jako stronę, która ma dostarczyć coś, za co gmina jest odpowiedzialna? Czy istnieje wsparcie na poziomie urzędniczym, wsparcie na poziomie politycznym, czy oba? Czy Pana/Pani temat znajduje się w agendzie osoby odpowiedzialnej za dany zakres kompetencji, czy jeszcze musi się tam znaleźć? Te pytania nie są wymienne. Organizacja, która ma dobrą pozycję na poziomie urzędniczym, ale jest nieznana politycznie, potrzebuje innej rozmowy niż organizacja znana politycznie, ale napotykająca opór urzędniczy.
W przypadku interesariuszy komercyjnych deklaracja jest zwykle deklaracją. W przypadku gmin i województw deklaracja jest pozycją w procesie z udziałem innych aktorów: zarządu, który musi się zgodzić, rady, która może wprowadzać zmiany, organizacji urzędniczej, która wykonuje to, co zostało zdecydowane politycznie, i nic więcej. Urzędnik, który brzmi przychylnie, może nie mieć na to przestrzeni politycznej. Polityk, który wyraża intencję, może w praktyce nie zostać za to rozliczony, bez ryzyka, że zostanie to odczytane jako politycznie niezręczne. Kto prowadzi tę rozmowę tak, jak rozmowę z dostawcą lub finansującym, oczekuje jasności, której praktyka administracyjna nie zawsze zapewnia.
To jeden z powodów, dla których rozmowa z finansującymi wymaga innej struktury niż rozmowa z podmiotem publicznym: u finansującego kryteria oceny są często wyraźnie określone, u gminy są one rozproszone między umowę koalicyjną, opinię urzędniczą i polityczną wrażliwość danego momentu.
Ustrukturyzowana rozmowa zaczyna się od rozróżnienia między tym, o co pyta Pan/Pani urzędnika, a tym, o co pyta Pan/Pani polityka. Urzędniczą organizację można zapytać o proces: jakie dokumenty są w obiegu, który wydział jest właścicielem tematu, jaka jest standardowa droga dla tematu takiego jak Pana/Pani. Polityka pyta się o pozycję: jak Pana/Pani temat wpisuje się w zakres kompetencji, czy wsparcie lub odmowa niosą ze sobą ryzyko polityczne, i w jakim terminie w ogóle można coś powiedzieć.
Kolejność pytań jest tu tak istotna jak same pytania. Organizacja, która najpierw zwraca się na poziom polityczny bez przygotowania urzędniczego, ryzykuje, że polityk poprosi o opinię urzędniczą, która jeszcze nie istnieje, i sprawa się zatrzyma. Organizacja, która zostaje jedynie na poziomie urzędniczym, otrzymuje precyzję bez politycznej wagi. Obie drogi są potrzebne, w kolejności odpowiadającej danemu tematowi.
Istnieje różnica między gminą, która znajmy Pana/Pani organizację, a gminą, która wspiera Pana/Pani organizację. Rozpoznawalność powstaje przez powtarzający się kontakt, obecność na spotkaniach, udział w projektach. Wsparcie powstaje przez wyraźną decyzję, w której polityk stawia coś na szali. Wiele organizacji myli pierwsze z drugim i jest zdziwionych, gdy gmina, która zawsze wydawała się przychylna, przy konkretnej decyzji okazuje się powstrzymująca. To nie jest niekonsekwencja. To różnica między dobrą relacją a ryzykiem politycznym, które polityk chce lub nie chce podjąć.
To rozróżnienie między obrazem a rzeczywistością jest właśnie tematem tekstu dlaczego Pana/Pani obraz odbiega od obrazu Pana/Pani interesariuszy: wewnętrzny obraz relacji i zewnętrzna rzeczywistość pozycji rozchodzą się w przypadku podmiotów publicznych częściej niż w przypadku innych grup interesariuszy, właśnie dlatego, że przychylność i wsparcie tak łatwo się myli.
Wrażliwość nie leży w braku wsparcia, ale w jego wycofaniu. Gmina, która wyraża intencję na spotkaniu, a później nie może jej zrealizować, ponieważ zmienił się wiatr polityczny, szkodzi zaufaniu bardziej niż gmina, która od początku była powściągliwa. Dla organizacji współpracujących z podmiotami publicznymi rozsądniej jest zatem śledzić małe, zweryfikowane deklaracje, niż budować na atmosferze rozmowy. To, co radny wykonawczy powie na nieformalnym spotkaniu, nie jest tym, co zdecyduje zarząd, a to z kolei nie jest tym, co finalnie ustali rada.
Ta administracyjna warstwa różni się od rozmów z organami nadzoru, gdzie kompetencje są formalnie ustalone, oraz od rozmów z organizacjami reprezentującymi interesy, gdzie zaplecze zwykle waży więcej niż aktualność polityczna.
Struktura umożliwiająca precyzyjne rozróżnienie między rozpoznawalnością urzędniczą a wsparciem politycznym oraz śledzenie deklaracji gmin i województw do momentu ich wypełnienia lub wycofania, jest częścią tego, co budujemy. Narzędzie nie jest jeszcze dostępne. Kto chce z niego skorzystać, gdy będzie już dostępne, może zapisać się na listę oczekujących.
Kto najpierw chce wiedzieć, ile czasu w ramach własnej organizacji zajmuje tego rodzaju uzgadnianie administracyjne, dokumentowanie i śledzenie postępów, znajdzie na to inne narzędzie: skan pracy FTE TO AI wylicza dla każdego zadania, jaką część pracy może przejąć AI, i w ten sposób ukazuje, ile zdolności operacyjnej pozostaje na samą rozmowę.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.