Kunnat ja maakunnat eivät ole sidosryhmä siinä mielessä kuin asiakas tai sijoittaja. Kunnanjohtajalla on salkku, valtuusto joka valvoo, ja horisontti joka katkeaa vaalien myötä. Maakuntahallituksen jäsen työskentelee koalitiosopimuksen mukaan, jota luetaan sanatarkasti. Se, joka käy näiden osapuolten kanssa keskustelua ottamatta tätä huomioon, saa vastauksia jotka eivät vastaa esitettyyn kysymykseen. Tämä ei tavallisesti johdu haluttomuudesta. Kyse on toisenlaisesta logiikasta.
Toiveen "käydä keskustelua" kunnan tai maakunnan kanssa takana on usein täsmällisempi kysymys. Näkeekö kunta organisaationne kumppanina yhteisessä tehtävässä, tai osapuolena jonka on toimitettava jotain, mistä kunta on vastuussa? Onko olemassa virkamiestason tukea, poliittista tukea, tai molemmat? Onko aiheenne salkunhoitajan agendalla, tai pitääkö se vielä saada sinne? Näitä kysymyksiä ei voi vaihtaa keskenään. Organisaatio, jolla on hyvät suhteet virkamiestasolla mutta joka on tuntematon poliittisella tasolla, tarvitsee erilaisen keskustelun kuin organisaatio joka on poliittisesti tunnettu mutta kohtaa vastustusta virkamiestasolla.
Kommerciaalisten sidosryhmien kanssa lupaus on usein lupaus. Kuntien ja maakuntien kanssa lupaus on asema prosessissa, jossa on mukana muita toimijoita: hallitus jonka on hyväksyttävä asia, valtuusto joka voi tehdä muutosehdotuksia, virkamiesorganisaatio joka toteuttaa sen mitä poliittisesti on päätetty ja ei aina enempää. Virkamies, joka kuulostaa myönteiseltä, ei välttämättä ole poliittisesti liikkumavarassa. Poliitikko, joka ilmaisee aikomuksen, ei aina voi käytännössä joutua siitä vastuuseen, ellei sitä pidetä poliittisesti epäkätevänä. Se, joka käy tätä keskustelua kuin keskustelua toimittajan tai rahoittajan kanssa, odottaa selkeyttä jota hallinnollinen käytäntö ei aina tarjoa.
Tämä on yksi syy siihen, miksi keskustelu rahoittajien kanssa vaatii erilaisen rakenteen kuin keskustelu viranomaisen kanssa: rahoittajan kanssa arviointikehikko on usein tehty näkyväksi, kunnan kohdalla se on hajautunut koalitiosopimukseen, virkamiesten neuvoihin ja hetken poliittiseen herkkyyteen.
Jäsennelty keskustelu alkaa erottelulla siitä, mitä kysytte virkamieheltä ja mitä kysytte poliitikolta. Virkamiesorganisaatiolta voitte kysyä prosessista: mitkä asiakirjat ovat käynnissä, mikä osasto omistaa asian, mikä on tavanomainen reitti teidän kaltaisellenne aiheelle. Poliitikolta kysytte asemasta: miten aiheenne sopii salkkuun, liittyykö tukeen tai hylkäämiseen poliittinen riski, ja missä aikataulussa ylipäätään voidaan sanoa mitään.
Kysymysten järjestys on tässä yhtä tärkeä kuin kysymykset itse. Organisaatio, joka ottaa yhteyttä poliittiselle tasolle ensin tekemättä virkamiestason valmistelua, ottaa riskin että poliitikko pyytää virkamiesten neuvoa, jota ei vielä ole olemassa, ja asia jää seisomaan. Organisaatio, joka jää vain virkamiestasolle, saa tarkkuutta mutta ei poliittista painoarvoa. Molempia reittejä tarvitaan, järjestyksessä joka sopii aiheeseen.
On ero kunnan, joka tuntee organisaationne, ja kunnan, joka tukee organisaatiotanne. Tunnettuus syntyy toistuvasta yhteydenpidosta, läsnäolosta neuvotteluissa, osallistumisesta hankkeisiin. Tuki syntyy nimenomaisesta harkinnasta, jossa poliitikko panee jotain vaakalaudalle. Monet organisaatiot sekoittavat ensimmäisen toiseen, ja ovat hämmästyneitä kun kunta, joka on aina vaikuttanut myönteiseltä, osoittautuu konkreettisessa päätöksessä pidättyväiseksi. Tämä ei ole epäjohdonmukaisuutta. Se on ero hyvän suhteen ja poliittisen riskin välillä, jonka poliitikko haluaa tai ei halua ottaa.
Tämä ero kuvan ja todellisuuden välillä on juuri se, mistä miksi kuvanne poikkeaa sidosryhmienne kuvasta kertoo: sisäinen kuva suhteesta ja ulkoinen todellisuus asemasta poikkeavat viranomaisten kohdalla useammin toisistaan kuin muiden sidosryhmäryhmien kohdalla, juuri siksi että myönteisyys ja tuki erehdytään helposti pitämään samana asiana.
Haavoittuvuus ei ole tuen puuttumisessa, vaan sen peruuttamisessa. Kunta, joka ilmaisee aikomuksen neuvottelussa ja joka ei myöhemmin pysty lunastamaan sitä aikomusta koska poliittinen ilmapiiri on muuttunut, vahingoittaa luottamusta enemmän kuin kunta, joka oli alusta alkaen pidättyväinen. Organisaatioille, jotka työskentelevät viranomaisten kanssa, on siksi mielekkäämpää seurata pieniä, varmennettuja lupauksia kuin rakentaa keskustelun tunnelman varaan. Se, mitä kunnanjohtaja sanoo epämuodollisessa neuvottelussa, ei ole sitä mitä hallitus päättää, ja se ei taas ole sitä mitä valtuusto lopulta vahvistaa.
Tämä poliittinen taso poikkeaa keskusteluista valvontaviranomaisten kanssa, joissa toimivaltuudet ovat muodollisesti kiinnitetyt, ja keskusteluista edunvalvontajärjestöjen kanssa, joissa jäsenistö on tavallisesti ratkaisevampi kuin poliittinen ajankohtaisuus.
Rakenne, jolla saadaan tarkasti selville ero virkamiestason tunnettuuden ja poliittisen tuen välillä, ja jolla seurataan kuntien ja maakuntien lupauksia kunnes ne on täytetty tai peruutettu, on osa sitä mitä rakennamme. Työkalu ei ole vielä saatavilla. Se, joka haluaa käyttää sitä sen valmistuttua, voi ilmoittautua odotuslistalle.
Se, joka haluaa ensin tietää kuinka paljon aikaa omassa organisaatiossa kuluu tällaiseen hallinnolliseen yhteensovittamiseen, raportointiin ja seurantaan, löytää tähän toisen työkalun: FTE TO AI:n työscan laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa työstä voidaan siirtää tekoälylle, ja tekee näin näkyväksi kuinka paljon kapasiteettia jää itse keskustelulle.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.