Įsipareigojimas turi vertę tik tuo momentu, kai galite parodyti, kas su juo atsitiko. Iki to laiko tai yra teiginys, pasakytas pokalbio metu, metinėje ataskaitoje ar diskusijoje su dalyviais, kuris kažkur pasimetė. Klausimas, kurį tai kelia, yra ne tik ar įsipareigojimas buvo įvykdytas, bet ar galite tai parodyti kažkam, kas tuo metu nedalyvavo.
Ataskaitos apie įsipareigojimus reiškia tris dalykus, kurie dažnai organizuojami atskirai vienas nuo kito: fiksuoti, kas tiksliai buvo pasakyta, stebėti, kada tai turi įvykti, ir parodyti, kad tai įvyko. Jei kažkuris iš šių trijų elementų trūksta, įsipareigojimas nėra baigtas, net jei jo turinys buvo įvykdytas. Kas gali papasakoti, kad kažkas buvo padaryta, bet negali parodyti, kada, kieno ir kokio susitarimo pagrindu, neturi ataskaitos. Jis turi prisiminimą.
Įsipareigojimai dažnai kyla ne toje sistemoje, kuri turėtų juos stebėti. Teiginys interviu metu, atsakymas į klausimą iš auditorijos, sakinys strateginiame dokumente, kurį suinteresuotoji šalis suvokia kaip pažadą, net jei toks nebuvo ketinimas. Apie kaip fiksuojate įsipareigojimą nėra fiksuotos procedūros, kuri tiktų kiekvienai organizacijai, nes tai priklauso nuo to, kur įsipareigojimai duodami ir kas juos duoda. Kas yra tikra: jei fiksavimas priklauso nuo vieno žmogaus atminties, jis yra pažeidžiamas darbuotojų kaitos, pareigų pasikeitimo ar tiesiog užmaršumo atveju.
Įsipareigojimas, kuris buvo užfiksuotas, bet neturi savininko, dingsta kitu būdu: ne dėl nenoro, o nes niekas nesijaučia atsakingas už terminą. Kas stebi terminą yra klausimas, į kurį daugelis organizacijų neduoda aiškaus atsakymo. Dažnai daroma prielaida, kad skyrius, davęs įsipareigojimą, yra ir tas, kuris jį stebi tolimesnėje eigoje. Tai ne visada taip, ypač jei įsipareigojimas duotas valdybos lygmenyje, o įgyvendinimas vyksta kitoje organizacijos dalyje.
Parodymas, kad kažkas įvyko, skiriasi nuo pasakojimo, kad tai įvyko. Įrodymui reikia pėdsako: datos, statuso, pokyčio, kurį galima susieti su originaliu įsipareigojimu. Be to pėdsako ataskaita tampa vien tvirtinimu. Būtent dėl to mažas įsipareigojimas, kuris nėra įvykdytas, svarsto daugiau nei didelė investicija, kuri nebuvo padaryta. Investicijos atveju niekada nebuvo tvirto pažado, tik ketinimas. Mažo įsipareigojimo atveju buvo teiginys, ir jo neįvykdymas yra įrodomas — net ir tam, kas tai pastebi.
Ši problema paaštrėja valdybos pasikeitimų metu. Naujas generalinis direktorius ar tvarumo direktorius perima įsipareigojimus, kurie nebuvo jo paties žodžiai, tačiau tapo priskirti jam nuo pat jo pareigų perėmimo momento. Ką daryti su pirmtako įsipareigojimu ir kaip tai parodyti yra klausimas, kuris dažnai praleidžiamas perdavimų metu, nors suinteresuotosios šalys neskiria, kas davė įsipareigojimą, nuo to, kas už jį atsakingas dabar.
Ne kiekvienas atsiliekantis įsipareigojimas turėtų iškart pasiekti valdybos stalą. Kai kurie yra operaciniai ir išsprendžiami pačioje veiklos linijoje. Kiti veikia reputaciją arba santykius su suinteresuotąja šalimi, kuri gali pastebėti skirtumą tarp to, kas buvo pasakyta, ir to, kas padaryta. Kokie signalai turėtų pasiekti valdybos stalą yra klausimas, kuriam reikia atskirties, o ne visko perdavimo aukštyn iš atsargumo. Ataskaitų struktūra, kuri visk eskaluoja, praranda skirtumą tarp to, kas yra skubu, ir to, kas tiesiog vyksta savo eiga.
Ataskaitų dažnumas nėra klausimas dėl fiksuoto kalendoriaus, kuris tiktų visur. Tai priklauso nuo įsipareigojimo tipo, suinteresuotosios šalies, kuriai jis duotas, ir rizikos, jei jis paliekamas nesustebimas. Kaip dažnai atsiskaitote suinteresuotosioms šalims yra klausimas ne tiek apie dažnumą, kiek apie ritmą: kada tyla pati savaime yra signalas, o kada tiesiog dar ne laikas atsiskaityti.
Trust Baseline sukurtas aplink šį skirtumą tarp fiksavimo, stebėjimo ir įrodymo. Vidinė apklausa ir išorinė suinteresuotųjų šalių apklausa greta viena kitos parodo, ką vadovybė mano, kad vyksta, ir kas sakoma išorėje; skirtumas tarp jų yra pirmasis rezultatas. Įsipareigojimų sekimo priemonė fiksuoja, kuris įsipareigojimas kada turi būti įvykdytas ir ar tai buvo įrodyta. Signalų ritmas nustato, kada kažkas turi pasiekti stalą. Tai vis dar kuriama. Kas norėtų tuo pasinaudoti, kai tai bus prieinama, gali užsiregistruoti laukimo sąraše.
Įsipareigojimų fiksavimas ir stebėjimas didžia dalimi susideda iš pasikartojančio darbo: statusų sekimo, artėjančių terminų signalizavimo, to, kas buvo pasakyta, ir to, kas buvo padaryta, palyginimo. Kas norėtų sužinoti, kurią dalį šio darbo gali perimti AI, o kuri dalis lieka priklausoma nuo žmogiškojo sprendimo, gali naudoti FTE TO AI darbo skanerį. Jis apskaičiuoja pagal užduotį, kuri darbo dalis yra tinkama perėmimui, nepriskiriant tam jokio teiginio apie tai, ką tai reiškia organizacijai kaip visumai.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.