Et tilsagn er først noget værd i det øjeblik, De kan vise, hvad der er sket med det. Indtil da er det en udtalelse, fremsat under en samtale, en årsrapport eller en paneldiskussion, som er blevet liggende et sted. Spørgsmålet, dette rejser, er ikke kun, om tilsagnet er blevet indfriet, men om De kan påvise det for en, der ikke var til stede.
Rapportering om tilsagn betyder tre ting, der ofte er organiseret hver for sig: registrere præcis hvad der er sagt, overvåge hvornår det skal ske, og påvise at det er sket. Hvis en af disse tre mangler, er tilsagnet ikke komplet, selv om indholdet af det er blevet udført. Den, der kan berette, at noget er gjort, men ikke kan vise hvornår, af hvem og på baggrund af hvilken aftale, har ikke en rapportering. Han har en erindring.
Tilsagn opstår ofte uden for det system, der skulle overvåge dem. En udtalelse i et interview, et svar på et spørgsmål fra salen, en sætning i et strategidokument, der af en interessent læses som et løfte, selv om det ikke var tiltænkt sådan. Om hvordan De registrerer et tilsagn findes der ingen fast procedure, der fungerer for hver organisation, fordi det afhænger af, hvor tilsagn afgives og af hvem. Hvad der dog står fast: hvis registrering afhænger af en enkelt persons hukommelse, er det sårbart over for personaleudskiftning, funktionsændring eller simpelthen at glemme det.
Et tilsagn, der er registreret, men ikke har en ejer, forsvinder på en anden måde: ikke af uvilje, men fordi ingen føler sig ansvarlig for fristen. Hvem overvåger en frist er et spørgsmål, mange organisationer ikke besvarer eksplicit. Antagelsen er ofte, at den afdeling, der har afgivet tilsagnet, også er den, der følger op på det. Det er ikke altid tilfældet, især ikke hvis tilsagnet er afgivet på bestyrelsesniveau, men udførelsen ligger et andet sted i organisationen.
At påvise, at noget er sket, er anderledes end at fortælle, at det er sket. Påvisning kræver et spor: en dato, en status, en ændring, der kan spores tilbage til det oprindelige tilsagn. Uden dette spor forbliver en rapportering en påstand. Det er præcis derfor, et lille tilsagn, der ikke bliver indfriet, tæller tungere end en stor investering, der ikke bliver gennemført. Ved investeringen var der aldrig et fast løfte, kun en intention. Ved det lille tilsagn var der en udtalelse, og ikke-indfrielsen heraf kan påvises — også for den, der bemærker det.
Dette problem bliver skarpere ved bestyrelsesskift. En ny CEO eller CSO ærver tilsagn, der ikke var hans egne ord, men som alligevel står i hans navn, så snart han tiltræder. Hvad De gør med et tilsagn fra en forgænger, og hvordan De viser det er et spørgsmål, der ofte overspringes ved overdragelser, mens interessenter ikke skelner mellem, hvem der afgav tilsagnet, og hvem der nu er ansvarlig for det.
Ikke hvert tilsagn, der halter bagud, hører direkte til på bestyrelsesbordet. Nogle er operationelle og løser sig selv inden for linjen. Andre berører reputation eller en relation til en interessent, der kan bemærke forskellen mellem det, der er sagt, og det, der er gjort. Hvilke signaler hører til på bestyrelsesbordet er et spørgsmål, der kræver skelnen, ikke at alt bliver eskaleret af forsigtighed. En rapporteringsstruktur, der eskalerer alt, mister skelnen mellem, hvad der er akut, og hvad der bare kører.
Rapporteringsfrekvens er ikke et spørgsmål om en fast kalender, der passer alle steder. Det afhænger af typen af tilsagn, den interessent det er afgivet til, og risikoen, hvis det bliver liggende stille. Hvor ofte De rapporterer om interessenter er derfor snarere et spørgsmål om rytme end om frekvens: hvornår er stilhed et signal i sig selv, og hvornår er det bare endnu ikke tidspunktet at melde.
Trust Baseline er opbygget omkring denne skelnen mellem registrering, overvågning og påvisning. En intern forespørgsel og en ekstern interessentforespørgsel lægger det, ledelsen tror foregår, side om side med det, der siges udenfor; forskellen mellem dem er det første resultat. En commitment-tracker holder styr på, hvilket tilsagn der skal ske hvornår, og om det er påvist. En signalrytme fastlægger, hvornår noget skal på bordet. Dette er stadig under opbygning. Den, der ønsker at bruge dette, så snart det er tilgængeligt, kan tilmelde sig ventelisten.
Registrering og overvågning af tilsagn består for en stor del af gentageligt arbejde: at holde styr på status, at signalere nærmende frister, at opsummere det, der er sagt, i forhold til det, der er gjort. Den, der vil vide, hvilken del af dette arbejde AI kan overtage, og hvilken del fortsat afhænger af menneskelig dømmekraft, kan bruge arbejdsscanningen fra FTE TO AI. Den beregner for hver opgave, hvilken del af arbejdet der kan overtages, uden at knytte en udsagn til, hvad det betyder for organisationen som helhed.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.